1目的：
有效控制质量管理体系有关的文件和记录，规范各类文件记录的编写和管理，
确保各使用处所使用的文件和记录为有效版本，防止使用失效或作废文件。
2范围：
适用于公司质量管理体系的所有文件及记录，包括电子数据及图谱。
3职责：
内务部负责文件系统的管理；
各部门负责人负责程序和作业文件的审核,并组织人员对本部门文件的编/修订、培
训、执行负责，并安排专人管理。
4规程：
4.1 定义
4.1.1 质量管理体系文件包括：质量管理手册、程序管理文件、技术标准文件、作业性标准操作规程及实施的记录表格。
4.1.2 文件管理包括文件的编/修订、审批、印制、分发、培训、执行、归档、作废处理、回收等一系列过程的管理活动。
4.1.3 所有质量管理体系文件为本公司的受控文件。
4.2 质量管理体系文件的分类及编码要求
4.2.1 质量管理体系文件实施分阶管理，具体如下所示:
第一阶文件：
第二阶文件：
第三阶文件：
第四阶文件：
4.2.2 文件编码要求具备专属性、稳定性和可修订性，保证其可追溯并不断提高。
4.2.3 专属性：文件与编码一一对应，一文一码，一旦文件停止使用，此文件编码亦停止使用。
4.2.4 稳定性：文件编码系统不得轻易变动，需要变动时必须相应作出说明。
4.2.5 可修订性：文件修订后，必须给予新的修订号；文件统一进行复审后给予新的版本号，便于识别。
4.2.6 文件编码构成及分类： 公司代码/文件类别-文件顺序编号；
① 公司名称：HR代表“华仁”公司；
② 文件类别：
QM：质量管理手册
QP：质量程序文件
QW：质量作业文件,其中技术标准文件主要包括生产工艺规程和质量标准。
FR/QR：记录类文件.
文件顺序号：第一份文件为001，依次类推，如：QP-001：代表第一份程序文件。
文件版本号：以英文字母代表，首版为第A版，升级为B、C…，依次类推。
文件修订状态：0代表修订号，第一次修订为1，依次类推，修订到9次时换版。
以本文件编码“GZTP/QP-001”为例，意为：广州汤谱建筑装饰材料有限公司编号
为001号质量环境体系程序文件，其状态为A版第0次修订。
4.3外来文件
4.3.1 外来文件包括: 国际、国家、行业制定的法律法规、产品标准、管理体系标准、技术要求文件等；顾客提供的相关要求;
4.3.2 本公司的外来文件可用以指导生产、质量环境管理，本企业可根据实际情况加以参照引用，但不得对其进行修订。
4.3.3 外来文件由相关部门搜集提供新信息给内务部办登记、编号、并加盖“受控”印章, 同样按文件控制要求进行受控，其他部门需使用时应受控发放和使用。
4.4电子文件：
对于电子内务部，需有限定的权限防止随意修改，并定期进行备份管理。
4.5 文件的起草、审核、批准
4.5.1 所有文件由质量环境小组组长根据体系的相关要求组织起草、审核和审批，具体如下：
文件类别
编制
审核
审批
质量管理手册
内务部
管理者代表
总经理
程序文件
作业文件
记录表格
相关部门指定人员
 相关部门负责人
管理者代表
4.5.2 在编写过程中应与文件涉及的其它部门讨论协商，征求意见，使文件一旦实施后，具有可行性。
4.5.3 文件审核应根据以下要点进行：
与现行管理体系要求、相关法律法规是否相符，文件内容与实际操作是否相符；
文件是否具有可操作性；
文件使用的语言应简练、确切、易懂，不能有二种以上的解释；
经审核后的文件如需改正，应交回原起草人进行修改。
4.5.4 文件的批准要求：
最后确定的文件应按标准格式（附件1、附件2）及本规程6的要求打印，分别由起草人、审核人、审批人在相应栏中签署姓名及日期。
4.5文件的印制、分发
4.5.1文件经批准后由内务部统一加盖“受控”红色印章，文件原版存档于内务部。
4.5.2 电子版文件的管理：一般的管理体系文件由内务部将电子版文件转为不可修改打印的PDF格式共享于服务器，供相关部门随时查阅和学习；产品的工艺规程、质量标准由技术中心转为不可修改