董事会秘书室秘书(董秘)标准工作规范手册
二O一二年十月
目 录
前言 3
第一部分 日常事务处理…4
电话、传真、邮件、文件管理、名片
第二部分 日程安排 7
总体日程安排… 7
出差日程安排… 8
会议安排14
大型活动 19
突发来访接待… 23
第三部分 沟通与协调…… 24
内部沟通 24
外部沟通 25
秘书应具备的礼仪…… 25
秘书礼仪素质的要求… 27
第四部分 文字支持 28
第五部分 会议支持 30
前 言
秘书工作总结起来用六个字就可以概括，即：办文、办会、办事。看起来不起眼，但做不好却会误大事。要想把秘书工作干好，需要遵循四个原则，分别是准确原则、迅速原则、保密原则和实事求是的原则。为了将董事会秘书室的工作做好，参阅有关资料，撰写了此秘书工作手册，作为以后工作的指导性文件。

第一部分：日常事务处理
一、拨打/接听电话的程序和标准
打电话前的准备
准备好电话记录本和笔
把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。

准备好通话时需要的文件资料。

查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。

正式拨打电话：
拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！董事会秘书室****
如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。

如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录
逐一将事情说明，注意语言简明、准确；
通话结束后，确认对方已