会计档案管理作业指引
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修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
一、流程图
无
二、流程概况
流程目的
规范管理公司会计档案，确保会计档案的及时归档和保存完整
适用范围
适用于公司会计档案的装订、归档、保管和销毁的管理
定义
无
部门职责
财务部
财务人员负责会计档案的装订、归档和保管
三、工作程序
3.1会计档案是指在财务会计业务中形成的具有查考利用价值的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映公司各项经济业务活动的重要史料和原始凭证
3.1.1会计档案的种类，具体包括：
会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证
会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账薄，其他会计账簿
财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告
其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交、保管、销毁清册，会计人员工作移交清册，各种财务审计报告等
3.1.2使用计算机打印套印的账表凭证，其规格必须符合会计制度要求，其管理方法及保管期限与一般会计档案相同
3.1.3磁记录会计档案应按磁性材料的技术要求提供保管环境，其保管期限与归档方法和纸制会计档案相同
3.2会计档案的保管期限
3.2.1属于永久保管的会计档案包括：
公司各类会计决算报表及其附件；
会计档案移交、保管、销毁清册；
机构裁撤、合并、分设交接清单；
会计人员工作移交清册；
部门认为需要永久保存的其他会计档案及资料
3.2.2属于保管15年的会计档案
原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其附件；
总账、明细分类账、日记账及其辅助账薄；
印章及空白凭证保管、领用登记簿
3.2.3属于保管5年的会计档案
月、季度财务报告（包括文字分析）；
银行余额调节表和银行对账单；
各种不定期报表
3.3会计档案的整理立卷
3.3.1财务资金部应有专门人员负责会计档案的整理立卷和移交归档工作。对会计凭证、账簿、报表分别以册为单位装订会计档案盒，并对会计凭证、账簿、报表分别进行排列编号
3.3.2案卷封面应包括立卷部门、类别、册数、时间、保管期限和档号等
3.3.3会计经办人员对破损的凭证、账簿、报表要进行修补，装订要规范、牢固、整齐，装订时不得压字和掉页，并加盖骑缝章，若需拆封，需有总经理的批准方可办理
3.4会计档案的保管
3.4.1会计档案立卷完成后，先在财务资金部保管，以便查找利用
3.4.2根据公司统一安排，财务资金部保管期满后移交公司行政部保管，移交时双方部门负责人和经手人应在移交表上签字或盖章
3.4.3移交行政部保管的会计档案应按要求分类保管
3.5会计档案的调阅
3.5.1会计档案账册不得外借
3.5.2公司内部人员调阅会计凭证、账表时须经本部门及财务资金部负责人同意，档案保管人员方可办理
3.5.3公安、司法、检查机关及有关单位因特殊需要查阅会计凭证、账表时，必须提供有关的有效文件，档案保管人员在报财务资金部负责人同意后方可调阅或复印，并在《账册查询、复制登记簿》上登记
3.6会计档案的销毁
3.6.1保管期满的会计档案，除按3.6.2规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
由行政部会同财务资金部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容
总经理在会计档案销毁清册上签署意见
销毁会计档案时，应当由行政部和财务资金部共同派档案员监销
监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理
3.6.2保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明
四、支持文件
无
五、相关表格
无