单位名称
广州化兴科创仪器设备有限公司
文件编号
QES-P22
文件类别
程序文件
版 次
A 0 文件名称
文件和资料控制程序
页 次
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1.目的：
确保公司体系和相关标准所要求的文件和资料（以下简称文件）得到有效控制，确保在使用处可获得适用文件的有关版本，防止其非预期使用。
2.适用范围：
适用于公司策划和运行所需文件的控制。
3.定义：
3.1受控文件：指按照发放范围计数分发并能保证有效收回的文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本，而且在文件醒目位置一般带有受控标识。
4.职责：
4.1文件制(修)订、审批和发行废止由各权责人员按《文件编制审批责任分配表》执行；
4.2公司各部门文控人员分别负责所辖文件的日常管理，包括相关文件的编号、版次、登记、发行和回收、废止以及正本文件的保管等；
4.3各收文单位、人员应妥善保管好所持有的相关文件。
5.作业：（简要流程图如下表）

单位名称
广州化兴科创仪器设备有限公司
文件编号
QES-P22
文件类别
程序文件
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A 0 文件名称
文件和资料控制程序
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序号
作业流程
权责部门
作业内容
记录表单
5.1
各相关部门和人员
5.1.1相关部门和人员根据公司策划和运行的需要提出相应文件的编制需求，并以书面形式递交文件制定申请。
文件制（修）订/废止申请单
5.2
各相关权责人员
 5.2.1文件制（修）订申请的审批具体依《文件编制审批责任分配表》执行。
5.2.2研发类技术文件具体依《技术文件设计编制审批责任制》执行。
文件制（修）订/废止申请单
5.3
文控
5.3.1向文控人员获取相应文件编号，并编入相应文件中。
5.3.2文控人员依《文件和资料编号标准》的规定和相应“受控文件清单”的内容给予唯一性编号。并将相应信息预登入所属“受控文件清单”。
受控文件清单
5.4
各相关部门和人员
5.4.1由各责任部门人员依《文件编写格式标准》的规定进行起草编制。必要时文件主管部门也可另行委托或提请其它部门/人员协助编制。
5.4.2必要时文件制订责任部门可在正式提请审批前组织相关人员对文件进行评审（传阅、会签、演示等方法）。
5.5
各相关权责人员
5.5.1文件的审核由相关权责人员依《文件编制审批责任分配表》进行。文件的适用性、关联性和系统性应是审核的重点，并签字确认。
5.6
各相关权责人员
5.6.1文件的批准由相关权责人员依《文件编制审批责任分配表》进行。其目的是赋予该文件在一定范围内的强制性、权威性，并签字确认。
5.7
各文控单位和人员
5.7.1文件发行人依“文件发行控制单”复印好副本并盖发文部门红色“受控”章(附录表单和非受控文件不需盖此章)，并按《文件和资料编号标准》中规定的受文单位代号发放。
5.7.1.1文件发行范围由文件制订部门提出，手册、程序的成套文件由管理者代表审核，总经理批准；对单个管理程序，应视作业需要，由需求部门提出补发需求，并由管理者代表批准。WI类文件的发行范围由所属部门主管批准。
5.7.2发行登记：
5.7.2.1收文人员或部门代表须在“文件发行控制单”上签收备查。同时须将相应旧版文件（文件更新时）完整交回，以保证其所有受控文件均为最新有效版次。
5.7.2.2各收文单位/人员须及时将收到的受控文件及其版次详细记录于其“受控文件清单”中，并妥善保管。
5.7.2.3盖有红色“受控章”的文件，任何人不得随意涂改或私自复印。否则一经发现，将严肃处理。受控文