目 录

设计说明…2
一、会议背景……2
二、会前准备……2
（一）确定会议议题……3
（二）会议召开的时间和地点…3
（三）发布会议通知……3
（四）会议议程表3
（五）会议日程表3
（六）参会人员名单……3
（七）会议证件…3
（八）会场布置…4
（九）会场内座次安排…4
（十）会议材料准备……4
三、会中事物……5
（一）签到5
（二）会场服务…5
（三）会议秘书做好记录工作…5
（四）客户接待…6
（五）客户食宿安排……7
四、会后整理工作7
（一）引导离场，收拾会场……7
（二）客户离会安排……7
（三）会议记录整理……7
（四）会议简报整理……7
（五）会议文件立卷归档7
（六）会务总结…8
论文设计总结……8
附件1会议通知…9
附件2会议议程表10
附件3会议日程表11
附件4会议须知…12
附件5讲话稿……13

新月服装有限公司客户洽谈会策划方案
姓 名
（学 校，省 份 城 市 邮 编）

设计说明:目前我国的私营企业在会议管理方面已慢慢健全，一个公司想要管理好就必须要有严格的规章制度，尤其是在会议方面就更得健全。会议是一种事先约定的、有组织的、有目的的聚众会晤、议事或传递信息的行为过程，是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的行为过程，是人们在社会过程中处理有关问题的一项经常性的活动形式。好的完善的会议管理对公司的发展至关重要。我将以新月公司召开客户洽谈会为名策划一次会议方案，以此来检验我三年来所学的理论知识成果。

一、会议背景
新月服装有限公司是一家很有潜力的服装公司，公司总部设在郑州，所生产的服装主要对象是学生和刚步入职场的年轻人，自2001年成立至今公司一直秉承“创大众品牌”的宗旨，积极推行特许经营模式，生产的休闲装和职业装以其紧贴时尚、角逐流行和简洁大气的设计，迅速成为了国内知名的服装厂家。

信阳市第二中学因新学期到来想要给学生们购置一批新校服，在得知这一消息后，新月公司立即和学校领导取得了初步联系，希望能将这次制作新校服一事交由我公司完成，并邀请他们来公司本部洽谈。由于新月服装公司的服装一直深受大家的喜爱，并且制作的衣服不管是做工还是样式都紧跟学生潮流，因此学校领导决定给新月公司一次机会，派了7位领导去新月公司本部进行此次的洽谈活动。

二、会前准备
会议前期准备工作是整个会务工作的首要环节。会前准备工作做得好坏，对会议的顺利进行有直接的关系。扎实的准备工作，是会议得以顺利召开，圆满成功的基本保证。秘书人员在会前必须做的准备工作有如下几点：
（一）确定会议议题
议题是指会议要讨论的问题和要议定的事项。它是会议总体目标的具体展现，决定着会议的性质和方向。

此次会议为中型会议，主要目的是和信阳二中的领导商洽关于制作新生校服的事宜，在制作经费、布料和款式上进行进一步的协商。

根据领导的指示，秘书将会议主题定为：和谐友好，达成共识。

（二）会议召开时间和地点
时间：2011年9月3日上午9：00（星期日）
会议时间定在星期天，不会耽误双方的正常工作，有利于双方的洽谈。

地点：新月公司第一会议室201室
此会议室位于公司办公大楼的二楼，可承载30人到50人的会议，桌椅家具、通风设备、照明设备、音像设备都很齐全，而且隔音效果很好，不受外界的干扰，很适合举行这样的会议。

（三）发布会议通知（附件1）
（四）会议议程表（附件2）
会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。

（五）会议日程表（附件3）
会议日程就是根据议程逐日作出的具体安排，以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

（六）参会人员名单
信阳二中：梁正海（校长）、张军（副校长）、刘斌（政教处主任）、余光（副政教主任）、潘云（副教导主任）、罗新（团支部书记）、陈卓（初一年级段段长）
新月公司：王希凡（总经理）、刘志强（副总经理）、吴天（办公室主任）、赵宏（业务部部长）、李俊（设计部部长）、李兰（销售部部长）……
参加洽谈会的人员共计32人。

（七）会议证件
会议的卡片采用的是塑料式卡片，每张卡片上标明的有会名、来宾的单位、姓名、职务和发证的日期。为了预祝此次洽谈会圆满成功，设定卡片的颜色为红色。

（八）会场布置
1、会场的形式为回字形。

回字形的会场刚好适合这样的中型会议，有利于双方的交谈。

2、会议采用的座椅是带扶手的软椅。

洽谈会一般持续的时间比较长，设置带扶手的软椅会让与会人员在长达两个多小时的会议中，不会因为座椅的问题影响到会议的质量。

3、附属性设备布置
会议外场
（1）设置条幅：内容为：“热烈欢迎信阳二中各位领导前来我公司进行洽谈”。

（2）设置两名迎宾小姐，对来宾进行场外引导。

会议内场
（1）屏幕：会议室屏幕位置、角度要合适，使演讲人的头不用离开讲桌的麦克风便能看见屏幕。

（2）灯光：灯光亮度稍稍调暗，以便屏幕上的画面清晰，但不能太暗，影响与会人员记笔记。

（3）音响：检查线路，保证所有工作人员听清楚。

（4）会议开始前，提前十五分钟调好空调温度。

（5）文具准备充足。

（6）盆景：在会议室投影仪两边设置两盆滴水观音。此植物不仅外形美观，而且还能调节空气湿度，很适合摆放在会议室。

（九）会场内座次安排

53 1 2 4 （上）

6 421357（下）

图一：会议座次图

注:1、2、3、4（上）的座次依次为:王希凡、刘志强、吴天、赵宏，5号为主持人位置。

1、2、3、4、5、6、7（下）的座次依次为：梁正海、张军、刘斌、余光、潘云、罗新、陈卓
（十）会议材料准备
1、新月公司自成立以来的各种文献资料和公司历年来所取得的业绩资料。

2、文书资料（附件4）
3、总经理王希凡讲话稿(附件5)

三、会中事务
签到
为了准确统计到会人数，采用薄式签到。办公室分配2名文员在会场外记录来宾的信息。

（二）会场服务
1．秘书部负责分配3人引导就座。

这样既方便与会者，又维持了会场秩序，保证了会议的效果。

2．分发会议文件材料。

由会议秘书人员在会议开始前分发在每位与会者的位置上。

3．安排好场外的会议值班工作。

会议值班室在会议秘书组领导下，负责会议承上启下、左右联系、互相沟通、平衡协调等工作。

4．处理临时交办事项
会议过程中，有可能发生一些意想不到的临时变动，会议秘书人员应及时向领导请示，并对领导指示采取应急措施，妥善处理。

5.会议协调
秘书部分配一名专职秘书协调领导按会议程序搞好会议调度工作，在会议进行期间，专职秘书要到客户区，搜集反应，随时把会议的进展情况、与会者的建议和要求汇报给会人，同时也快速向来宾传达领导的有关的意见和其他事宜。

（三）会议秘书做好记录工作
会议记录具有汇总、交流会议信息，为形成会议文件打好基础的作用，不仅可作为