ICS0114020
CCS A.14 .
中 华人民共 和国档案行 业标准
DA/T32—2021
代替 DA/T32—2005
公务电子邮件归档管理规则
Rulesforfilingandmanagementofofficialelectronicmail
2021-05-26发布 2021-10-01实施
国家档案局发 布
1
DA/T32—2021
前言
本文件按照标准化工作导则 第部分标准化文件的结构和起草规则的规定
GB/T1.1—2020《1 :》
起草。
本文件代替公务电子邮件归档与管理规则 与 相比除结构调
DA/T32—2005《 》,DA/T32—2005 ,
整和编辑性改动外 主要技术变化如下
, :
将总则更改为 管理原则 和 管理职责明确管理原则和相关各方职责见第 章 第章
———“”“ ” “ ”,( 4、 5,
年版的第章
2005 4);
增加了公务电子邮件系统和电子档案系统建设的有关规定见第 章
———( 6);
对公务电子邮件归档范围及保管期限进行了明确规定 明确了归档后原系统中文件保存时间
———,
和不属于归档范围的电子邮件的保存期限删除了公务电子邮件保管环节制作备份等内容。 ,
因相关标准已完善不再单独规定见第 章年版的第章
, ( 7,2005 9);
增加了公务电子邮件的形成要求 见第 章
———(8);
增加了公务电子邮件的归档方式 归档格式及元数据等相关要求 见第章 附录
———、( 9、 A);
删除了公务电子邮件收发文登记表的相关规定 见年版的附录
——— ( 2005 A);
请注意本文件的某些内容可能涉及专利 本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 。
本文件由国家档案局提出并归口。
本文件主要起草单位深圳市档案馆 交通银行股份有限公司 国家档案 局 经 济 科 技 档 案 业 务 指
:
导司。
本文件主要起草人 黄俊琳 姜延溪蔡盈芳沈明智 车昊珈周骅付晓莉邹彬曾宁张相张晶晶
: 、
袁瑞杨国柱
、 。
本文件所替代文件的历次版本发布情况为
:
———DA/T32—2005。
2
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DA/T 32—2021
公务电子邮件归档管理规则
1范围
本文件确立了公务电子邮件的形成收集整理归档的程序与规则
、 。
本文件适用于机关 团体企业事业单位其他组织 以下简称单位及个人公务活动中形成的电子
、 ( )
邮件归档工作。
2规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款其中注日期的引用文。 ,
件仅该日期对应的版本适用于本文件 不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改单适用于
,;,()
本文件。
电子文件归档与电子档案管理规范
GB/T18894
中文电子邮件地址邮件头格式技术要求
GB/T32397
信息安全技术 电子邮件系统安全技术要求
GB/T 37002
归档文件整理规则
DA/T22
文书类电子文件元数据方案
DA/T46
文书类电子档案检测一般要求
DA/T70
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
31
.
电子邮件 electronicmail
由电子计算机生成 处理并通过电子邮件系统经由通信网络发送和接收的电子信息
、 , 。
32
.
公务电子邮件officialelectronicmail
单位或个人在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。
33
.
公务电子邮件系统officialelectronicmailsystem
用于产生 传送接收阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统
、 。
34
.
EML格式文件 EMLformatfile
内容编码采用 格式多用途互联网邮件扩展遵循
MIME( MultipurposeInternetMailExtensions),
及其后续扩展 一般由邮件头和邮件体两部分组成可保留电子邮件原有的格式和标
RFC822, ,HTML
题的多用途互联网邮件扩展格式文件。
4管理原则
41单位应制定公务电子邮件归档管理制度 配备必要的技术措施确保公务电子邮件及时归档并保
. , ,
3
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DA/T32—2021
证公务电子邮件档案的真实性完整性 可用性和安全性
、、。
42公务电子邮件的收集鉴定整理归档保管移交等环节应纳入单位电子文件归档和电子档案管
.、
理程序及相关人员的岗位责任实行全过程管理与监控
, 。
43应明确规定公务电子邮件归档的时间范围技术环境 相关软件 版本数据类型 格式被操作数
. 、
据 检测数据等要求 保证归档公务电子邮件的质量
、, 。
44公务电子邮件形成收集整理保存等关键业务过程应按照形成元数据形成的元数据
. 、 DA/T46,
与公务电子邮件同捕获 同归档
、 。
5管理职责
51产生和接收公务电子邮件的部门和人员负责公务电子邮件的收集鉴定整理并定期移交档案
. 、、 ,
部门。
52档案部门负责制定公务电子邮件归档的制度对公务电子邮件归档工作进行业务监督和指导 接
. ,;
收归档公务电子邮件负责公务电子邮件档案的保管 鉴定统计利用及处置
, 、。
53信息技术部门负责公务电子邮件系统接口及相关公务电子邮件基础设施的建设 运维工作
. 、 。
54安全保密部门负责公务电子邮件归档管理过程的安全保密管理
. 。
6系统建设要求
61公务电子邮件系统建设与运行要求
.
