2 第12章 窍门2：下一步行动 无论问题有多么大、多么严峻，你总可以向解决它们的方向迈出小小的 一步，来根除掉束手无策的感觉。行动起来吧 第13章 窍门3：关注结果 没有明确任务的展望充其量只是一个梦想，而缺乏前景的任务只是痛苦 和艰辛的劳作。同时拥有前景和任务才是世界的希望 结论 欢迎来到蕴涵着深刻洞察力的战略黄金宝库。这里介绍了如 何获取更加旺盛的 精力，变得更加轻松自如，事半功倍的方法。 如果你像我一样，既希望出色地完成工作， 也期待着品味生活的 滋味，这不再是一种鱼和熊掌不可兼得的选择了。你完全有可能 做 到在快乐地享受生活的同时，高效地处理工作上的事务 我认为高效是一种非常有价值的东西。也许你目前从事着十 分重要、妙趣横生 或者值得赞扬的工作；又或许并非如此，但是 你仍不得不面对这一切。在第一种情况下， 你希望所投入的时间 和精力收获尽可能丰厚的回报。在第二种情况下，你希望能够尽 快 地投入到其他工作中去，同时不遗留任何令你念念不忘的问题 无论正在做什么，你都希望更轻松更自信，这正是你需要做 的事情—你可能正在同 你的员工们一道举杯痛饮；夜深人静时， 你正温柔怜爱地凝视着摇篮中安然酣睡的爱子； 也许你正忙忙碌 碌地回复着涌向你面前的电子邮件，或者在会议结束后抽几分钟 的时间 与具有潜力的新客户攀谈 放松精神的技巧和使其远离烦恼与忧虑的力量，很可能 就是我们那些伟人的秘诀 —J ·A ·哈特菲尔德（J. A. Hatfield） 本书写作的宗旨在于：教你在有需要或期望之时，如何才能尽管去做达到高效和 轻松的最佳境界。我已经探求了很长一段时间（也许你也曾尝试过），一直希望找到下列问 题的答案，即做什么，什么时间去做，以及如何去做。根据2 0多年发展和应用提高效率的 新方法的实践，我可以断言，没有一种万能的解决方案。当你跋涉在每天、每周乃至一生 的漫长旅途中，没有任何一种软件产品、研讨会、一流的个人计划手册或者个人使命的宣 言，可以简化你的工作或者代替你作出选择。而当你刚刚掌握如何在某一个层面提升办事 效率和决策能力时，又会不知不觉地接受一批新的任务和富于创意的目标。由此所产生的 新的挑战，公然否定了任何一个促成你达到目的、解决问题可以套用的简单公式或者人们 最近流行的某种方法。不过，即使不存在一种通用手段，我们还是可以通过采取某些措施 来提高效率和完善个人管理。当我逐渐地成熟起来，我发现了许多层次更深刻、内容更丰 富、意义更重大的事情，值得我去关注、探讨和付诸行动。而且，我已经找到了一些完全 可以学习到的简单方法，它们将显著地提高我们处理日常烦琐事务的能力 下面是对2 0多年来有关个人效率各种发现的汇编：最大程度地增加输出和最小程度 地缩减输入，并且在工作量变得日益庞大且性质模糊不定的现实世界推行这种做法。我曾 经耗费几千个小时，在工作台边实地培训，帮助人们处理和组织安排手头上的所有工作 我所揭示的这些方法，在各种类型的企业中，在每一种工作层面上，在不同的文化氛围 中，甚至在家庭和学校里，也已经证明是功效卓著的。在我花费了2 0年的时间培养 和训练了一些最为精明干练的专业人士之后，我才领悟到当今社会正如饥似渴地寻求这些方 法 长期以来，顶层的经理主管们一直不遗余力地向他们自己和 其他员工灌输“冷酷 执行”这个基本标准。他们知道，我也清楚，每一天，在紧闭的大门后，经过几个小时的 苦苦奋斗，还存在着 一大堆没来得及回复的电话，需要应付的电子邮件，有待指派他 人 处理的任务，会后尚未处理的事务，以及缺乏管理的个人工作。而无数的商业人士之所以 成功，是因为他们解决的危机和把握的 机遇，远远多于在自己的办公室和公文包里存在及 制造的问题 一方面，我们需要一些大家公认的手段，可以帮助人们从战略和战术的双重角度来 集中精力，不遗漏任何一件事情。另一方 面，我们需要创造工作氛围和技能，以保证那些 投入最为彻底的 人们，不会因为不堪重负而惨败。我们急需积极而正确的工作标 准，来 吸引和挽留精英和奇才们 我们知道各种企业机构迫切地需要这个信息，同时在学校也 存在着这种需求。在 那里，我们的孩子尚未受到有关如何处理信息、如何关注成果，和采取哪些行动达到目标 的教育。而对于我 们每个人来说，这样的信息也是不可或缺的。只有这样，我们才能够充 分地利用机遇，积极、长久地为这个世界增添价值 我在 《尽管去做》一书中所讨论的简单性和高效性最好成为 你在生活中实时的亲 身体验，因此，本书必须将工作流程管理法 的精髓用直线的形式体现出来。我试图这样安 排本书，以便使你 在实践的过程中，一面领悟到鼓舞人心的全局总览，一面品尝立竿见影 的成效 本书分为三个部分。第一部分扼要地介绍了这个系统的概况，并解释了其独特性和 时效性。