版本 A 天空创新科技（深圳）有限公司 版次 1 文件类别 程序文件 页码 2/4 文件编号 SKY-QP-02 记录管理程序 生效日期 2012年9月1日 1.0目的： 通过对公司质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制，确保其完整、准确、 清晰，以验证产品质量满足规定要求，并为实现可追溯性以及采取改进措施提供依据。 2.0范围： 与质量体系运作相关的所有记录的控制。 3.0职责： 3.1各部门：负责质量记录格式的制作；记录的收集、归档、贮存及保管； 3.2行政人事部：负责公司所有质量记录空白表格的管理与控制。 4.0定义： 无 5.0作业内容： 5.1记录的格式及编号： 5.1.1记录空白格式： 5.1.1.1记录空白格式由各部门根据情况自行规定，但需包含以下内容：制订、审核、批准；在文件的右 下角需注明格式的编号； 5.1.2记录空白格式编号与版本规定参考《文件管理程序》执行。 5.2记录的填写 5.2.1记录应按设置的项目逐项填写,不得缺项，某些项目不需填写时，必须用斜线“/”明示； 5.2.2填写记录时,需用钢笔、签字笔或园珠笔（黑色或蓝色）填写，填写时字迹要清晰、整齐和能准 确识别，填写人在签名时必须签全名（中文或英文）； 5.2.3记录一经填写,原则上不允许涂改,以确保其原始性、可追溯性和证明作用。如紧急情况下需涂改， 涂改人员在修改处签字，不得使用涂改液涂改。 5.3记录的收集、归案、贮存及保管： 5.3.1记录由使用部门填写完整后，依文件类别建立相应的文件档案，在文件夹的侧面贴上分类标签, 文件夹首页为记录目录； 5.3.2已填写完整的记录由各相关部门保存于适宜的地方，便于查阅，使记录在保存期内不会丢失、损 坏及变质。各部门须保管的记录及保存期限依《质量记录清单》之规定进行； 5.3.3各部门设兼职或专职资料员,资料员负责本部门记录的收集、归档、贮存和保管,部门的机密文件 要加锁保管。 5.4记录的保存及过期处理 版本 A 天空创新科技（深圳）有限公司 版次 1 文件类别 程序文件 页码 3/4 文件编号 SKY-QP-02 记录管理程序 生效日期 2012年9月1日 5.4记录的保存及过期处理 5.4.1行政人事部负责不定期抽查各部门质量记录的管理和保存情况，查看是否符合规定的要求，确保 质量记录方便存取和查阅。 5.4.2行政人事部在《质量记录清单》中规定出每种质量记录的保存期限，对于超过保存期限的记录， 由各部门自行组织销毁。 5.5记录的查阅和借阅 5.5.1记录的查阅 5.5.1.1当顾客或其他外部人员需要查阅时，经管理者代表同意后，由部门负责人协助顾客或其他相关人 员查阅相关记录，完毕后，应如数将该记录归还存档部门；内部人员查阅，需经记录保存部门负 责人同意后，才可查阅。 5.5.2 记录的借阅 5.5.2.1公司外部借阅记录需填写《文件借用登记表》，经管理者代表批准才可借出；公司内部人员借阅 需填写《文件借用登记表》，经部门负责人批准后方可借阅。 5.6记录空白格式的控制： 5.6.1根据公司实际工作的需要和变化，可更改记录格式，由使用部门填写《文件制/修/废申请单》， 依照《文件管理程序》执行。 5.6.2行政人事部在发放更改后的记录空白格式的同时，应回收已作废的记录空白表格。 5.6.3对更改的情况还应及时更新《质量记录清单》。 6.0流程图:<附件① 7.0相关文件: 7.1 《文件管理程序》----SKY-QP-01 8.0记录表单 8.1 《文件制/修/废申请单》------------SKY-HR-QR040 A/0 8.2 《文件借用登记表》---SKY-HR-QR041 A/0 8.3 《质量记录清单》-----SKY-HR-QR042 A/0 版本 A 天空创新科技（深圳）有限公司 版次 1 文件类别 程序文件 页码 4/4 文件编号 SKY-QP-02 记录管理程序 生效日期 2012年9月1日 附件① 记录管理流程图 管理流程 权责部门 管理表单及相关备注   各部门人员 部门负责人 行政人事部 行政人事部 记录使用部门 各部门负责人 归档部门 归档部门 《质量记录清单》 记 录 表 式 更 改 查 阅 借 阅 销毁过期记录 整理过期记录 审批 记录表式发放 记录表式发放 记录填写、使用 归档保存 编号、确定保存期限 登记入记录清单 表式审批 NG 记录表格设计 记 录 表 式 更 改 查 阅 借 阅 销毁过期记录 整理过期记录 审批 记录表式发放 记录表式发放 记录填写、使用 归档保存 编号、确定保存期限 登记入记录清单 表式审批 NG 记录表格设计 OK