总则
1、为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化、提高办事效率，促进公司发展，特制定本制度。

2、本制度所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、车辆使用管理、业务接待管理、报刊及邮发管理等。

档案管理
1、归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动薪酬、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、委托书、协议、合同、项目方案、通告、通知、公司章程、各项制度等具有参考价值的文件音像资料。

2、档案的管理：由各部室指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整。官级档案必须保证安全。生产技术部负责属于归档范围内的档案日常管理工作。

3、档案的归档集结：按文件的重要程度和保密等级要求，由各单位、部门自行归档集结后移交生产技术部档案室。

4、档案的借阅与索取
4.1董事长、董事、总经理、副总经理、总经理助理、监事、董事会秘书借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

4.2公司其他员工因工作需要借阅档案时，属于密级档案的须经公司分管领导批准方可借阅。

4.3借阅档案必须爱护，保持整洁、严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、复制、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制的，凡属密级档案，须经公司分管领导批准。

5、档案的销毁
5.1任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；
5.2按年限规定需要销毁的档案，凡属密级的须经公司分管领导批准方可销毁，一般的须经行政管理部部长批准；
5.3经批准销毁的档案，管档人员要认真填写，编制销毁清单，并专人都督销毁。

印鉴管理
1、公司印鉴由行政管理部负责保管，各业务部门印鉴由各部门自行保管。

2、公司对外使用的印鉴为公司公章、合同专用章、财务专用章、董事长印鉴、总经理印鉴。

3、公司的印鉴使用一律由总经理授权许可后行政管理部方可盖章。如违反此规定造成的后果由直接责任人员负责。

4、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

5、法人代表印鉴必须法人代表或其授权委托人签字方可使用。

6、公司一般不允许开具空白介绍信，如因工作需要或特殊情况需开具的，须经董事长签字批条方可开具，持空白介绍信外出联系业务回来后必须向公司报告其介绍信的用途，未使用的必须交回。

7、公司印鉴一般不允许借出外带，如因工作需要或特殊情况需借出外带使用的，须总经理签字批条方可借带，且必须填写印鉴借用记录表并限时归还。

8、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

四、公文打印复印管理
1、公司公文的打印、复印工作一般由行政管理部负责。各部门自行打印所需的纸张、油墨等配套材料统一到行政管理部领取。

2、各部门打印、复印的公文或其他资料如需行政管理部打印、复印的须经本部门负责人签字行政管理部部长同意。

3、各部门所有打印的公文、文件，必须交行政管理部一份留底存档。

4、行政管理部文印室为机要重地，非工作人员未经允许严禁入内。

五、办公及劳保用品管理
1、办公用品的购发：
1.1每月25日前，各部门负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交行政管理部；
1.2行政管理部制定好每月办公用品计划及预算，每月30日前报公司分管领导审批后负责购回办公用品，根据实际工作需要有计划地发给各部门，由部门主管签字领回。

1.3除正常配给的办公用品外，若还需要其他用品的须经主管领导批准方可领用。

1.4公司新聘员工的办公用品，行政管理部根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；
1.5负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全，量足质优，库存合理，开支适当，用品保管好；
1.6购发办公用品要建立台账，办好入出库手续，出库必须由领取人签字；
1.7办公用品管理一定要做到文明清洁、安全、防火、防盗、分类。严格按规章制度办事，不允许非工作人员进入库房；
1.8因特殊情况需要自行购置办公用品的，必须经行政管理部同意并按程序审批后方可购买，买回后经行政管理部验收签字财务方可报销。

六、小汽车使用管理
1、公司所有的车辆统一由销售部管理并负责证照及稽核等事务的办理和维修、检验、清洁等。

2、公司员工因公用车须于事前向销售部申请，销售部依重要性顺序派车，不按规定申请不得派车（具体规定另行文）。

七、业务接待管理
1、涉及到公司内外业务接待统一由行政管理部管理。

2、各部门因业务工作需要接待客人就餐、住宿、使用车辆及其他活动的，须提前向行政管理部提出申请，经公司主管领导和董事长批准后，行政管理部根据客人的工作性质按有关规定在公司协议酒店或宾馆予以安排。

3、公司人员在外执行公务需招待客户的，须提前向行政管理部提出申请并经公司主管领导和总经理批准，否则，财务拒绝报销。

八、报刊、邮发及传真管理
1、行政管理部根据有关领导和部门的业务工作需要负责报刊订立的计划、预算并负责办理有关订立手续。

2、行政管理部报刊管理人员每日将报刊取回并进行处理、分类、登记并分别送有关领导和部门。

3、任何人不得随意将报刊挪作他用。

4、行政管理部负责为各部门邮发信件、邮件。所有公发信件、邮件一律不封口，交行政管理部登记，统一封口，负责寄发；
5、控制各类挂号信或快件，凡因公需要挂号或发快件者，须经各部门负责人批准，行政管理部登记后方可邮发。

6、所有收发传真统一由行政管理部负责。发送传真须各部门负责人签字批准， 经办人办理登记手续方可发送。收接传真须经各部门经办人签收。

九、附则
1、本管理制度解释权属于东莞市大步纸业有限公司。

2、本管理制度自发布之日起执行。