工作说明书
岗位名称
股份总经办行政主管
岗位编码
0163003
所在部门
股份总经办
现任者
薪资等级
现任职人数
批准人
(自行填入)
填写人
(自行填入)
制表日期
2016年1月17日星期日
批准日期
填写日期
组织中的位置
直接上级
股份公司总经办主任
直接下级
内部关系
公司各部门
外部关系
集团各职能部门，劳保用品供应商，计生委，行政办公用品供应商等
晋升与职务轮换
晋升岗位
股份公司总经办主任
轮换岗位
(自行填入)
工作概要
(自行填入)
在总经办主任的领导下，积极做好股份公司的行政管理、员工班车管理、员工餐饮管理、办公用品管理、劳动保护用品管理、计划生育管理、福利管理等，围绕公司经营发展，提供最充足及时的后勤保证，免除后顾之忧，全力推动公司一线工作的开展。
岗位职责、工作清单
1、审阅单据
(1)、审批辞职人员物资清单[审核]
2、部门预算和费用管理
(1)、审批行政费用[审核]
(2)、提报月度工作计划、费用预算、资金预算[承办]
(3)、整理登记各种费用台帐、调帐[承办]
(4)、找领导审批签字费用[承办]
(5)、到财务管理部门办理领取支票、支付劳保、办公用品等供货厂家[承办]
(6)、办理员工餐费、班车费割帐手续[承办]
(7)、交纳各公司员工餐费、班车费，办理割帐、登记台帐[承办]
(8)、核对费用支出帐务[审核]
(9)、根据计划完成情况进行经济分析[承办]
(10)、到财务管理部门对帐、编制费用预算执行情况分析表[协办]
(11)、编制年度费用预算[承办]
(12)、月度、年度费用分析[协办]
3、员工班车管理
(1)、审核汇总办理员工班车证[审核]
(2)、审核汇总各部门的周末的加班餐、加班班车票提报集团[审核]
(3)、领取加班车票下发各部门[承办]
4、行政管理
(1)、安排行政人员调整办公室[承办]
(2)、安排行政人员调整贵宾室并处理办公用品[承办]
(3)、编制公司年度、月度行政管理工作计划并组织实施[承办]
(4)、编制行政管理程序文件及考核细则[承办]
(5)、制定各部门费用年度定额计划并控制执行[承办]
(6)、修改程序文件[承办]
(7)、整理文件资料[承办]
(8)、制定下发通知[承办]
(9)、联系安装维修窗帘、检查验收[承办]
(10)、检查考核各部门办公现场7S执行情况并提出整改意见[承办]
(11)、负责办公设施的维护、维修工作[承办]
(12)、及时上缴物业管理费[承办]
5、办公用品管理
(1)、审批印刷申请[审核]
(2)、安排行政规范办公印刷品申请制度[承办]
(3)、沟通印刷员工手册及价格[承办]
(4)、下发委托印刷单印刷办公用品[承办]
(5)、根据各部门提报计划及申请，落实需求采购配备办公、土杂品等[承办]
(6)、汇总各部门申报办公、土杂品等计划[承办]
(7)、电话通知提报计划[承办]
(8)、根据库存制定月度办公、土杂品等采购计划通知共货单位送货[承办]
(9)、到仓库检查验收办公、土杂品等物品[承办]
(10)、审核发放各部门办公用品、土杂品并核算登记台帐[承办]
(11)、监督考核各部门的使用情况[承办]
6、劳动保护用品管理
(1)、落实管理人员的工作服招标制作情况[承办]
(2)、工作服制作事宜[承办]
(3)、定做工作服的订货合同交财务部审核存档[承办]
(4)、审核、发放各部门劳动保护用品、工作服并登记费用台帐，回收废旧物品[审核]
(5)、核对月度采购劳保用品数量办理入库手续并到财务办理挂帐[承办]
(6)、汇总各部门提报年度工作服型号，组织员工量体[承办]
(7)、协调沟通工作服招标、选样事宜[承办]
(8)、参加工作服招标会[承办]
(9)、电话通知厂家送工作服[承办]
(10)、工作服到货去仓库验收、报价[承办]
(11)、电话通知各部门领取工作服[承办]
7、内部员工餐饮管理
(1)、与行政主管和财务部沟通，落实出差人员餐费支付问题，并规范程序[承办]
(2)、与有关部门领导开会研究餐费控制问题[承办]
(3)、制定出差期间人员无餐费补贴的规定[承办]
(4)、审批行政餐费补充通知[审核]
(5)、安排行政主管联系集团食堂准备招待客户餐的情况[承办]
(6)、协调集团经济运行部要求食堂安排单间接待客户就餐[承办]
(7)、审核汇总、核算、办理各部门员工餐费第一、二、三次充值[审核]
(8)、到集团、食堂核对月度餐费[承办]
(9)、审核登记加班餐费[审核]
(10)、办理客户餐票[承办]
(11)、每月不定期对饭菜质量、服务等项目进行调查，反馈有关部门对食堂进行考核[承办]
8、员工各项福利的发放
(1)、发放月度员工生日蛋糕票[承办]
(2)、审核登记各部门员工独生子女托幼费、学费的报销金额[审核]
(3)、负责节假日礼品的采购及发放[承办]
(4)、协调集团搞好员工的住宿管理并及时上缴费用[承办]
(5)、负责员工平日生活福利采购及发放[承办]
(6)、做好员工夏日防暑降温工作，及时发放降温费[承办]
9、计划生育管理
(1)、通知已婚女员工查体[承办]
(2)、到集团计生办查看已婚妇女查体状况[承办]
(3)、根据上级要求制定计划生育目标管理年度责任书并组织签定[承办]
(4)、根据责任书进行监督考核[承办]
(5)、及时传达、宣传上级文件精神并贯彻执行[承办]
(6)、做好未婚、已婚妇女的建档登记工作[承办]
(7)、做好流动人口的管理工作[承办]
(8)、根据政策落实独生子女、晚婚、晚育员工的待遇[承办]
(9)、及时上报各种报表[承办]
10、绩效管理
(1)、部门员工工作的检查[协办]
(2)、部门员工业绩和行为评估[协办]
(3)、部门员工任职资格的评估[协办]
11、部门制度流程及规范建设
(1)、制订部门年度和月度工作计划[协办]
12、费用报销
(1)、审核费用报销单[复核]