18.1档案管理
概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）的档案管理，旨在加强公司及各下属子公司档案管理工作，更好地为集团的生产、技术、经营管理提供服务。
适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
相关制度
档案管理制度
商业秘密保护规定。
职责分工
部门兼职档案员：负责文件材料的形成、积累、收集、整理、归档及有效利用工作；本部门档案的收集、整理，按规定向档案室归档，做好档案的登记和统计工作；以及负责本部门档案安全、保密工作。
档案室：负责对档案进行统一编号，分类保管；负责建立维护档案登记簿；负责执行档案借阅制度；负责履行档案销毁程序。
流程图

控制目标
序号
《内控手册》唯一具体控制目标编号
控制目标
目标类别1 18.1-CT1
确保拥有明确的归档资料管理制度
经营效率目标2 18.1-CT2
确保所有重要档案及时归档
资产保全目标3 18.1-CT3
确保档案保管安全有序
资产保全目标4 18.1-CT4
确保公司重要秘密资料不被泄露
资产保全目标
控制矩阵
风险编号
风险描述
对应控制目标编号
关键控制措施编号
关键控制措施
不相容职务
控制活动类型
对应制度
控制痕迹
会计报表认定
会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露12 34 5
18.1-R1
未对各部门应归档资料予以明确，导致各部门未将重要的资料归档，影响归档的重要性和完整性，从而影响公司经营效率目标
18.1-CT1
18.1-CA1
应当明确需要归档的文件范围以及归档频率。
各部门应当指派专员在归档期限前将档案归档至公司档案室
　
预防型
档案管理制度
档案管理制度
　
　
　
　
　
　
18.1-R2
董事会等重要会议记录未及时保存、归档，不利于事后归档和查阅，影响公司经营效率目标
18.1-CT2
18.1-CA2
“三会会议”后应当由战略与证券管理部指定专人将会议决议、会议记录及时保存，并按年度提交档案室归档保存
　
预防型
档案管理制度
董事会会议资料存档清单
　
　
　
　
　
　
18.1-R3
各部门未在规定期限内将资料及时进行归档，导致重要资料无法及时得到有效管理，影响公司经营效率目标
18.1-CT2
18.1-CA1
应当明确需要归档的文件范围以及归档频率。
各部门应当指派专员在归档期限前将档案归档至公司档案室
　
预防型
档案管理制度
档案管理制度
　
　
　
　
　
　
18.1-R4
没有统一的档案归口管理部门，容易造成公司信息分散，机密信息丢失或泄露，影响公司经营效率目标
18.1-CT1
18.1-CA3
战略与证券管理部作为公司档案归口管理部门，负责建立档案管理室，统一对公司所有资料进行编号归档管理。各部门可以保存相关资料的备份件。
　
预防型
档案管理制度
档案登记簿
　
　
　
　
　
　
18.1-R5
各部门未保管好资料原件，导致归档的资料因原件遗失而归档复印件，影响资料的后期管理，从而影响公司经营效率目标
18.1-CT3
18.1-CA4
归档文件材料必须保持成套性和完整性，重要资料应复印保管，原件交档案室保管，复印件由部门自己保管
　
预防型
档案管理制度
归档档案原件及复印件
　
　
　
　
　
　
18.1-R6
未对资料归类和编码规则予以明确，导致资料归类、编码不统一，影响资料的归集和查阅，从而影响公司经营效率目标
18.1-CT3
18.1-CA5
应明确归档资料编号方法，档案管理员按照统一的资料编号方法对归档资料进行编号保存
　
预防型
档案管理制度
档案编号方法
　
　
　
　
　
　
18.1-R7
未对所有文件进行编号管理，档案管理制度中也未对档案编号规则进行规定可能