人事档案管理制度第一章总则第一条为加强中钞特种防伪科技有限公司（以下简称“公司”）人事档案的管理，提高科学管理水平，更好地发挥人事档案为人事决策工作服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、中央组织部、国家档案局下发的《干部档案工作条例》和国家劳动部、国家档案局下发的《企业职工档案管理工作规定》等法律和文件的有关规定，结合公司人事档案工作的实际，特制定本管理制度。第二章人事档案管理内容与职责保管公司在编员工人事档案（公司领导档案放在集团的除外）。收集、鉴别和整理人事档案材料。办理人事档案的查阅、借阅和转递。为有关部门提供员工的各种情况。做好人事档案的安全、保密、保护工作。调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设，推广人事档案现代化管理技术。办理其他有关事项。第三章人事档案保管保密制度档案库房、档案微机房、阅档室和档案工作人员办公室要分开设置。档案库房和微机房必须坚固适用，保持室内清洁、安静、温湿度适中，非档案室工作人员不得进入库房。人事档案必须存放在专用的铁质档案柜内，在职、退休和死亡档案应分别造册登记、分开保管。建立转入、转出档案登记册；查阅、借阅档案登记册；收集档案材料登记册等检索工具，便于查找和核对档案。档案整理成卷后，必须进行认真细致的检查、核对，卷内材料按标准排列并与目录相符，全卷整洁、实用，统一按姓氏笔划编码方法编号入柜。加强安全防范措施，确保防火、防盗、防潮、防高温、防虫蛀、防鼠咬等“六防”措施的落实。严禁在库房和微机房内抽烟、烤火。下班时，要认真检查，将档案材料收拾好，关好门窗和电源。档案工作人员必须严格按规定和程序办事，不得擅自向手续不全的人员提供档案，不得在口头上、通讯中泄露档案内容和其他有关机密事项。档案材料不得擅自转移、分散和丢失，不得随意带出办公室，清出的不归档材料，应经人力资源部主管领导批准后销毁。计算机存贮的各种信息资料须安全妥善保存，一般禁止外来磁盘存取信息，秘密数据的传输和存贮应采取加密、备份等保密措施。第四章人事档案查阅、借阅制度单位查阅人事档案，必须是两名中共正式党员，并持有单位组织介绍信，经公司人力资源部主管领导批准后，方可查阅。查阅中层管理人员档案，必须是上一级干部查阅。需要有关资料的，由档案管理人员提供情况。中层管理人员档案一般不外借。查阅一般干部档案，必须是党员干部，填写好《查阅档案审批表》，经人力资源部主管领导批准后，方可查阅。借阅一般干部档案只限在有关部门，经人力资源部主管领导批准、履行签字手续后方可借阅，借期不得超过两周。查、借阅工人档案，必须是中共党员，填写好《查、借阅档案审批表》，经人力资源部领导批准后，方可查、借阅。所有查阅档案，只限在阅档室进行。阅档时，严禁查档人员喝水、吸烟，严禁在档案材料上涂改、划圈、批语或折叠、拆散、损坏档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案材料，查阅人不得向外泄露档案内容。任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。第五章人事档案材料收集归档制度形成人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，必须按要求将归档材料送交人力资源部档案室归档。档案正式材料必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，写明承办单位及时间，凡形成的各种原始综合材料，需由组织审查盖章才能归档。档案材料须统一使用16开规格的办公用纸，用碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔及纯蓝墨水和复写纸书写。收集的材料不符合归档要求时，应及时退回形成材料的部门，形成材料的部门应按规定完善和补办手续之后，再交人力资源部归档。凡不属归档、应予销毁的材料，必须详细登记，并报请人力资源部经理审查批准后，由两人监销。第六章人事档案转递制度公司员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，由人力资源部将其档案转交其新的工作单位或当地劳动行政管理部门。调出的员工档案，必须依据对方单位的调档函，经人力资源部主管领导签字后，填写《档案转递通知单》，严格密封并加盖密封章，方可转出。转出的档案，要按标准整理好，通过机要部门邮寄或选派专人送取，不准普通邮寄或本人自带。第三十一条接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问。第七章附则本制度由人力资源部负责解释，自发布之日起施行。
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