版次
制/修訂內容
制定人
審核人
生效日期
A/0
根據ISO9001:2008版和ISO14001：2004版標準要求首次發行核准人員
審核人員
制定人員
發行章
1. 目的
為確保公司的品質管理體系運作產生的記錄得到有效管理，使品質管理體系的實施及運作具有見證性和可追溯性，以及為內部審核和管理評審提供必要的依據。
2. 適用範圍
凡與品質管理體系有關的各項品質記錄與報告均適用，包含公司內管理類記錄、採購類記錄、檢測類記錄、生產類記錄、倉庫類記錄、校驗類記錄、供應商類記錄、客戶類記錄等的管理。
3. 名詞定義
3.1 記錄：為實施品質管理體系使用的各種表單，對活動的狀態和達到的結果所作的記載，稱為記錄，屬於一種特殊性的文件。
4. 職責
4.1 管理代表:外界人員調閱記錄、表單全冊和作廢記錄的核准。
4.2 品保部:負責表單編號管理,規劃表單格式,決定保存期限和表單全冊的制定。
4.3 各部門:各部門自行將本部門的記錄收集、統計、分析、分類歸檔等,按規定保存、保管，過期後銷毀。
5. 作業內容
5.1 記錄的種類：培訓記錄、儀器量具校驗記錄、供方和客戶記錄，內部審核記錄、管理評審記錄及產品生產過程記錄,目標方針監控記錄,不合格品記錄,糾正預防措施,資訊交流等。
5.2 表單的產生
5.2.1 表單伴隨品質手冊、程序文件、作業指導書等同時作成。其沒有固定格式,由制定部門根據需要自行決定,但需統一由文管中心確認和編號。
5.2.2 表單記錄應有唯一的名稱、編號,編號統一由文管中心按《文件與資料管制程序》進行,並記錄于《表單全冊》上。
5.2.3 所有記錄需注明保存期限,對於與品質活動有關的記錄保存期限為3年，其他的記錄由各部門自行訂定其保存期限，具體期限以《表單全冊》上規定的為准。
5.3 表單記錄的填寫要求
5.3.1 記錄必須清晰、完整、及時地填寫。
5.3.2 記錄之修改若有品質爭議時,塗改人須注明修改原因並簽名。
5.3.3 記錄如需修改時可在修改處劃線刪除並簽名。
5.3.4 有固定格式的記錄填寫不得有遺漏，未發生的欄目應以“/”或“∫”來表示。
5.3.5 記錄時不可用鉛筆和塗改液,如需要修改時在修改內容上劃線並簽名。
5.3.6 對於電腦列印的記錄，制定人的姓名可用電腦打出，會簽人、審核人和核准人必須由當事人簽名或蓋章。
5.4 記錄的整理
5.4.1 整理時應檢查記錄是否有經過確認、審核。整理人員在記錄保存前，要對記錄的填寫專案的完整性及簽名欄確認無誤。
5.4.2 記錄應保持清晰、完整。如出現字跡模糊，字體難以辨認，則由整理人員回饋給部門負責人及時查處和糾正。
5.4.3 文件或記錄不能剪貼。
5.5 記錄的歸檔
5.5.1 記錄使用的責任部門對記錄整理後歸檔，其方式有:
(1) 同一種記錄按主體、類別和日期先後次序排列。
5.5.2 為了便於查閱和索取，歸檔時不同記錄間必要時用分隔紙隔開，並做好標識。
5.5.3 歸檔時要具有可追溯性、聯繫性和可統計等功能。
5.6 記錄的保存
5.6.1 記錄的保存應放入文件夾中，文件夾上應附有標識。
5.6.2 不能裝入文件夾的記錄應存放在專櫃中妥善保管，避免在保存期內損壞、變質和丟失。
5.6.3 當記錄須裝箱保存時，應在外箱上注明記錄名稱和日期。
5.6.4 記錄的保存期限在《表單全冊》中予以規定，如超過保存期限仍需繼續保留的記錄，應另區分存放標識清楚。沒有明確規定保存期限的非標準格式的記錄，有關部門至少保存三個月。
5.6.5 保存時應考慮保存環境，按性質保存。以免損毀、變質與遺失，另還須注意防蟲、防火。
5.6.6 記錄也可採用電子形式保存。
5.6.7 當有外來的品質記錄需要保存作為依據時,由各相關部門保存。
5.7 記錄的查閱
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