目的：制定与维持各项品质之鉴定、收集、归档、取阅及保管规范，为实现追溯性和采取纠
正、预防措施提供信息依据。

适用范围：凡与品质系统有关之各项记录与报告均适用之。

定义：无
4. 权责：
4.1行政人事部负责公司所有表单的管理与协调。

4.2其他部门负责各自所有涉及的记录的填写、传递、归档、贮存、保管、处理等管理。

5.作业内容：
5.1记录鉴别，由行政人事部以「记录管理一览表」详列。

5.2记录表单之设计制作与变更：
5.2.1各类程序与作业标准书所拟定之表单由原制作单位负责设计，由行政人事部统一发行。

5.2.2表单格式之设计须具备追溯性。

5.2.3表单之填写若无法使填表人一目了然时须附带书面填写说明或施以教育训练。

5.3表单填写规定：
a.字迹应清晰可辩识且尽可能保持整洁。

b.不得使用铅笔填写记录。

c.规定该书写之内容不得漏填。

d.如需修改时可在修改处划线更改并签名，但原内容须可辩识。

e.不需填写之内容须在空白处注上“/”或“—”等符合标识。

f.表单所注明之“□”符号，表示为供选择项目，原则上以在“□”上划“√”方式由填表人填写。

g.日期填写方式一般以“日/月”或“年月日”为标准，如1/4-05或2005.4.1或2005-4-1
5.4记录之归档：
5.4.1各部门使用之记录，由其各自依记录性质或日期、编号之顺序自行归档。

5.4.2记录表单须加以归类且在档案夹明显处注明文件名称。

5.5记录储存维护：由各保存单位指定专人以档案柜或纸箱自行保管，并须注意储存环境，避免文件受潮。

5.6记录须按规定期限保存，详细参考「记录管理一览表」；如客户或法规另有要求时，按要求保存之。

5.7记录处理：过期记录之销毁，由各部门指定人员按「记录管理一览表」上保存期限自行销毁
5.8记录取阅：记录之取阅需经各部门主管同意后即可职阅，阅毕后须完整归还。

6.相关文件
无
7.使用表单：
7.1记录管理一览表

中山市风度仕服饰有限公司
记录管理一览表
FDS-F-XZ-0016 [A/0] 共页，第页
序
表单名称
表单号
版本/版次
保存期限
使用部门

核准： 审核： 编制：年月日