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贵方函件编号
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本所函件编号A402007-2
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管理建议书
东风汽车有限公司零部件事业部：
受贵部的委托，我们对东风汽车变速箱有限公司(以下简称该变速箱公司)的内部控制制度制定的合理性和执行的有效性进行了审核。建立健全并有效执行内部控制制度、保护资产的安全、完整是变速箱公司的责任,我们的责任是依据业务约定书的要求执行审核程序并出具管理建议书。在审核过程中，我们注意到一些内部控制制度在制定和执行方面尚有待完善之处，并提出了改进建议，仅供贵单位参考。
我们在本建议书附件中提出的主要内容如下：
一、信息系统的建立、管理
二、组织管理
三、资产管理
四、会计核算
五、劳动人事制度
六、对外投资
七、预算管理体制
建立一套有效的内部控制系统是变速箱公司的责任，变速箱公司在决定采纳我们的建议之前可以衡量一下内控不足之处造成的损失，以及改进内部控制制度的不足所要付出的成本，以便做出更合理的决策。
此管理建议书仅供贵单位使用，未经我事务所事先书面同意不得将其原件或复印件部分或全部，提供给任何其他方使用。因使用不当而造成的任何损失我们将不予负责。
同时，值此机会，向贵单位员工在审核过程中给予的帮助与合作表示衷心的感谢。
信永中和会计师事务所有限责任公司
一、信息系统的建立、管理
现代化企业要求组织的上下级之间及平行各级之间能够在统一的领导下彼此协调有效的进行工作，充分发挥各职能子系统的作用，这就要求建立完善有效的信息系统，对信息的收集、存储、加工、传递等流程进行组织管理，使企业内信息流、物流、事务流相协调。结合以上考虑，我们对变速箱公司的整体内部控制制度进行了测试，认为变速箱公司在信息系统的建立组织方面存在一定的欠缺，其主要表现为内部信息的组织流程没有统一标准，各部门间信息不对称，导致部分信息流和物流脱节；外部信息没有资源共享，传递不畅。
公司现状：
1、在内部信息方面，公司目前还没有建立一个专门的信息系统，各部门对信息的收集、存储、加工、传递没有统一规定和标准，如未明确内部信息的分类归口管理、信息存储形式、信息编报汇总与传递等等。主要表现在：
（1）公司物流与信息流传递的不匹配，如财务部门没有及时得到入账信息而导致账外资产的产生；在产品生产发交过程中信息流未能完全反映物流状态（同步器厂生产的壳体发交给装配分厂时没有发交手续）；
（2）公司的计划与会计核算信息的衔接缺乏系统，2002年年度计划在年中进行了调整，调整幅度增长了20％，直接说明在编制年度计划时对各项会计信息、市场信息分析利用的欠缺，对市场预测存在不足，对年度计划进行的大幅度调整使其失去了整体控制的目的，存在计划的制订形式重于实质的隐患；
（3）财务部门与采购部门、销售部门的信息反馈不及时。财务部门在市场部有专人开具销售发票，市场部掌握销售产品的库存状况但未能及时通知财务部门的开票人员，导致对未生产但已收款开具发票的预收款行为确认为销售收入的现象发生，亦使财务部门对市场部的派出人员只局限于开具发票，未发挥收集、传递信息的职能。
2、在外部信息方面，变速箱公司未能做到信息资源全面共享，对信息的收集、整理尚处于初级阶段。主要表现在：
（1）目前还没有成熟的信息部门对市场信息、技术信息等进行搜集、管理，公司目前在信息量最大最集中的市场部已建立了—市场部信息室，但目前只能做到简单的收集信息，而不能分析整理、加工并适时传递。在这方面公司已加强了信息的收集分析工作，要求所有出差人员均要编报出差申请汇报，但反馈的信息有流于形式的苗头，对于市场部信息室收集的信息一般要由市场部相关领导进行分析，并根据权限决定向上传递或自行处理，这样做的结果是较多的依赖部门领导的个人判断，大大制约了信息室功能的发挥，甚至可能因为部门领导出差、开会等工作安排而影响提供信息分析的时间和内容，对公司决策的时效性和正确性造成隐患。
（2）公司不同类型的信息归口不同部门收集管理，而公司内部尚未建立资源共享系统，对各类信息的综合利用判断较多的集中在公司主要管理人员层面，缺乏可由信息共享带来的各种意见、想法的灵活性和广泛性。
对公司造成的影响
1、存在影响决策时效性和正确性的可能。
2、在财务上最明显的表现为会计处理不及时、账实不符，进而影响了公司资产状况的真实反映及成本核算的完整性，甚至可能对公司进行正确的经营决策造成影响。
我们的建议：
在对内部信息的管理上，由于企业的各项经营活动最终均可在财务会计方面有所体现，如何通过这些表现了解企业经营活动的实质、避免只对表象进行更正处理是企业提高管理水平、上升管理层次的重要方面。
1、建立完善信息系统队伍，在组织、制度、人员方面落实，使信息的组织管理规范化、可操作化、共享化；
2、在对外部信息的管理上，应尽快做到资源共享，增强信息归口管理部门的反应能力，逐步减少个人对信息分析、传递的制约；