目的：确保品质管理系统所用的文件与资料能处理迅速、正确流通、应用及管制，以确保各
相关部门能适时获得正确有效的最新文件。

适用范围：本公司所生产的产品在原物料采购、生产、检验测试、包装储运至出货等各阶段
作业中，不论是本公司内部或客户、供应商提供的相关文件资料的制作及管理均属。

定义：无
权责：
4.1各阶层文件制作、审核、核准权责区分表（见如下）：

文件类别
制 作
审 核
核 准

质量手册
行政人事部
管理者代表
总经理

程序文件
部门主管
管理者代表
总经理

工作指导书
部门主管
部门经理
管理者代表

表单记录
部门主管
部门经理
管理者代表

4.2本公司文件类别区分
4.2.1一阶文件：质量手册
4.2.2二阶文件：程序文件（如质量手册中所订定各项程序）
4.2.3三阶文件：工作指导书（作业指导、技术文件、检验标准等）
4.2.4四阶文件：表单（日常生产报表、QC检验测试报告、保养记录、训练记录等）
4.2.5外来文件：客户制造通知单等，以及本公司引用国家标准或其他行业、地方依法备案的管理、产品技术标准及规范。

4.3本公司的各阶层文件均以影印方式发行管制。

5.作业内容：
5.1文件制订、修订、废止作业：
5.1.1文件的制订作业:
视需要由相关部门经理（或指定专人）完成拟案后由拟案部门审查后交行政人事部按本程序的4.1要求权责办理，并填写「文件分发回收记录表」进行分发管制。

5.1.2文件的修订作业：
各类品质体系文件在实际作业中，若有不符合现状、须修改或增订者，得由发现部门或拟案部门填写「文件修订/废止申请单」，提出修订原因交原拟案部门评审修改，修订内容记录于「文件修订/废止申请单」；修订后的文件进行审核、核准、颁布发行等作业程序同本程序5.1.1项要求；修订完成后的文件转行政人事部进行文件修订管制。（注：行政人事部进行文件修订管制时，只需局部修订某页的版次；如版次经6次修订后，所有页次需变更版本，发行第B版、C版…）
5.1.3文件的废止作业：
文件废止的申请、核准等作业同本程序5.1.2项要求。但文件废止后，原版本/版次不可再重复使用。

5.2文件编码原则：各类文件的制订、修订均需由行政人事部统一依文件编码原则要求管理。

5.2.1文件编码原则：

文件与资料控制程序

5.2.1.1品质手册
FDS — QM— 01

5.2.1.2程序文件
FDS — QP—□□ □□

5.2.1.3工作指导书
□□ —□□□ —□□ □□

5.2.1.4表单记录
FDS —F—□□—□□□□

文件与资料控制程序

文件分类代号：
QM——质量手册 QP——程序文件
WI——工作指导书 F——表单
外来文件或WL——外来文件
代码
ZJB
XZ
CJ
CW
CG
PG
IE
BC
FL
CP
CC
GD
ZY

部门
总经办
行政
车间
财务
采购
品管
IE
布仓
辅料
查片
裁床
跟单
纸样

5.2.2行政人事部对各类文件的文件编号应以「文件管制总览表」列表管制，不得有重复或误用、漏号的情形。

5.3版本、版次：
5.3.1第一次制订的原版以A/0表示，A版第一次修订以A/1表示，依此类推。为避免版次修订次数太多，影响文件的真实内容，凡版次经6次修订后，须得变更版本，发行第B版、第C版…等。

5.4文件分发、回收作业：
5.4.1经核准的文件原稿，由行政人事部保管并以「文件管制总览表」列帐管理，影印适当份数，并加盖红色“受控文件”章进行分发，并请收文部门签收管制。

5.4.2修订、废止时，行政人事部依原分发部门回收所有旧版文件；回收时须注意数量及内容的完整性，并将回收结果记录于「文件分发回收记录表」上。

5.4.3修订、废止的文件经核准后，旧版失效文件应于新文件发行的同时，收回销毁。

5.4.4对外分发文件，得由相应对外部门代签收，分发时由行政人事部加盖红色“受控文件”章，以「文件分发回收记录表」分发并注明对外（说明：失效或作废的文件则不予回收，自动作废的）。

5.4.5外来文件的分发：
5.4.5.1客户提供的《生产制单》经审查核准后，由业务部建档管理，影印适当份数分发需求部门，以原始《生产制单》背面签收。

5.4.5.2客户提供的《样办制造单》经审查核准后，由办房以「办单进度表」建档管理。

5.4.5.3外来文件（《生产制单》、《样办制造单》）发放后如有更新，由控制部门将更新后的文件标明“更新”字样发放至相关部门，同时回收旧版文件销毁。

5.4.5.4其他外来标准、规定等经审查核准后，由行政人事部保管，供各部门借阅参考，供阅时请借阅者在「文件资料借阅登记表」上签名，并须在限期内归还；除有实际生产或使用需求申请核准发行外，原则不予分发。

5.5文件保存、销毁作业：
5.5.1文件保存：
5.5.1.1各文件类别的保管：
a.质量手册、程序文件、工作指导书及各式表单原稿，均由行政人事部文控中心列帐保管。

b.外来文件《生产制单》、《样办制造单》的原稿由业务部列帐保管；《样办制造单》

文件与资料控制程序

原稿由办房以列帐保管；其他外来文件由行政人事部列帐保管。

5.5.1.2文件的保存（对外发行的文件不适用）：
a.分发各部门的品质文件（一、二、三、四阶文件）或外来文件的保存，由部门经理或指定专人负责；记录则按【记录控制程序】规定保存。

旧版及废止的文件回收时，行政人事部须注明回收情形，于「文件分发回收记录表」的回收栏上记录；任何部门均不得保留有旧版文件，但行政人事部则须对历次版本的原稿（未加盖“受控文件”章）盖作废章后予以保存，并与有效文件分开保存。

各部门回收的旧版文件由行政人事部加盖“作废”章或用笔画“×”后销毁或作为再生纸使用。

5.5.2文件销毁：
5.5.2.1由各部门回收所有旧版及废止文件，须转由行政人事部销毁（行政人事部仅需保留已盖“作废”章的各版本/版次原稿文件）
5.5.2.2各部门已逾保存期记录、资料等，得由部门自行销毁。

5.6文件档案管理：
5.6.1除行政人事部得依规定影印适当份数发行外，使用部门（所有人员）不得私自影印任何受控文件（加盖“受控文件”章文件）。

5.6.2文件如发现有缺页、破损、字迹模糊等缺陷或丢失，使用部门应填写「文件增发/补发申请单」经核准后，提交行政人事部进行增发或补发，不得借（调）其它部门文件以影印方式自行处理；行政人事部对破损、字迹模糊等缺陷的页次，应于补发的同时进行回收作业（依5.4项规定办理）并销毁。

5.6.3文件分发份数如不够时，应由使用部门填写「文件增发/补发申请单」经核准后，交行政人事部进行补发；行政人事部依补发数量记录于「文件分发回收记录表」上注明补发，并要求收文者重新签收。

5.6.4现场使用的文件必须贴置于作业现场，非现场使用的文件，则由各使用部门经理或指派专人自行集中管理；任何人均不得在受控文件上加注标记或书写任何文字、符号等，以确保文件的正确性。

6.相关文件：
6.1记录控制程序
7.使用表单：
7.1文件管制总览表
7.2文件分发回收记录表
7.3文件修订/废止申请单
7.4文件增发/补发申请单
7.5文件资料借阅登记表
8.使用印章
8.1受控文件章
8.2作废章
8.3外来文件章