13.3 订单与合同管理
概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关订单与合同管理方面的具体要求，主要包括销售政策的确定，销售洽谈、订单和合同的审核与签订、订单和合同的留存、归档，销售确认、发货和销售情况分析评估。
适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
相关制度
客户信用管理规定
销售管理程序
订单评审管理规定
订单变更作业指导书
订单变更流程
合同评审与产品交付流程
预测分解与资源匹配规定（待生效文件）
产品交付管理程序
会计核算规定。
ERP编码规则
ERP系统规则
物流运输管理规定。
职责分工
销售部：负责制定销售计划，接收客户订单并和客户谈判拟定订单或合同条款，订单交期等事宜，发货后签回装箱单。
项目组：负责订单规格技术与交期评审。
法律事务部：负责对客户合同的条款审核。
商务管理部/计划部：负责对客户的信用评审，确认客户信用额度；负责订单交期评审并安排生产计划；制定订单货物出库计划，根据审批安排出货，接收客户收货确认。
营销中心经理/总经理：负责对销售订单或合同进行审批。
物流部：负责订单货物物流情况。
财务部：负责确认客户的信用额度使用情况。
流程图


控制目标
序号
《内控手册》唯一具体控制目标编号
控制目标
目标类别1 13.3-CT1
确保制定合理的销售政策
经营效率目标2 13.3-CT2
确保销售结果符合销售计划
经营效率目标3 13.3-CT3
确保销售订单的确认经过严格审核
经营效率目标4 13.3-CT4
确保销售行为符合国家相关法律规定
合法合规目标5 13.3-CT5
确保销售订单与合同条款能够实现
经营效率目标6 13.3-CT6
确保销售确认与计量准确
财务信息准确性目标7 13.3-CT7
确保发货收到授权
资产保全目标8 13.3-CT8
确保发货按照订单信息进行
资产保全目标
控制矩阵
风险编号
风险描述
对应控制目标编号
关键控制措施编号
关键控制措施
不相容职务
控制活动类型
对应制度
控制痕迹
会计报表认定
会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露12 34 5
13.3-R1
销售政策和信用政策管理不规范、不科学导致资产运用效率低下，影响集团经营效率
13.3-CT1
13.3-CA1
集团负责制定科学合理的销售政策和信用政策。规定客户管理、信用管理、合同审批、发货管理、收款管理等各项管理规范，确保集团销售活动高效规范
预防型
客户信用管理规定　
客户信用管理规定
　
　
　
　
　
　
13.3-R2
销售部门未能制定销售计划，导致销售活动混乱没有约束，影响集团经营效率
13.3-CT2
13.3-CA2
营销中心各部门负责编制下一年度销售计划和预算，在销售计划经过董事会审批后部门主管负责将计划分解至每一名销售人员和每个月，确保集团销售资源合理分配，完成销售计划
编制/审批
预防型
销售计划
　
　
　
　
　
　
13.3-R3
集团没有专门人员跟踪销售计划的完成情况，导致销售计划无法及时完成，影响集团经营效率
13.3-CT2
13.3-CA3
集团OM部负责跟踪销售计划的执行情况，督促销售部门每个月完成销售计划考核，并对销售计划差异原因进行分析，落实改进计划
　
发现型
销售计划考核表、改进计划
　
　
　
　
　
　
13.3-R4
合同的签订未经正确授权，导致资产损失、舞弊和法律诉讼，影响集团经营效率
13.3-CT3
13.3-CA4
销售合同的签订需要经过计划部（商务管理部）、财务部、法律事务部、研发项目部等部门进行价格、信用、法务、规格、交期等评审，只有评审通过后的订单才能确认
经办