本制度适用于公司各部门召开的各项会议的组织与管理。

第二章 会议制度的具体内容
一、会议分类
1、公司级会议
主要包括总经理办公室会议、公司周工作例会、公司年终总结表彰大会、全体职工大会等，应分别报请公司总经理批准后，由行政部负责组织召开并做好会议纪要。

2、部门工作会议
各部门申请召开的工作会议及工作例会。各部门工作会议应提前3天提交会议申请单及会议议题，经批准后召开；会议发起部门负责派人做好会议纪要，经部门负责人审核后分发各有关部门。部门例会由各部门负责人决定召开并负责组织，会议纪要需提交办公室留底。

3、各类培训课程
由公司或相关部门组织的各类培训和学习课程。

二、会议组织与管理
1、会议准备
1）、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应提前做好投影设备连接调试工作。

2）、会议之前，行政部应有专人负责会议会标的制作和设置，并准备好会议饮用水或其他招待用品。

3）、特别重大会议，应由行政部派专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：
会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；
会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；
会议场所布置；
会议服务人员的安排；
会议签到；
会后事项安排；
会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。

2、会议通知
1）、会议通知的种类：
分为口头通知与书面通知两种。

2）、会议通知的内容：
会议主题、会议时间、会议地点、与会人员、会议议程、准备资料等。

3、会议资料
1）、公司级会议与跨部门工作会议议题由会议发起部门起草，与会议申请单一并提交，经总经理审核后使用。

2）、与会者应根据会议的类型和议题提前准备相关会议资料。

4、会场服务
分发会议文件和资料；
内外联系，传递信息；
维持会场秩序；
处理临时交办事项；
其他需要处理的事情。

5、会议记录
会议记录应根据不同的会议性质采用适当、有效的方式进行，包括详细记录与要点记录。会议记录经相关负责人确认后分发与会人员及行政部留底。

6、会后跟踪
1）、下发会议纪要，并按规定的时间节点逐项跟进；
2）、进行会议总结，对整个会议的组织、服务工作进行全面的分析与总结，做出客观评价，肯定成绩，找出缺点与不足，并加以改进；
3）、会议从准备到结束整个过程的相关文件、资料、表单一并收集、整理齐全，按照一会一卷的立卷方式设立案卷，并加以保存；
三、会议纪律
公司的所有会议由行政部组织、安排、实施；
工作时间及上班途中的集会（两人以上、必须合法），必须向行政部报告，经批准后方可实施，未能请示或未经批准的集会，由参加集会的人员自行承担后果。

任何与会人员不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须提前请假（经理级及以上人员请假需总经理批准，其它人员需向会议组织部门——行政部请假），否则视为缺席。违者将视情节严重性予以警告、通报批评及罚款处罚；
与会人员不得因任何理由迟到（提前请假