 ==>> 点击下载文档 |
为把总部行政工作做得更细、更好，特制订本手册，旨在以更为完善周到的服务与合理化、人性化、标准化的管理，不断推进企业的发展。
一、总台服务
总台是公司对外的窗口。在一定程度上代表着公司的形象。因此，须本着服务的观念，在具体工作中做到认真、细心、热情、周到。其具体服务项目如下：
访客接待
一般来访客人须在总台登记《访客单》（Adm表01），写明受访人姓名、部门及到访时间。由总台发给“APP访客”挂牌，并电话通知受访人到总台引见或将访客接至接待区或办公室。
如受访人不在或一时无法联系上，可请来访者填写《留言条》（Adm表02）由总台负责转交受访人。
无“APP访客”挂牌人员，不得进入所有办公区域。各部门不得接待未经总台登记之访客。
结束访问后，由受访人收回“APP访客”挂牌，将客人送至电梯，然后受访人在《访客单》上写明访客离开时间后将《访客单》及挂牌还至总台。
重要访客来访，总台应先将客人引至接待室，递上茶水后，即刻通知
受访主管。
邮件收发
普通邮件收到后，随时通知收件人到总台领取；特快专递及挂号邮件收到后，先登记编号，然后通知收件人到总台签收。
需用平信、挂号信及普通包裹寄发公务邮件者，在将邮件交予总台时，须在《外发邮件登记表》上做好登记。
需用特快专递寄发公务邮件者，在将邮件交予总台时，须附经主管核准之《特快邮递申请单》（Adm表03），由总台经办人员签收、编号，并通知快递公司收取；如委托总台邮发私人邮件，须在信封上贴足邮票后，交总台统一寄发。
部门订阅之报刊及杂志，由部门经理助理自行到总台领取。
物品传递
各部门如有小件物品（如样品等）需送至它处的，可将物品适当包装后，与送达地址一起送至总台，如需特快邮递的，须附经核准之《特快邮递申请单》，由总台联系快递公司承送。
各部门如有小件物品需要提取，可将所需提取物品之名称、数量，提取物品之详细地址、联系人及其电话等必要信息告知总台，如需特快邮递的，须附经核准之《特快邮递申请单》，由总台联系快递公司承办。总台收到提取物品后，即刻通知部门经办人员到总台签收、领取。
会议室预定
下列公共会议室之使用由总台统一安排。各部门需用会议室，需事先通过lotus notes中“会议室预订信息”申请预订会议室。总台根据会议性质，按“先到先订，就近安排”之原则安排会议室。
楼层
室号
室名
楼层
室号
室名
23
2301
金光会议室
24
2401
新世纪培训室
2306
APP接待室
会议室之预订及使用情况可在电脑LOTUS NOTES上查看。各部门在安排会议时，可事先查看，以免与其他部门之安排发生冲突。
会议室钥匙由总台统一管理。部门使用会议室前，由当班保洁员负责打开。会议结束后由当班保洁员负责清理后上锁。以备下次会议使用。
用餐安排
部门/主管需要安排业务用餐或宴请，可填写《公务用餐安排申请单》（Adm表04）交总台联系、安排。
总台安排完毕后，即将安排情况反馈有关经办人。
二、会议服务
会议服务是总务部门的重要职责之一。总务人员在做会务服务时必须做到“细心、耐心、热心及关心”，以保证会议之正常进行。总务部门根据会议之形式、规模、级别可分别提供以下服务：
会议室布置
由总裁或集团总部有关部门召集之正式大会或活动，以及当地政府机关重要官员来访或重要的业务活动，可根据要求，会同文宣组制作各种形式之会议活动标识、标志或指示牌等，置于电梯厅、过道及会议室。
重要会议场所可用鲜花及其它绿色植物作适当点缀，以美化环境，烘托气氛。
按会议形式，调整会议桌位之排列。根据座位安排，配置名牌。
扩音设备、投影仪及白板等之配置及调试。
礼仪服务
大型或重要会议可要求安排礼仪服务。
礼仪服务之主要工作内容包括：礼仪接待、资料分发、文件及资料影印、餐饮、点心及茶水供应等。
会议签到
大型会议在会场入口处可设置签到台，准备《签到簿》，由礼仪小姐负责接待与会人员之签到。
会议文件印发
主要会议文件可在会前集中影印，放置于专用文件夹内。高阶主管会议，可在会前将影印好之文件放于其座位名牌前；与会人员较多之大型会议，可由礼仪小姐在与会人员签到时发给，或在会议正式开始前分发。
临时需要影印之少量文件，可由会议服务人员帮助影印。
会议用餐、点心及茶水供应
根据会议规格，可安排会议用餐，会间点心等，费用标准由会议组织单位/部门主管决定，行政部门会务人员负责预订、供应。
公司及部门内部之一般会议以供应茶叶冲泡之茶水为主，大型会议以供应小瓶矿泉水为主，由高阶主管参加之高层会议可供应咖啡等饮料。
会议用车
大型会议可申请专门会议用车。
会议用车由行政部门指令车队统一派发
需要提供上述服务之重要会议，主办单位或部门需在会议前一到二天以书面形式通知行政部门。一般会议如需提供上述部分服务项目的，可在会前填写《会务服务申请单》（Adm表05）交行政部门，由总务具体安排