611 公务电子邮件系统的建设 应符合 中有关电子邮件系统信息安全要求包括公务
..,GB/T37002 ,
电子邮件系统的技术安全要求管理安全要求和运行安全要求
、 。
612 公务电子邮件系统形成的邮件地址邮件头格式应符合中有关编码格式语法等
.. 、 GB/T32397
要求。
613 公务电子邮件系统应能输出规范的 格式文件或其他包含完整的原始邮件信息的可归档
.. EML
格式文件 或具有归档电子邮件的接口接口功能符合归档要求 接口输出数据应包含完整的原始邮件
, ,
信息。
614 公务电子邮件系统或其备份系统能按 的要求 形成元数据
..DA/T46 ,。
62电子档案管理系统要求
.
621 具有接收 含批量 公务电子邮件归档的功能接口 并能正确解析 验证格式文件或其他
.. () , 、EML
归档信息包文件 形成归档电子文件及其元数据
,。
622 支持按照的要求进行真实性完整性可用性 安全性检测
.. DA/T70 、、、。
623 其他功能符合国家有关电子档案管理系统功能要求
..。
7公务电子邮件归档范围及保管期限
71单位应结合业务实际确定公务电子邮件归档范围和划定具体保管期限 公务电子邮件保管期限
. 。
定为永久 定期两种 定期分为年 年
、 , 30、10。
72归档的公务电子邮件归档后应在原电子邮件系统中保留至少 年
., 1。
73不属于归档范围的公务电子邮件数据也应在原电子邮件系统中保留至少年
. , 1。
4
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8公务电子邮件的形成
81公务电子邮件标题应简明扼要能反映发送邮件内容等
., 。
82公务电子邮件内容应尽可能在正文中体现对于无法在正文中表示的内容 可采用邮件附件的方
.。 ,
式随电子邮件正文一起发送。
83公务电子邮件附件应使用与邮件标题具有相关性的名称 格式应尽可能符合电子档案存储格式要
.,
求原则上不得对附件加密 如不符合电子档案存储格式要求的应进行转换如无法转换为符合电子档
, 。 ,
案存储要求格式的应在邮件附件中加挂能阅读和处理该附件的软件
, 。
84公务电子邮件落款应与邮件撰写人账号保持一致 发送日期与实际相符
. ,。
85公务电子邮件元数据应符合的规定时间元素值应尽可能精确至秒 对于涉及多时区的
. DA/T46 , ,
事务应保留时区信息
,。
9公务电子邮件归档收集
91发送公务电子邮件的无论是单发还是群发邮件 均由发件人提交归档接收外部电子邮件的应
., ,;,
在收件人范围内指定责任人提交归档。
92移交归档责任人定期或实时将办理完毕的公务电子邮件及其元数据以格式文件或其他格
.EML
式通过接口或离线方式提交电子档案管理系统电子档案管理系统解析出电子邮件的正文附件及元
, ,、
数据信息归档 采用定期归档的应于次年月日前完成上一年度的所有电子邮件提交归档工作。 630。
93同一主题有多件公务电子邮件需归档时 应按往来记录逐封归档 并保持其关联关系
. , , 。
94公务电子邮件提交电子档案管理系统应按照的要求进行检测
. DA/T70 。
公务电子邮件源格式符合归档要求的直接采用源格式归档源格式不符合归档要求的应转换为符。
合归档要求的格式不同的公务电子邮件根据其所属档案的类别要求确定归档格式 推荐如下。 , :
版式文件格式采用不具备 条件用 格式
———OFD, OFD PDF、PDF/A。
公务电子邮件正文以版式文件格式归档 附件可以版式文件
———, 、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、
等通用格式或将公务电子邮件及其附件按顺序合并转换为一个版式文件 若附件是独
PNG ; 。
立文件 格式如下
,:
● 二维矢量文件以等格式归档
SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF;
● 三维矢量文件应转换为格式归档
STEP;
● 数据库文件以等格式归档或将应归档数据库数据转换为版式文件
ET、XLS、DBF、XML ,
归档
;
● 录音类电子文件以 等格式归档
WAV、MP3;
● 录像类电子文件以等格式归档
MPG、MP4、FLV、AVI ;
● 网页社交媒体类电子文件按相关规定要求格式归档
、;
● 其他专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档无法转换的应将能读取该邮
,
件特殊格式文件的软件一并归档。
95公务电子邮件归档时应完整捕获元数据 公务电子邮件元数据与 部分元数据对照关系
. 。DA/T46
见附录其他元数据捕获按照 的要求进行
A, DA/T46。
10公务电子邮件归档整理
101归档公务电子邮件应按照所制定的保管期限表划分保管期限
.。
5
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