工作说明书
岗位名称
股份总经办办公业务主管
岗位编码
0163004
所在部门
股份总经办
现任者
王倩
薪资等级
现任职人数批准人
(自行填入)
填写人
王倩
2004-11-20
制表日期
2016年1月17日星期日
批准日期
填写日期
组织中的位置
直接上级
股份公司总经办主任
直接下级
内部关系
股份公司各部门及下属公司，集团各职能部门
外部关系
通信公司、酒店、加油站、汽修厂等
晋升与职务轮换
晋升岗位
股份公司总经办主任
轮换岗位
(自行填入)
工作概要
在总经办主任的领导下，主要负责电话、传真、信件等信息的处理；公文管理；印鉴管理；会议、接待管理；客餐管理；通讯及通讯设备管理、车辆管理等工作。
岗位职责、工作清单
1、计划及总结管理
(1)、总经办月度工作计划的编制[承办]
(2)、总经办计划完成情况分析的编制[承办]
2、会议管理
(1)、给各部门安排会议室[承办]
(2)、通过电话或书面行式下发会议通知[承办]
(3)、重要会议的会前准备及会中服务工作[承办]
3、接待工作
(1)、客户来访向总经理预约，并招待客户[承办]
(2)、接待来访客户[承办]
(3)、安排车间参观事宜[承办]
4、审阅单据
(1)、审阅办公室重点工作日志表[审核]
(2)、审阅加班申请[审核]
(3)、审批周末加班情况[审核]
(4)、审批辞职人员物资清单[审核]
(5)、发放出门单[承办]
5、部门预算和费用管理
(1)、审核驾驶员的差旅费报销单[审核]
(2)、审查话费超标部门的原因分析[审核]
(3)、与相关部门讨论话费经常超标部门电话费定额是否需要调整[提报]
(4)、登记各部门的招待费[承办]
(5)、整理登记各种费用台帐、调帐[承办]
(6)、根据计划完成情况进行经济运行分析[承办]
(7)、整理粘贴各种费用单据并登记、报销[承办]
(8)、整理各部门的费用报销单、申请等报总经理签字[承办]
(9)、汇总本部门月度费用预算、资金预算、费用分析[承办]
(10)、到财务管理部门对帐、编制费用预算执行情况分析表[承办]
6、车辆调配管理
(1)、安排办理司机收归办公室统一管理相关事宜[承办]
(2)、拟部门长配车统一调配管理的通知[承办]
(3)、审批用车管理补充决定[审核]
(4)、安排车辆管理规范用车事项，下发通知[承办]
(5)、给各部门调配车辆、安排司机[承办]
(6)、安排司机领油票[承办]
(7)、开车辆检修、保养派工单[承办]
(8)、就办理加油IC卡事宜，做相关的统计工作[承办]
(9)、配合能源供应单位工作人员办理加油IC卡相关手续[承办]
(10)、审查用车需求，给各部门派车[审核]
(11)、司机出差情况记录[承办]
(12)、周末及节假日司机的工作安排[承办]
7、信息处理、公文管理
(1)、随时接听处理公司内外部各种来电、传真、信件[承办]
(2)、外发传真转给相关责任部门[承办]
(3)、转发领导批示的文件[承办]
(4)、收文登记报领导批示后转相关部门办理[承办]
(5)、待发红头文件的校对、打印[承办]
(6)、年度的红头文件整理归档[承办]
(7)、编制“关于进一步规范公文处理程序的通知”，审核后在办公社区上发布[承办]
8、印鉴管理
(1)、审核用印批单后盖章[审核]
(2)、各部门领用用章审批单，登记编号[承办]
(3)、按时间顺序整理、保存使用过的用章审批单[承办]
9、外部客户餐饮管理
(1)、给各部门安排客户就餐、客房[承办]
(2)、核对协议酒店的账单、签单人、金额[承办]
(3)、联系签单业务，留下酒店资料和协议书备用[承办]
(4)、与酒店等协议单位办理续签挂帐协议[承办]
10、通讯业务管理
(1)、为各部门办理电话装机手续[承办]
(2)、为各部门办理手机过户手续[承办]
(3)、在员工调离物资清单上签字（查有无通讯设备帐）[承办]
(4)、更新股份公司通讯录并通知在“办公社区”上做相应修改[承办]
(5)、为出国人员办理手机开通国际漫游[承办]
(6)、联系移动通信给手机费较高的几位副总办理了包月套餐以节省话费[承办]
(7)、移动公司工作人员上门给总经理办理赠机，接待并办理相关手续[承办]
(8)、根据部门电话需求，协调有关部门调整电话号码（把5195调过去）[承办]
(9)、到通信公司给5195办理复话、过户手续[承办]
(10)、到移动通信办理上网卡等业务[承办]
(11)、各部门领电话卡[承办]
(12)、按时申请并缴纳电话费保证公司业务正常开展[承办]
(13)、月度电话费考核表[承办]
(14)、给集团其他公司提供股份公司的电话号码表[承办]
11、其他
(1)、合同登记并转交财务部[承办]
(2)、给各部门订阅年度报纸[承办]
(3)、按排前台对各部门报纸进行分发[承办]
(4)、给各副总分发报刊、信件[承办]
(5)、统计副总、司机的工作服型号报给行政主管[承办]
(6)、给出差人员办理机票[承办]
12、绩效管理
(1)、部门员工工作的检查[协办]
(2)、部门员工业绩和行为评估[协办]
(3)、部门员工任职资格的评估[协办]
13、部门制度流程及规范建设
(1)、制订部门年度和月度工作计划[协办]
任职资格和条件（招聘要素）
项目
必备要求
学历
大专
专业教育
文秘、中文
职业资格证书
（无）
特定
能力
个性因素
主动性、灵活性、责任感、热情
运动能力
（无）
管理能力
沟通能力、分析判断力、协调能力、倾听技能、时间管理能力
一般能力
办公文书事务能力、计算机办公软件应用能力
特定行业职业要求及特定经验要求