备品备件采购管理
概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关备品备件采购的申请、审批、供应商选择、合同签订、验收入库、结算的工作流程，旨在规范集团备品配件采购管理，提高备品配件采购质量，降低采购成本，提高集团的经济效益，促进企业持续发展。
适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
相关制度
备品备件采购管理程序
人事管理规定
请采购审批层次。
职责分工
使用部门：提出备品备件使用申请，制定采购计划。
采购部：执行采购计划，签订采购合同。
授权审批部门：审批采购申请，审核采购合同
财务部：支付采购货款，并入账等。
物流部：负责采购品验收、入库。
流程图
控制目标
序号
《内控手册》唯一具体控制目标编号
控制目标
目标类别1 14.4-CT1
确保备品备件采购数量合理
经营效率目标2 14.4-CT2
确保采购到符合集团要求的备品备件
经营效率目标3 14.4-CT3
杜绝采购过程中可能存在的舞弊行为
经营效率目标4 14.4-CT4
确保采购经过适当授权审批
经营效率目标5 14.4-CT5
确保采购成本效率最优化
经营效率目标6 14.4-CT6
确保采购价格合理
经营效率目标7 14.4-CT7
确保及时取得发票
经营效率目标8 14.4-CT8
确保货款支付得到适当审批
资产保全目标9 14.4-CT9
确保及时收到采购备件
经营效率目标
10 14.4-CT10 确保接收的货符合订单要求
经营效率目标
11
14.4-CT11
确保采购过程进行了正确的账务处理
财务信息真实性目标
12
14.4-CT12
确保采购资料及时归档
经营效率目标
控制矩阵
风险编号
风险描述
对应控制目标编号
关键控制措施编号
关键控制措施
不相容职务
控制活动类型
对应制度
控制痕迹
会计报表认定
会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露12 34 5
14.4-R1
各部门未按实际要求提出备件请购单，导致采购数量超过实际需求，造成集团资源浪费
14.4-CT1
14.4-CA1
制造部按各自实际需求进行采购申请，填写备件请购单
预防型
备品备件采购管理程序
请购单
14.4-R2
备件请购单对备件要求不明确，导致备件不符合实际规格，造成集团经济损失
14.4-CT2
14.4-CA2
备件请购单必须明确备件的规格
预防型
备品备件采购管理程序
请购单
14.4-R3
采购计划的制定、审批、执行、验收等重要流程由一个人负责，导致舞弊风险，造成产品质次价高，采购人员收受回扣
14.4-CT3
14.4-CA3
采购计划的制定与审批、审批与执行、执行与验收均不能由同一人负责，应做到不相容职责分离，采购各环节责任人相互牵制
经办/审批/验收
预防型
备品备件采购管理程序
采购计划流程优化
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√
原材料-备品备件
14.4-R4
采购人员未执行定期轮岗制度，导致采购人员与供应商暗中操纵采购成本，形成舞弊风险，给集团造成经济损失
14.4-CT3
14.4-CA4
采购相关人员实行定期轮岗，并签订诚信承诺书（或类似的行为保证书），承诺在采购过程中不接受供应商回扣或好处，避免发生与企业利益相冲突的行为，并在存在利益冲突时向集团及时报告。
预防型
人事管理规定
诚信承诺书
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√
原材料-备品备件
14.4-R5
未具体明确各直属单位多少金额以上的备品备件采购需要向集团公司申报审批，导致备品备件采购权限设置不明确，造成直属单位备品备件采购管理混乱
14.4-CT4
14.4-CA5
对不同的备品备件采购金额应设置相应的审批层级，超