接着，又以最为凝练和基础的形式提出了这些方法论。第二部分展示了如何实施 这个系统。它是你的私人培训顾问，指导你循序渐进地在真刀真枪的现实生活中运用这些 行动模式。第三部分进入更加深刻的讨论。描述了当你把这些方法和模式融入到你的工作 和生活之中后，可以产生的形式更加微妙、意义更加深远的众多成果 我希望你加入这个行列，我盼望你检验这些内容，甚至提出质疑。我渴望你向自己证 明，我所承诺的效果对你个人来说，不仅可能而且伸手可及。此外，我还希望你了解，我 提出的每一项建议都是简单易行的，根本没有涉及任何的新技能。你早已经掌握了如何关 注问题，如何把它们记录下来，如何判定成果和行为，以及如何回顾各种选择并作出决 定。你将证实，你长久以来一直凭借本能和直觉对许多问题进行的处理都是正确而恰当 的。我将为你提供一些方法，帮助你充分地利用这些基础技能，将它们推向高效的新境 界。我希望能够激励你把它们纳入一个令你为之振奋的全新的行为模式中 在本书中，我自始至终地提及针对这些资料所开展的培训工作和研讨会。在过去的2 0多年中，我作为一名“管理学顾问”独立地工作着，并与别人进行了小范围的合作。我 的工作主要是围绕本书中介绍的方法，针对个人进行提升效率的培训，以及举办各种讲 座。我（和我的同事们）已经指导了一千多人，训练了几十万名专业人士，举办了几百次公 开研讨会。这就是我提取经验和总结实例的背景情况。我的一位客户曾经生动形象地描述了我所作出的承诺：“当我习以为常地采纳着本书 中的各项原则时，它拯救了我的生命；当我一丝不苟地运用它们时，它改变了我的一生 这是一种疫苗，可以预防日常生活中的 ‘救火现象’（在某个工作日中，出现的所谓的紧 急事件和危机）；同时也是一种解毒剂，能有效舒缓人们施加在自己身上不平衡的压力。” 第一部分 通 向 从 容 之 道 第 1章 新情况，新做法 可能有这样一种情况：一个人整日事务缠身，却仍然能够头脑清醒，轻松自如地控 制这一切。极高的效率，卓著的效果，这是生活和工作的一种美妙的境界。同时，这也是 那些经验丰富的专业人士要获取成功所必备的一种关键性的运作模式，你已经知 如何做才 能达到这种高效率的境界，然而，如果你本人同其他大多数人一样，那么，你必须快速 地、完整地、系统地运用这些技巧，才能够真正地把握住它，而不会有一种被深埋其中的 感觉。尽管本书中所描写的方法和技巧具有极强的实用价值，并且源于生活常理，但是， 大多数人都已经养成了自成体系的工作习惯，他们只有对自身这些工作习惯加以调整之 后，才有可能实施本系统。不要小看这些微小的调整，它们能够给你日常生活中处理重要 工作的技巧带来清新的变化。我有很多客户把这种方法称之为范例改变 （paradigm shift ） 焦虑是由于缺乏控制力，组织管理、准备和行动不足所造成的 —戴维·凯克奇 （David Kekich） 我在这里所介绍的方法主要基于两个目的：（1）抓住所有一切需要处理的事情 （现在的、以后的、将来某时的；大的、小的、或者不大不小的）把它们统统置入一个脱离 大脑的逻辑系统中 （2 ）训练自己在接受一切“输入信息”的前期作出决定。这样一来，在任何时 候，你都把下一步行动计划掌握在手，可以实施或者进行再议。本书提供了一种经过实践 验证的、高效的工作流程管理方法。为推动这一方法的实施，还列举了一些实用的手段、 技巧及窍门 你将发现，这些原理和方法无论是在你的个人生活中，还是在你的职业生涯里都可 以立即派上用场。(我是从最普遍的意义出发来考虑“工作”的。它可以是指你希望或者需 要改变任何一种有别于当前状况的事情。许多人把 “工作”和 “个人生活”严格区分开 来，但我不是这样：对于我来说，清除花园中的杂草或者更新我的遗嘱都不亚于撰写本书 或者培训一名客户的工作。本书中所涉及到的各种方法和技巧都可以广泛地融入生活及工作的各个领域中去。) 正如在你之前的很多人已经体验到的那样，你可以把我所描述的这 种颇具活力的模式融入你的工作以及你的世界中去。或者，你也可以仿效其他一些人的做 法，当你感觉必要时，把它仅仅选定为一个向导，以获得更佳的控制状态 问题：新的要求，匮乏的资源. 这些日子以来，几乎我遇到的每个人都感叹自己要处理的事情过于繁多，而且总是缺 乏足够的时间来一一搞定。在仅仅一周的时间里，我与一位在一家较大的全球投资公司任 职的合伙人交换了意见。他承担着公司的管理工作，但他担心沉重的工作负荷将会影响到 他的家庭生活；另一位中层的人力资源经理打算在一年的时间内，把公司在该地区办事处 的人员从1 100人扩增到2 000人。由于受到这一目标的驱使，她每天都要拼命地处理1 5 0多封电子邮件。她忘我地工作着，为的是保