德阳亨宇汽车销售服务有限公司
客户档案管理制度
一、客户档案管理的目的：
1、避免客户档案流失；
2、保证客户档案归档的及时性，准确性；
3、保证档案的规范管理并符合厂家要求。
二、档案管理部门及要求：
1、客服部作为公司客户车辆档案的专业管理部门；长期对公司客户车辆档案进行有效管理。
2、 客服部指定档案接收人，按规定期限对销售部和服务部上交的档案进行接收并填写《档案交接表》。
3、对上交档案按照销售客户档案管理标准和服务档案管理标准进行100%的检查审核，对不合格档案发回原处整改，并进行《不合格档案记录》，计入KPI考核。
4、对上交档案数量与系统数量进行核对，与系统数量不符，填写《档案缺失报告》并限期2日内上交。
5、 特殊情况导致的档案未上交（如未开发票等），填写《未上报记 录》注明原因及车辆相关信息。
三、 档案管理原则：
所有客户车辆档案实行“一车一档制”管理，审核后归档。
四、 档案管理期限：
1、 所有客户车辆档案的在修车辆按其末次维修期延长5年保管；
2、 3年内客户车辆没有在本店维修、保养记录，自建立档案时起保管5年，5年期满转入档案库封存。
五、档案管理检查标准：销售档案管理检查标准及要求
1、销售档案整理顺序
（1）《购车协议书》、
（2）《购车发票》、
（3）《合格证复印件》、
（4）《身份证/组织机构代码证》、
（5）《保险发票》、
（6）《客户交车表》、
（7）《PDI保养表》
2、销售档案检查标准：
（1）《购车协议书》需要填写完整需要填写内容的地方可标注“无”的字样或者打√。合计金额仔细核对后再填写。必须有销售经理签字确认
（2）《购车发票》发票购车单位需要与《车主身份证/组织机构代码证》一致。
（3）《合格证复印件》清楚。
（4）《身份证/组织机构代码证》需要与《购车发票》的名称相符。
（5）《保险发票复印件》清楚
（6）《客户交车表》填写必须完整，不需要填写内容的地方可标注“无”的字样或者打√
（7）PDI：商品车入库后，由库管员将钥匙统一交给服务部前台并做好记录。服务前台协调服务顾问为车辆进行预PDI检测，并且需要有：库管员签字、执行人签字、销售负责人签字。（三个人签字）。
3（1）销售档案每月7号之前交至客服部，销售顾问在车辆交车后按标准将档案整理好，交于销售信息员。销售信息员进行保管并登记。如不能及时上交档案说明原因并承诺上交时间，要有销售经理签字。
（2）如发现不合格档案，按KPI考核扣分。
（二）服务档案管理检查标准及要求
1、服务档