文件资料管理程序
目 的
规定公司的文件在受控状态下运行，确保质量管理体系文件在使用及流转过程中的有效性。
保证各使用场所获得适当且为最新版本文件，避免误用失效和作废的文件。
范 围
适用于本公司质量管理体系文件，包括适用外来技术和质量文件、电子文件的管理。
职 责
部门（个人）
职 责
总经理
1、负责质量手册的批准
管理者代表
负责质量手册的审核
负责程序文件和管理类文件的批准
品质部
负责编制、会审、修订管理手册和程序文件
负责管理手册、程序文件和管理类受控文件资料的发放、管理和协调作业
编制和及时更新质量体系《受控文件清单》
技术部
负责技术类受控文件的编制、审核、批准
负责技术类文件的发放、管制与协调作业
负责外来技术文件的登记、发放。
各部门
负责本部门质量体系三、四级文件及记录表格的编制、审核
所有已生效的文件在本部门得以贯彻执行，并管理本部门的文件
编制并及时更新本部门《受控文件清单》
程 序
4.1公司受控文件结构规定
4.1.1第一级：质量手册（包含质量目标、过程绩效指标、质量方针）。将公司质量管理目标与质量保证体系整合，说明做哪些工作来确保质量运行符合TS16949 要求，用字母“A”表示类别。
4.1.2第二级：详述如何进行及完成质量手册内所表达的各类程序文件，用字母“B”表示类别。
4.1.3第三级：各类管理制度，规范等，用字母加数字“C1”表示类别，加工图、工程图纸、作业指导书、质量检验标准、包装作业指导书、QC工程表、工程变更通知书等各类作业文件、标准，用字母“C2”表示类别。
4.1.4第四级：表单、记录。为验证质量体系有效运作，而对各个事项持续不断加以记录，用字母“QR”表示。
4.1.5受控文件：分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制的文件，以保证文件始终反映现行要求。
4.1.6非受控文件：分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求的文件。
4.1.7废弃文件：已作废的任何文件。
4.1.8文本内容应有文件名称、文件编号、制定日期、修改版本、页码。
4.1.9程序文本格式内容如下：
1.0 目的、 2.0范围、 3.0职责、 4.0程序、5.0流程图(可选)、6.0记录/登记表、7.0 参考文件
文件编码规则
4.2.1一般文件编码规则：
HLLG–XX–XX-XX流水号
文件类别部门缩写代码
企业缩写代码
企业缩写代码
企业缩写代码为：HLLG。
部门缩写代码
部门
代码
部门
代码
部门
代码
公司
GS
总经理
ZJL
财务部
CW
销售部
XS
综管办
ZH
技术部
JS
生产部
SC
品质部
PB
采购部
CG
装备部
ZB

③文件类别
编号详见4.1中4.11-4.14所示。
流水号
各级文件流水号为01~99。
例：
注：记录编码详见《质量记录管理程序》。
4.2.2图纸编码规则
（1）产品图纸编码规则
HLX-{XXX-A×B-K}-XXX
产品图序号
产品规格
产品规格序号
产品系列号
企业缩写代码
企业缩写代码
有限公司企业缩写代码：HL。
产品系列号
各类产品系列号： 1—微通道扁管，2—大扁管， 3—铝型材。
产品规格序号
产品规格序号，为流水号，从1开始。
产品规格
产品规格：宽度（A）×厚度（B）-孔数（K）。
产品图序号
产品图