 ==>> 点击下载文档 |
2范围
本程序适用于大连三寰大酒店有限公司所有与质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3职责
3.1总经理负责批准《质量管理手册》和《程序文件》；
3.2管理者代表负责组织编写、审核《质量管理手册》、《程序文件》和审批三级文件；
3.3各部门负责相关程序文件和三级文件的编制、使用、记录及保存；
3.4办公室负责《质量管理手册》和程序文件的发放、回收、记录、归档和保存；
4工作程序
4.1文件分类
质量管理体系文件共分三级：
一级文件
二级文件
三级文件
《质量管理手册》
《程序文件》
规范、指导酒店各项工作的管理性文件、外来文件，以及反映各项工作的质量记录。
4.2文件编号
4.2.1编号方法
1)《质量管理手册》编号方法：
SHDJD－QM－A
文件版本号
质量管理手册
大连三寰大酒店有限公司
例如：“SHDJD-QM-01”为大连三寰大酒店有限公司《质量管理手册》第1版。
2)《程序文件》编号方法：
SHDJD－QP□□□－A
文件版本号
标准中对应的条款号
程序文件
例如：“SHDJD-QP423-01”为大连三寰大酒店有限公司对应标准条款4.2.3的《程序文件》第1版。
3)三级文件编号方法：
SHDJD－MD－□□－□□□
文件顺序号
主管部门代码
三级文件代码
例如：“SHDJD－MD－FW－005”为大连三寰大酒店有限公司房务部部的第5个三级文件。
4)质量记录编号方法：
SHDJD－QR－□□－□□□
记录顺序号
主管部门代码
质量记录代码
例如：“SHDJD－QR－GC－004”为大连三寰大酒店有限公司工程部的第4个质量记录。
4.2.2部门代码（酒店名称和部门代码采用汉语拼音字头）
部门名称
代码
部门名称
代码
办公室
BG
工程部
GC
营销部
YX
保安部
BA
餐饮部
CY
采购部
CG
房务部
FW
4.2.3各类文件代码
文件名称
代码
文件名称
代码
文件名称
代码
质量管理手册
QM
程序文件
QP
三级文件
MD
质量记录、表格
QR
4.3文件的编写、审核、批准和发放
文件在发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。
4.3.1《质量管理手册》、《程序文件》由管理者代表负责组织办公室及相关部门编写，总经理负责批准；办公室负责发放、回收和记录。
4.3.2三级文件由相关部门负责人组织编写，管理者代表审批后；办公室负责发放、回收和记录。
4.3.3文件的发行和使用部门应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本，文件的发放和回收应填写《文件发放/回收记录表》。
4.4文件的受控类别及标识
文件分为受控和非受控两类，凡是酒店内部使用的与质量管理体系运行紧密相关的文件均为受控文件，质量管理体系的所有受控文件，由办公室编写《受控文件清单》，各部门所使用的所有受控文件由本部门编写《受控文件清单》；向宾客和第三方提供的质量管理体系文件均属非受控文件，非受控文件在更改时不予通知。
所有受控文件发放前应在封面指定位置加盖红色受控印章并注明分发号。
4.5文件的更改
4.5.1《质量管理手册》及《程序文件》的部分内容更改，由办公室进行,填写《文件修订通知书》，随文件按原审批流程审批后，发放相关部门；三级的更改由原编制部门进行，按文件审批流程审批后，发布实施。
4.5.2一个文件的核心内容更改后，应进行文件换版；文件的换版由管理评审会议根据文件修订情况决定，当文件更换版本时，应将历次文件修订内容记入《文件修订履历》并撤下原《文件修订通知书》。
4.5.3对于个别部位或错别字的更改，可采用划改方式，由原文件编制单位将需更改内容用横线水平划掉，并在附近适当位置填写更改后的内容；注明更改人和更改时间，使更改后内容一目了然，也使原内容清晰可辨，便于追溯。
4.5.4一个文件的更改篇幅较大或一个版面更改次数较多，文件内容达不到清晰可辨程度时，需更换版面，执行本程序4.5.1章节规定。
4.6文件的补发
4.6.1因文件破损而无法使用时，由使用部门填写《文件补发申请单》，经办公室核准，管理者代表批准后补发，补发后的文件分发号不变。
4.6.2因文件丢失或需要增加发放对象时,由使用部门填写《文件补发申请单》，经办公室核准，管理者代表批准后增发，增发后的新文件,应给予新的文件分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。
4.7文件的保存
4.7.1质量管理体系文件应分类标识、便于检索，并存放在干燥、通风、安全处。
4.7.2各部门使用的文件应由本部门专人负责保管，有下属单位，需要进行再发放的部门，发放时使用《文件发放/回收记录表》，并执行本程序4.3.3章节规定。
4.7.3受控文件不得涂改，应确保文件清晰。
4.8文件的作废和销毁
4.8.1所有作废文件由原文件发放部门及时从所有发放或使用场所收回，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用。
4.8.2有保存价值的作废的文件，应加盖“参考资料”印章予以保存。
4.8.3需销毁的作废文件，由原文件发放部门填写《文件/记录销毁处理审》批单，办公室核准并保存销毁文件目录，管理者代表批准，文件使用部门销毁。文件销毁可采用碎纸机或焚烧两种方式。
