1.目的：
1.1为了规范公司的文件管理体系，确保与产品或服务有关的管理体系文件或资料的符合性、适宜性和有效性，防止作废文件或资料的非预期使用，特拟制本程序。
2.适用范围：
2.1 公司所有与产品或服务有关的管理体系文件、资料、图纸、电子文档等，包括外来文件。
3.定义：
3.1 一级文件：手册类文件。该类文件是针对某项管理而制订的纲领性、根本性文件。
3.2 二级文件：程序类文件。该类文件是针对某项管理和作业而规定的工作过程和顺序，它是对手册类文件的支持。
3.3三级文件：分技术文件、管理规定、外来文件三类。技术文件含工位作业指导书、工艺参数、检验标准、操作规程、图纸、材料清单等；管理规定含二级程序文件引出的作业指引、各部门制订的规章、规定、制度类。外来文件含各类公司批准采用的国际、国家、部级、行业、地方的标准、法律法规和客户或供应商提供的文件等。
3.4 四级文件：记录、表格、联络单等。
3.5外发文件：指公司向客户、供应商或者其他单位发放的公司内部使用的文件。
4. 主要职责与权限
4.1 总经理：负责质量手册的审核和批准。
4.2 管理者代表：负责手册编制、程序文件、外来文件和外发管理类文件的批准。
4.3 行政部：负责公司文件的统一管理，并进行编码、保管、分发、回收、控制等工作，对各部门的文件管理工作进行稽核与监督。
4.4各职能部门：负责各部门程序文件的编制，及三级、四级文件的编制和审批。
4.5各部门文员负责本部门的文件管理，文件管理应根据本部门的文件特点对其进行定期整理和归档，归档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管，以便于查阅。
5. 作业流程图（参考附件）
序号
文件控制运作流程
责任部门
流程说明
相关记录


总裁办；
相关部门；
一级文件总裁办编写，二、三级文件相关部门编写。
《文件、表格发放/修改申》文件编写模板
总经理
相关部门
一级文件总裁审核，二级文件管理者代表审核，三级文件部门主管副审核。
相关文件
文控
各部门编写的文件在正式审核和批准前，须先将文件电子档提交给行政部，行政人员确认文件的格式后编号。
《（）文件总览表》
总经理
相关部门
一级文件总裁批准，二级文件管理者代表批准，三级文件部门主管副批准。
《文件总览表》
文控
行政人员根据《文件、表格发放/修改申请单》，首先录入《（）文件总览表》。
《（）文件总览表》
文控
下发文件时，应填写《文件发放回收登记表》。
《文件发放回收登记表》
文控
需求部门
文件下发时，行政人员需要求收文人签名。如更换版本需先回收旧版本文件在发新版本文件。
《文件发放回收登记表》
需求部门
文件使用部门应将文件放置在固定的保管场所并妥善保存、防止遗失和损坏，保管场所环境条件要合理、适宜。
《（）文件总览表》
总经理
相关部门
当使用部门(或内审)发现文件有不适用之处时，由原编制部门提出更改或作废，并应该有修改内容备注信息。
《文件、表格发放/修改申》文件接收部门
文件接收部门保管好接收文件，保证使用最新版本文件。
《（）文件总览表》
6. 流程内容：
6.1 文件的拟制、会签、审核与核准
6.1.1 文件编写要求依《文件编写规则》相关规定执行。
6.1.2 公司管理体系文件的编制、审核、核准按下述规定执行：
序号
文件类别
拟制
审核
批准
控制部门1 管理手册
管理者代表
总经理
总裁
行政部2 程序文件
部门主管
主管副总
管理者代表
行政部3 技术性文件
项目责任人
部门主管
主管副总
行政部4 非技术性文件
主要负责人
部门主管
主管副总
行政部5 外来文件
―――
主要使用部门主管
管理者代表
行政部6 记录、表单
与相关文件同时进行拟制、审核和批准
行政部
6.1.3 外来文件只对其适用性和是否是有效版本进行审核和批准使用。
6.1.4行政