时间管理与 工作计划安排 中国石油国际化人才培训中心 2013年2月19日 张永军 目录 时间管理的基本概念 时间管理的方法和原则 如何制定工作计划 一、时间管理的基本概念 经营就是用有限的资源去创造出更多资源 的过程。 定义 有形 资源 无形 资源 财 人 物 技 讯 时 一、时间管理的基本概念 时间是上帝赋予每个人最平等的财 富和资源。 1天=24小时=1440分钟=86400秒钟 时间就是效率！ 时间就是金钱! 时间就是生命！ 一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴 如果每天都有86400元进入你的银行账户，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？ 一、时间管理的基本概念 一、时间管理的基本概念 时间作为一种资源的特征： 时间不能独立存在，只能依附在人或物的身上。 特征一 特征二 特征三 时间与速度相关，速度快，则时间资源容量相对就大 时间是无形的，使用越合理，其价值体现就越大。 一、时间管理的基本概念 时间管理所探索的是如何在一定时间容量下，完成更多、更好的工作。 时间管理就是对“人生事件”的管理，管理的是 承载时间的载体——人和物。 时间管理=效率管理=绩效管理 一、时间管理的基本概念 小游戏 —— 看看自己还有多少工作时间？ 第一步：准备一长条纸，用笔将它划成十等份； 第二步：你的年龄？按年龄撕去纸条前部分；（假设你今年40岁） 第三步：你能活多少岁？按寿命把后部分撕掉；（假设能活94岁） 第四步：你多少岁退休？按退休年龄撕去后面（把撕下部门放在桌子上），剩下部分是你可以用来工作的时间； 第五步：按每天工作八小时，则2/3时间是休息或娱乐，再撕掉剩余纸条的2/3。另1/3就是仅有工作时间（为1/3*20≈6.67年）。 0 1020 304050607080 90100岁 你现在的年龄 天堂 退休生活 休息娱乐 你还有约6.67年的工作时间。若再考虑节假日和周末，你还有6.67年*365天—6.67年*114天=1674.17天=4.58年工作时间。 一、时间管理的基本概念 当今社会，人们有一 些普遍认识或感觉： 一、工作时间太短，有做不完的事； 二、娱乐时间不够，生活太紧张； 三、沟通时间不够，冷淡了好多朋友； 四、与家人在一起的时间不够，影响了亲情。 不会时间管理，效率有问题； 想干的事太多，资源总量有限。 一、时间管理的基本概念 测试一下你的时间管理是否合理？ 看看得多少分？ 计分规则：“从不”计0、“有时”计1、“经常”计2、“总是”计3分。 1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。 2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。 3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。 4、我尽量一次性处理完毕每份文件。 5、我每天列一个办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。 6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。 7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。 9、当其他人想占用我的时间，而我必须处理更重要事情时，我会说“不” 总结你的时间掌控情况 一、时间管理的基本概念 一、时间管理的基本概念 整理整顿不足： 电话线、鼠标线和计算机电源线混杂在一起 文件盒中充满着无关的资料。待批阅文件插在其中，被遗忘了。 文件数量在膨胀，未随时更新。 废纸等杂物未随时清理。 记录本、宣传品、电话本混在放在一起。 一、时间管理的基本概念 理顺桌面电线。 及时整理文件盒，避免遗忘工作，漏批文件。 文件及时批阅、随时更新。 杂物及时清理。 日常工作随时记录，备忘。 整理整顿不足： 一、时间管理的基本概念 工作缺乏计划： —— 东一榔头西一棒子 —— 想到什么做什么 —— 容易遗忘重要事情 常见现象 —— 计划没有变化快，没必要做计划 ——磨刀耽误砍柴功 思想误区 —— 忽视“计划”在管理和日常生活中的 作用，或不会制定工作计划等。 根 源 一、时间管理的基本概念 组织工作不当： —— 职责权限不清，工作内容重复 —— “事必躬亲，亲力而为” —— 沟通不良； ——工作没延续性等 常见现象 —— 有告诉人的功夫，自己早干完了 ——他人干错了，自己还得重干等 思想误区 —— 不会授权，抓不住重点等 根 源 一、时间管理的基本概念 时间控制不够： —— 习惯拖延时间 —— 不会处理不速之客的打扰 —— 泛滥的“会议病”困扰等 常见现象 —— 时间有的是，不用精打细算 —— 自由自在，顺其自然 思想误区 —— 没有时间控制理念，不会时间 排序，紧急与重要事情处理不当等 根 源