员工档案管理制度
总则
目的：为加强公司员工档案的科学管理，逐步实现员工档案管理科学化、统一化、标准化，特制定本办法。员工档案工作，是人力资源工作的重要组成部分，是人力资源工作的基础之一。
适用范围：本制度适用于永泰房地产（北京）公司及其下属项目部，凡在本公司试用、在职和离职的正式员工，自入职开始均应建立员工档案。
归档范围：凡员工的简历、由公司保管的证书、各类证书复印件、应聘申请表、面试评价单、入职体检单、背景调查文件、担保书、入职通知单、员工异动表、薪资调整表、公司奖励证明、员工调查表、转正审批表及转正材料、劳动合同、离职通知单等只涉及员工本人的资料均应归入员工档案。
职责分工：人力资源部负责员工档案的管理工作，指定专人（兼职）负责员工档案的收集、整理、保管、统计和借阅工作。公司全体员工有义务提供建立档案所需资料。
密级分类：公司档案分为绝密、机密和一般档案，公司副总及以上领导档案密级为绝密，其它员工档案除特别注明密级应为机密。
员工档案的建立
归档时间：员工应聘申请表审批结束后，7个工作日内应当建立员工档案。员工在工作过程中产生的需补充至员工档案的文件，应在文件正式完成后的7个工作日内存入档案。
归档要求：
归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、过程文件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，合并立在一起，不得分开；适用于员工档案归档范围且涉及副总及以上领导的绝密文件可归入员工档案，适用于员工档案归档范围但涉及副总以下员工的绝密文件应单独立卷归入其它人事档案。
员工档案每名员工分设一卷，每个部门（或项目部）分设一档。
卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。
永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
案卷装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。
第二十五条库房档案按照从左向右、由上至下顺序排列，档案柜与墙壁保持一定距离，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。
卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
案卷各部分的排列格式：案卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案管理员检查验收文件材料并及时归档。
企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案管理员归档。
企业各类文件材料归档一式一份，比较重要和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。
照片档案归档要求：照片、底片、说明三部分组成；录像、磁盘要求附编号、内容、摄制者时间。
档案借阅制度
借阅档案者应先向档案管理员说明借阅理由和要求，借阅只限本人工作范围内，查阅后必须在利用登记簿上认真登记，写明借阅理由，如借阅要求不当，档案员有权拒绝借阅。
外单位查阅者一律凭单位公函、介绍信，经有关领导批准后方可查阅。凡抄录复制档案的单位和个人都必须严格履行审批手续，经有关领导批准方可复制抄录。
档案利用者，归还档案时，工作人员必须当面查清、注销，如有损坏和丢失应及时追查，并报领导，追究处理。
借阅密级档案，必须经过主管领导和档案管理员同意批示，方可借阅，手续不齐，档案员有权拒绝借阅，借阅者应严格遵守保密制度。
借阅者要精心保护好档案，不得在档案上随意涂划、折页、作记号，如造成档案资料损坏、遗失或失密者，应写出书面检查，并视情节经重追究处理。
档案保密制度
档案管理员对企业档案的保密负有主要责任，档案管理员必须有高度的责任感，反对麻痹思想，严防事故的发生。
不该说的机密绝对不说，不该知道的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，绝对不利用机密谋取私利。
各种机密档案材料，要实行定期清查和按时归档，收退、销毁。销毁的文件资料均应造册登记，并经领导批准，不得把密级文件刊物、资料向废品收购部门投售。
密级档案必须按规定范围阅读，严禁外借、外带。厂内借阅要经过主管领导和部门负责人同意批示，密级文件不准抄录、复英转载。
档案存放室属机要重地，未经批准，不得擅自进入。
经发现泄密事件，应按级负责，追究责任，对泄密者，要进行批评教育，严重者给予处分。
保密范围
凡是形式上不能公开的，直接影响企业利益和内部团结的文件、表册、照片等档案材料均属保密范围。具体内容如下：
不作公开的厂务会议、党委会议的记录以及有关工作记事。
人事方面的关于个人档案及有关资料。
来信、来访反映有关情况记录等。
上级规定的密级文件。
财务档案中的机密事项。
重要的出口产品生产技术。
本企业创造发明的新工艺、新技术、新产品等。
其他应该保密的科技技术档案。
文书档案管理制度
文书档案形成
文书档案的形成是本公司发展过程中逐步积累的资料，经办人员经过收集、记录，定期整理、归类，保持文书档案的完整性。
文书档案书写一律用钢笔或毛笔，不得用非文书用笔或水，字迹要清楚，书写要端正。
文书档案的保管
立卷的文书档案根据其使用价值分为永久、长期、短期三种保管形式。
文书档案专柜应统一集中保管，分类要清楚，取阅要方便。
文书档案专柜，设在干燥通风，不易漏水的地方，注意受潮变质，防止虫蛀。
不归档的文书材料
1．无查考价值的临时事务文件。
2．无特殊保存价值的信封。
3．各部门之间互送的一般文字材料。
4．以参考为目的从各方面搜集来的文字材料。
5．参加会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文字材料。
文书档案的销毁
1．已满保管期限，确认失去继续保存价值的。
2．上级文件有明文规定应销毁的。
3．应销毁的文书档案，由档案管理员填写销毁文件登记表，召集有关人员进行鉴