记录控制程序
目的
本程序用于对记录进行控制和管理，提供服务质量符合规定要求和质量管理体系有效运行的证据。

范围
用于对大连三寰大酒店有限公司在质量管理体系运行和服务提供过程中形成的记录的控制。

职责
3.1办公室负责编制《质量记录清单》，确定记录的格式和保存期限，负责酒店相关记录的收
集、整理、保管和销毁。

3.2各部门负责本部门记录的收集、整理、保管和控制。

3.3记录填写人员对记录的真实性、准确性、完整性负责。

3.4记录保管人员对记录提供的及时性、完好性负责。

工作程序
4.1记录的范围
4.1.1 服务提供全过程所产生的记录。

4.1.2 质量管理体系运行所有相关环节所产生的记录。

4.1.3与质量管理体系有关的外部信息记录。

4.2记录的形式
4.2.1 文本形式：文字、表格、传真、信函等。

4.2.2 声像和物件形式：录音、录像、图片、实物证据等。

4.2.3 电子文件形式：电子文档、数据库、电子邮件等。

4.3记录的编号
4.3.1 各《程序文件》所要求的记录，其编号执行《文件控制程序》的规定。

4.3.2 外部记录采用原有编号，没有编号的可自行编号或以记录名称作为标识并填写《质量记录清单》。

4.4记录的填写
记录填写必须字迹清晰、工整，使用钢笔、签字笔或圆珠笔填写，除特殊要求外不得使用铅笔填写；所有记录应具有填写人签名和填写时间。

记录的数据必须真实、准确、及时、完整，所有记录的内容不得涂改，书写有误需更改时，应采用划改方式，保证被改内容可见；重填内容应签名、注明日期。

由外来人员填写的内容，相关工作人员应负责指导填写。

4.4.4 可作为证据的录音、录像、图片、实物证据等，应由专人负责记录，以保证记录性质、内容的真实有效，并可追溯。

4.5记录的保管
4.5.1 记录的保管期限参执行《文件/记录保管期限规定》。

4.5.2 记录保管应按编号分类存放，便于检索。

4.5.3 根据记录保存期限和保存条件的要求，记录应有适当的保管环境，应避免水浸、虫蛀、霉变、丢失、损坏等，并确保防火。

4.6记录的借阅和复制
4.6.1 查阅、借阅有关记录，应填写《记录借阅/复制登记表》，经记录保管部门领导批准后方可办理查阅、借阅，使用完毕应按时并完整归还。

4.6.2 记录复制工作应在办公室内进行，确需外出复制时，记录保管人员或经手人应确保不发生记录原件丢失。

4.7记录的销毁
4.7.1 超过保管期限的记录，由记录保管、使用部门填写《文件/记录销毁处理审批单》并上交记录。办公室核准并保存销毁记录目录，管理者代表批准，记录使用部门销毁；记录销毁可采用碎纸机或焚烧两种方式。

4.7.2 已超过保管期但仍有保留价值的作废的记录，应加盖“参考资料”印章予以保存。

5 相关支持性文件
《文件控制程序》 SHDJD－QP423－B
6记录
《文件/记录销毁处理审批单》SHDJD－QR－BG－04
《质量记录清单》 SHDJD－QR－BG－06