四川兴事发集团 行政类制度培训 承办单位：集团行政部 二○一○年十月二十九日 主讲：张 家 军 助讲：李 红 梅 四川兴事发集团 行政类制度培训 ※ 《行政档案管理规范》 ※ 《证照管理规范》 ※ 《办公物资管理规范》 ※ 《资料报送管理制度》 四川兴事发集团 一、行政档案管理规范 档案资料分为行政档案、人事档案、财务档案、工程技术档案和房产档案五类，本办法主要规范集团行政档案。 兴事发集行字〔2009〕31号 四川兴事发集团 一、行政档案管理规范 一、行政档案归档范围（11类） 1、营业执照、市场登记证、企业法人资格证、组织机构代码证、税务登记证、土地权属证、各种资质证等证照的原件。 2、公司章程、名称变更、股东会议决议、审计报告及出资证明等其他重要文件资料原件。 3、公司发展历史沿革、重大记事、周年庆典等重要工作的文档、图像及声像材料原件。 4、资格证书、荣誉证书等原件。 5、各种合同、协议或协议性的材料原件。 6、公司规章制度、文件资料、会议纪要及其他重要行文资料原件。 7、报请政府机关的相关请示、批示或与有关单位来往的重要活动文书资料的原件。 8、反映公司的年度工作计划、培训计划等原件资料。 9、公司重大问题报告形成的材料及审计工作报告等相关文件资料。 10、各类编制的届期档案销毁清册。 11、其他要求存档的文件资料。 四川兴事发集团 一、行政档案管理规范 二、档案管理机构 各单位行政部 集团行政部 1、各公司证照、组织机构代码证、税务登记证、土地权属登记证等重要证件统一由集团保管，集团及各公司下发的文件制度必须报集团行政部存档。 2、集团人事档案中社保资料由集团人力资源部整理后将原件移交集团行政部存档。 四川兴事发集团 四川兴事发集团 一、行政档案管理规范 三、档案归档原则 1、时间（年度）——类别（项目） 2、类别（项目）——时间（年度） 注：次年3月底将前一年归档资料整理完毕 四川兴事发集团 一、行政档案管理规范 四、档案保管期限（两种：1、永久、2、定期） 永久 ◆ 1、公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法人资格代表证、荣誉证书以及其他办理或被颁发的相关证书； 2、公司章程、名称变更、股东会议决议、会议纪要、审计报告及出资证明； 3、公司发展历史沿革、重大记事、周年庆典资料； 4、政府单位批复及相关请示报告； 5、档案资料销毁清册。 四川兴事发集团 一、行政档案管理规范 四、档案保管期限（两种：1、永久、2、定期） 定期 ◆ 培训、参会等外来文件 1、文件制度、规定性通知； 2、合同、协议原件； 3、项目、新品开发技术资料、可研报告； 4、公司年度目标、年度计划、审计资料； 5、公司与外单位来往文书资料； 6、公司其他文件资料。 四川兴事发集团 一、行政档案管理规范 五、档案的借阅签批和领用 1、签批领导 （1）董事长 各类重要证照原件或项目资料 （2）集团常务副总经理或集团副总经理或档案管理部门负责人 各类档案资料的复印件 （3）单位总经理 各单位保管的证照及档案资料原件 （4）各单位档案管理部门负责人 各单位保管的证照及档案资料复件 四川兴事发集团 一、行政档案管理规范 五、档案的借阅签批和领用 2、借阅和领用 （1）档案资料借阅登记表（原件或类似原件的档案资料） （2）档案资料领用登记表（复印件） 四川兴事发集团 二、证照管理办法 兴事发集行字〔2009〕23号 一、本办法执行范围 营业执照、市场登记证、税务登记证（地税、国税）、组织机构代码证、土地权属登记证及集团的其它相关资质证书、资格证书、荣誉证书、合格证书、品牌证书、免检证书、商标证书、许可证书、检验报告等。 四川兴事发集团 二、证照管理办法 二、保管机构和职责 四川兴事发集团 二、证照管理办法 二、保管机构和职责 集团行政部 营业执照、市场登记证、税务登记证（地税、国税）、组织机构代码证、土地权属登记证、产权证等； 各单位行政部 1、资格证书、资质证书、荣誉证、合格证、品牌证书、免检证书、商标证、许可证等； 2、生产经营中取得的各种临时性或阶段性证照。 注：集团人力资源部负责管理集团各单位员工资格证书 四川兴事发集团 二、证照管理办法 三、证照保管 1、必须对所管理的证照采取专用保险柜或文件柜予以存放。 2、必须对所管理的证照使用情况建立证照使用登记表，有效控制和管理证照。 3、必须对所保管的证照进行分类建档存放，并按防火、防潮、防盗的要求严格妥善保管。 4、若发生证照丢失、损毁或被盗时，证照管理人员应及时向部门领导作出书面汇报，提出解决方法，并报集团行政部备案解决。 四川兴事发集团 二、证照管理办法 四、证照管理（办理和年审） 1、每年的1月底前对所保管的证照列出证照更新计划； （详细列出各类证照的有效期限、证照号码、年审（检）时间及年审（检）、延期办理责任单位，报部门负责人审核、单位总经理签批后下发各责任单位执行，并报集团行政部一份存档备查） 2、按证照更新计划办理延期或年审； 3、其他未明确保管职责的新办证照，由证照办理领取部门提出保管意见，报单位总经理或集团常务副总经理批准后执行。 4、必须指定专人在规定的时间内办理各种证照的年度审查、审核。 四川兴事发集团 二、证照管理办法 五、证照的领用和借阅 1、《档案资料借阅登记表》 -----由集团行政部保管的证照报董事长签批。 -----由各单位行政部保管的证照报单位总经理签批。 2、《档案资料领用登记表》 -----证照保管机构主管领导。 （注：必须在复印件是注明是办理什么使用） 原件 复件 四川兴事发集团 二、证照管理办法 六、证照的移交和销毁 1、移交 在经营运作中办理或获得的证书、证照，由承办人交由相应证照管理部门，证照管理单位出具《证照移交签收登记单》，经证照移交人和接收人签字报管理单位主管负责人签字后进行存档，证照管理人必须对该证书、证照的证号及有效期限进行详细登记。 2、销毁 因证照变更、过期、或其它法定原因作废，由证照管理人员提出书面申请，经本单位总经理或集团常务副总经理审核、董事长签批后方可予以销毁。 四川兴事发集团 三、办公物资管理规范 兴事发集行字〔2010〕22号 集团办公物资分类 低值易耗品或一次性办公用品 办公室内用于办公的辅助性物品（桌椅板凳） 办公自动化设备（电脑、打印机） 四川兴事发集团 三、办公物资管理规范 一、办公物资管理职能部门及职责 集团行政部 各单位行政部 门窗公司 物资采购部 职能部门 职责 统筹计划、申报、入库、出库、统一调配、调拨，执行集团办公物资管理办法，指导、监督。 办公物资计划拟制、领取、登记发放，执行集团办公物资管理办法，监督、执行。 负责集团办公物资采购工作。 物资管理规范 四川兴事发集团 三、办公物资管理规范 一、办公物资申报、采购、领用 1、申报 （1）办公物资使用部门填制《物资领用申报单》，注明物资型号、购回期限等事项，报部门负责人、主管领导、总经理审批后传各单位行政部。 （2）各单位行政部将各部门的《物资领用申报》进行汇总后统一上报集团行政部。此申报单填写一式贰份，一份由单位行政部备案，一份报集团行政部。 办公物资领用应当坚持谁申报谁领用的原则，各使用单位应提前3天进行物资申报，以保证正常使用需要。 原则