文本描述
XXXXX有限公司
控制状态：
信息沟通管理程序
文件编号： SJ/QP-014
文件版本： B
生效日期： 2004.11.01
发文编号：
编制
质量部
审核
XXX
批准
XXXX
1 目的
建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。
2 范围
适用于与本公司整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。
定义和术语
无
4 职责
4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。
4.2 质量部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.3 销售部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.4 管理部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.5 总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。
5 程序
工作流程：沟通内容（信息）之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通
→沟通效果评价→沟通改进→沟通内容（信息）的归档与保存
5.1 沟通内容（信息）之分类
5.1.1 外部信息
5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息
客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。
产品标准类信息。
市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。
供应商的质量信息及投诉等。
其它外部与产质量量相关的各类信息。
5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息
政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等。
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与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。
5.1.2 内部信息
a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。
b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。
c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。
d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。
e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。
5.2 信息的收集
信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。
5.3 信息重要度分级
根据信息的紧急及重要程度，分为三级：
A、一级数据为重要且紧急的数据，指直接影响顾客满意度的数据；
B、二级数据为不重要但紧急的数据；
C、三级数据为日常信息，不需标识。
数据的标识由数据收集部门在信息单的右上角打“√”说明。
5.4 信息沟通
5.4.1 沟通方式及追踪落实
5.4.1.1 会议
5.4.1.1.1 会议计划
a例行性会议
b临时性会议
5.4.1.1.2 例行性会议
表1：例行性会议的相关规定
会议名称
周期
会议目的
时间
主持人
会议主席
参加人员
经营会议
季
经营计划执行
分析及调整
不定期
总经理
总经理
部门经理及以上成员
管理评审会议
按计划
质量管理体系运行情况及改进需求
按计划
管理者
代表
总经理
各部门主管
月例会
月
布置有关事项安排追踪已布置工作及事项协调
每月最后一个周末
15：3
总经理
总经理
各部门主管
生产
调度会
周
生产计划及事项协调
周六
生产部经理
生产部经理
车间、有关主管
质量分析会
重大质量问题
质量问题分析、解决措施探讨落实
不定期
质量部经理
质量部经理
车间主任以上有关主管、质量部主要人员
新产品开发会议
按项目
进度
新产品开发
相关事宜安排
不定期
项目组长
技术部经理
项目组成员和列席人员
早会
天
各班组内部工作安排
每日早 7：3
部门主管、车间主任、组长
部门主管
各班组全体员工
员工座谈会
季
了解员工心态及管理、技术现状
不定期
管理部经理
总经理或管理部经理
根据实际情况分批确定
5.4.1.1.3 临时性会议由总经理或相关权责主管在信息沟通之必要时提议，经总经理或相关部门主管同意时召开。
5.4.1.2 会议管理
a.例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知。
b.临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。
c.会议参加者必须准时出席必要时填写《签到表》，因故无法到会者，事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席（代理人应向主持人报备），迟到、早退者须向主持人报备，取得谅解及同意。
d.会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资料、数据）。
e.主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。
f.会议决议的落实实施情况，应作为下次会
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