加藤松本管理咨询公司
二零一二年十二月
目录
第一章 总则 1
第二章 会议形式 1
第三章 会议组织 3
第四章 会议效率管理 5
第五章 会议室管理 8
第六章 附则 8
附录：会议记录簿 9
总则
为使卡拉实业（深圳）有限公司（以下简称“公司”）的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法。

公司会议本着精减、有效、节俭原则运行。

会议形式
公司总经理办公会
出席人员：公司总经理（常务副总经理）、行政总监、营销总监、技术总监、财务总监、印刷中心总监、纸品中心总监、总经理文秘等常设成员。

周期：每周一下午举行，或根据需要随时召开；
会议内容：公司经营计划事项，公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项，人事管理事项，公司合理化建议管理事项，公司其他重大经营、生产管理问题等。

主持人：总经理（常务副总经理）。

公司总经理办公会扩大会议
出席人员：由公司总经理办公会常设成员和与议题有关的业务、职能管理部门的总监助理、经理、副经理、主任等中层干部；
周期：每月第一周周一下午召开，或根据需要随时召开；
会议内容：公司重大问题决策讨论，各部门工作汇报，工作安排，部门间工作协调等；
主持人：总经理（常务副总经理）。

中心（或部门）工作会议
出席人员：中心（或部门）专员以上管理人员；
周期：每周一次，周一上午举行，为短会；
会议内容：本中心（或部门）上周工作总结、本中心（或部门）下周工作安排、公司情况传达；
主持人：中心总监或部门经理（主任）。

全体员工会议
出席人员：公司全体员工；
周期：每半年或一年、或不定期；
会议内容：公司生产、经营、管理情况通报，讨论职工关心的切身利益问题、与公司发展相关的合理化建议；
主持人：总经理（常务副总经理）。

质量分析会
内容：通报上个月客户投诉及处理情况，上个月各制造中心质量情况（包括各项质量数据的公布，质量目标的完成情况，上次会议提出的质量改善措施的落实情况，上个月存在的质量问题及初步原因分析等），讨论如何采取措施防范质量事故的发生，以提高产品质量和提升质量管理水平；
类别：根据讨论的范围不同，分为公司质量分析会和制造中心质量分析会；
出席人员：公司质量分析会由总经理（常务副总经理）、营销总监、行政总监、各制造中心总监、总监助理、品质部经理、物控部经理、车间班长及相关机长参加；制造中心质量分析会由制造中心总监、总监助理、品质部经理、QA组长、车间班长、机长、相关生产人员参加；
主持人：公司质量分析会由总经理（常务副总经理）主持；制造中心质量分析会由各制造中心总监主持；
周期：公司质量分析会于每月第一周周四召开，纸品制造中心质量分析会于每月第一周周三召开，印刷制造中心质量分析会于每月第一周周二召开，具体时间由中心安排。

销售会议
内容：通报上个月获得的订单以及完成的销售收入、回款的情况；
出席人员：总经理（常务副总经理）、营销总监、跟单组长、跟单员、相关业务员等；
主持人：总经理（常务副总经理）；
周期：每月第一周周下午召开。

工作汇报会
内容：下级向上级汇报指定内容；
出席人员：上下级或有关责任人；
主持人：上级主管；
周期：定期或不定期。

专题会议
内容：某一问题讨论和商定；
出席人员：有关人员；
主持人：相关主管；
周期：不定期或定期。

各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

会议组织
会议程序
一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：
确立会议议题；
安排会议议程；
发出会议通知；
会务准备；
做会议记录和摄像、录音；
整理会议纪要、决议；
相关领导阅改、签批；
印发有关部门、人员，并归档。

确立会议议题
会议的议题可能有以下的来源：公司领导提出和各部门提出，行政办公室收集等。经主管领导同意，即可召开会议。

对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。

对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：
1、会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议地点；6、会议议程；7、会议主持人；8、出席人员（名单）；9、会议财务（支出收入）预算；10、接待工作说明；11、现有筹备情况及进展；12、（可能）存在的问题、解决方案及要求；13、筹划备时间进度表等。

该报告批准后方执行。

提前发出会议通知
通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；
方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；
出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。

通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前张贴或发送。对重要会议须发几轮通知的，应做好每轮工作。

会务准备
会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、会议横幅、会场路线指引牌、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音、录像工具、茶水、饮料、水果或点心，会议礼品、停车位、贵宾接待室、投影仪、幻灯片和白板或黑板（必要时的翻译或辅助视听设备）等，应根据会议的内容和性质进行不同的准备。

各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。

几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。

一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。

各部门起草会议纪要的内容要求：
必须全面记录会议的内容；
必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点；
会议纪要必须做到全而精，要详略得当，