为规范公司的各项行政管理，经讨论研究特制定《福建德恒集团公司行政办公管理制度》，并予以下发，请遵照执行。本制度包括以下六个部分：
第一部分 《公司文书管理办法》
第二部分 《公司印信管理规定》
第三部分 《公司办公设备管理制度》
第四部分 《公司会议管理规定》
第五部分 《公司车辆管理规定》
第六部分 《有限公司图书资料管理规定》
特此通知！

福建德恒集团公司
二0一一年月日
第一部分 有限公司文书管理办法

总则

一、为规范公司的文书管理，保证公司的各项经营活动，特制定本办法。

二、本管理办法所指文书涵盖以下范围：
公司领导层决策文书以及下达的文件
部门合议与传阅的文件
契约书、证券、证书和劳动协议书
收支预算与决算书、帐本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书
志愿书、违约书、往来公文、专利证明和注册登记文书
往来书信、电报、任命书、意见书
各种报告、统计表
其中1、2项的处理，原则按公司会议结果及决定进行处理。

三、文书的机密分类：
机密文书：
绝密：指极为重要（其中包含绝密机要的重大事项）并且不得向公司内外无关人员泄露内容的文书
秘密：指次重要并且所涉及内容不得向公司内外无关人员泄露内容的文书
外密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书
普通文书：即非机密文书
四、公司文书的机密分类由总经理办公室确定，各级人员应严格保守文书的机密。

五、全部文书均归公司所有并收藏，由公司指派专人保管，任何个人不得私自占有。公司办公室是公司文书管理的具体组织实施部门，负责文书管理的具体实施方案。

文书的接收与处理

一、文件接收与拆验
到达本公司的文件由办公室负责签收，并按以下原则进行拆验处置：
1、普通文书由办公室收发人员开启或开封。

2、机密文书由总经理办公室主任负责开启处置。

二、文书的处理
1、编号登记：
文书开封后，由文书开封人员对文书进行编号登记，并在《文书接收登记簿》（附件一）上注明收发日期、文件标题与文件密级等内容。

2、呈阅：开封人员填写《文书阅办单》（附件二），并将《文书阅办单》粘贴在文书正面左上角，送总经理阅示。

3、批阅处理：总经理对文书内容阅示后，在《文书阅办单》上作出批示（在批示中应指明文书具体传阅对象或呈办人员，不需处理的签署“已阅”），将文书退还文书开封人员。

4、文书开封人员将文书及《文书阅办单》进行复印，原件归档保存，按批示要求将复印件转交相关人员操办或传阅。

5、文书档案部门的主管有责任根据指示督促有关部门或人员处理文书中指定的事项，防止文书的处理延迟或停顿，并且有权让有关责任者对拖延的原因作出说明。

文书的制作

文书制作包括拟办、核稿、会签及审批四个环节。

文书拟办
1、文书拟办人依照主管批示的来文、口令、口头指示、会议结果或者因本身职责而主动拟办的事项，拟具处理的办法。

2、拟稿应以简单明了的文体记述，采用标准简体汉字，同时应做到条理分明、措词简明扼要，避免使用艰涩的词句。

3、除特殊规定外，原则采用通常的横排方式书写。

核稿：
文稿拟定后，拟办人填写《发文稿纸》(附件三)的相关内容，将《发文稿纸》粘贴在文稿上连同文稿，送拟办单位的负责人审核。

会签:
1、承办单位主管核稿后，按本章第六点之规定交相关部门的主管会签。

2、会签单位的主管在会稿后应在发文稿纸上签名，以示确认并将文稿退还拟办人。

3、会稿时如有修改，不能将原有的字句抹掉，而应加以勾勒，在旁边添注。