工作说明书
岗位名称
总裁办公室接待员
岗位编码
0002005
所在部门
总裁办公室
现任者
薪资等级
现任职人数
批准人
(自行填入)
填写人
(自行填入)
制表日期
2016年1月19日星期二
批准日期
填写日期
组织中的位置
直接上级
总裁办公室副主任
直接下级
内部关系
集团各部门
外部关系
集团所属单位
晋升与职务轮换
晋升岗位
总裁办公室副主任
轮换岗位
总裁办公室秘书、总裁办公室机要员、总裁办公室档案管理员
工作概要
负责对集团客户信息的接收、记录工作；负责样品室的日常管理工作以及来访活动中的产品讲解工作；协助办公室主任、副主任办理正式性来访活动的准备工作；负责集团礼品的购入与发放管理；负责集团通讯、餐饮、住宿费用的日常管理。
岗位职责、工作清单
1、接受客户信息及处理
(1)、接受与收集客户咨询、建议等[提报]
(2)、协助处理用户咨询、建议、投诉等[提报]
(3)、协调经销商与公司的产品代理业务纠纷[提报]
2、领导预约管理
(1)、公司客户预约会见公司领导[承办]
(2)、公司员工预约向公司领导汇报工作[承办]
(3)、政府及上级部门预约会见公司领导[承办]
(4)、协助公司领导预约会见员工、客户及其他人员[承办]
3、样品室管理
(1)、整理样品室的产品摆放[承办]
(2)、样品室部分产品的常规性调换与补充[承办]
(3)、样品室部分产品价格牌的常规性调换与补充[承办]
(4)、样品室部分产品及企业宣传资料的常规性调换与补充[承办]
(5)、样品室展品、摆放、卫生等情况常规性检查[承办]
(6)、样品室环境卫生的日常维护[承办]
(7)、样品室供电设备及其他设备的检查与维护[承办]
(8)、样品室展台的日常维护与常规性建设[承办]
(9)、样品室展品运行情况的常规性调试[承办]
(10)、重大参观活动期间的样品室大规模调整[承办]
(11)、样品室讲解员的接待礼仪培训[承办]
(12)、样品室讲解员的产品专业知识及企业知识培训[承办]
(13)、样品室展品的实物登记台帐的管理[承办]
(14)、样品室展品及宣传品的交接与登记[承办]
(15)、样品室展品及其他设备帐实不符问题的处理[承办]
4、对外接待
(1)、接受有关方面正式性来访的文件、电话、传真[承办]
(2)、依据批示通知有关参加接待[承办]
(3)、与参与接待的领导或人员进一步沟通接待活动事宜[承办]
(4)、正式性来访接待活动样品室、会议室、礼品、车辆等准备[承办]
(5)、正式性来访接待活动的实施[承办]
(6)、正式性来访餐饮及住宿等事项的安排[承办]
(7)、接受政府及上级主管部门临时性来访的预约事项[承办]
(8)、政府及上级主管部门临时性来访活动的登记[承办]
(9)、业务单位来访接待[承办]
(10)、核实业务客户来访的意图、行程、背景等各方面的资料[承办]
(11)、协调有关部门及人员参与业务单位来访的具体活动[承办]
(12)、各类来访活动的车辆、行程、会议室、水果、接待设备及资料等具体事务安排[承办]
(13)、各类来访活动的欢迎字幕准备工作[承办]
(14)、各类来访活动的陪同及样品室讲解[承办]
(15)、所属企业客户参观样品室[承办]
(16)、为所属企业协调参观其他企业生产现场事宜[承办]
(17)、上报和取送有关接待文件资料[承办]
(18)、每天更换欢迎字幕；制做宣传标语[承办]
5、电话接待
(1)、客户电话联系集团高层领导[承办]
(2)、向集团领导汇报客户电话联系的相关事宜[承办]
(3)、向客户电话反馈领导意见[承办]
(4)、向有关职能部门、所属企业及人员转达领导对客户联系事宜的处理意见[承办]
(5)、接受客户或其他内部人员的电话咨询[承办]
(6)、接受客户的电话投诉事宜[承办]
(7)、接受和处理客户的电话业务洽谈事宜[承办]
(8)、协调有关部门和单位处理客户电话反映的问题[承办]
(9)、电话接待登记[承办]
(10)、电话接待信息阶段统计和分析[承办]
6、信函处理
(1)、处理每天的来信来函[承办]
(2)、每天来信来函登记[承办]
(3)、将集团领导的处理意见及信件转发到相关部门、单位及人员[承办]
7、礼品管理
(1)、确定礼品价格并购买、结帐[承办]
(2)、礼品的接受、入库、归类[承办]
(3)、办理各部门申请、领用礼品[承办]
(4)、发放礼品[承办]
8、餐饮及住宿费用管理
(1)、安排领导在外宴请客户定餐事宜[承办]
(2)、登记餐费报销[承办]
(3)、找领导申请报销[承办]
(4)、为来访客户预定住宿宾馆[承办]
(5)、为集团领导外出安排住宿[承办]
9、交通安排
(1)、为各部门办理机票、火车票预定以及送票事宜[承办]
(2)、为各部门安排商务用车[承办]
10、通讯费用管理
(1)、每月交纳固定电话及手机费用[承办]
(2)、登记集团人员电话费用报销[承办]
(3)、核对帐单，并根据消费帐单，分列部门费用[承办]
(4)、编写集团通讯费用审核通知并请示领导签字[承办]
(5)、制定每月固定电话及手机费用考核表[承办]
11、通讯设备管理
(1)、办理集团固定电话、移动电话的设备管理事务[承办]
12、领导办公室整理清洁
(1)、清理会议室及四楼总裁办所属仓库[承办]
(2)、打扫领导办公室[承办]
(3)、打扫会议室卫生[承办]
13、综合管理
(1)、办理集团领导印制名片事宜[承办]
(2)、办公室设施的维修、维护[承办]
(3)、领导其他工作（定餐、派车等）[承办]
14、程序文件管理
(1)、收集分析管理漏洞或存在的缺陷[承办]
(2)、组织公司文件相关人员进行讨论[承办]
(3)、制定、修订部门管理程序文件[承办]
(4)、程序文件的讨论、再修订、会签[承办]
(5)、管理程序文件发布、宣贯、执行[承办]
15、临时性工作
(1)、为业务关系单位协助与集团相关的业务[协办]
(2)、统计本部门男女职工工作服型号并到人力资源部量体[承办]