文件标题记录管理程序文件编号CX－P002版本B0制定单位质量部制定日期2016/11/30页码2页1.目的：
加强对质量控制记录进行有效管理方便各项记录的查询,订定本程序。
2.范围:
适用于本公司推行的各项管理体系记录的标识、贮存、保护、检索和处理过程。
3.权责：
3.1管理代表负责监督、管理各单位质量管理体系运行状况;
3.2部门主管权责: 确认记录内容正确性;
3.3各部门内勤人员: 保管、维护本单位有关质量记录.
4.定义:无。
5.作业内容:
5.1 记录的填写规定:各项记录人员需依据以下要求进行填写记录。
5.1.1 依据表格的格式及实际运行状况如实填写。
5.1.2 须填写记录日期与签核日期。
5.1.3 依权限签名、审核与核准。
5.1.4 不可以用红色墨水、铅笔填写记录表格。
5.1.5 书写错误后, 要求采用划线修正并签名,不能使用修正液涂改。
5.1.6各部门记录人员必须在规定的时间内及时填报，内容要真实完整，字迹清晰，不得随意涂
改，缺项栏位应用斜线注明，说明理由，各相关栏位负责人签名不允许空白。
5.2 记录的归档管理
5.2.1责任部门应对各项记录进行分类,并按日期或表格编号的先后进行整理, 也可按月份或年度分类装订成册。
5.2.2 较繁杂的记录表格编制存盘目录以便查阅及取放。
5.3 记录的储存与维护:
5.3.1 填写完成的各项记录由各相关责任部门保存,要求储存于档案柜内或打包装箱,并予相应的标识。如:注明名称、时间、单位等相关内容。
5.3.2 存放处须保持干净,并应防止其受到损坏。
5.3.3记录的保存，通用保存期限为三年，特殊要求和客户要求超出其储存期限的情形发生，所有记录的保存依<记录一览表>所规定保存期限保存。
5.3.4 相关记录若有损坏或遗失等情形,应及时采取修复或补单等措施。
5.4 记录的报废管理:
5.4.1<记录一览表>所规定之保存期限到期时，由各部门依<文件销毁申请单>提出。
5.4.2文件销毁申请单需明确填入申请部门，申请销毁的文件名称和编号，以及需销毁文件
的日期范围。
5.4.3审查为各部门主管，核准为管理代表。
5.4.4机密性文件不能随意报废，如订单、合约、含客户信息等记录重要信息的得由使用部门进行销毁，用打碎机将文件打碎；其它类记录可以依废纸进行变卖或丢弃。
5.5 表格修订:
5.5.1各部门的记录表格格式使用过程中,若发现表格不适用,则可按《文件管理程序》的有关要求执行修改。
5.5.2表格每修改一次,应更新表格的版本,新表格正式使用时