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2适用范围
本程序适用于各管理体系的所有过程及其活动中有关文件的控制。
3职责
3.1.总经理负责批准发布管理体系手册和程序文件。
3.2.管理者代表负责审核体系手册和程序文件。
3.3.管理体系小组负责组织体系手册和程序文件的编制。
3.4总经办文控中心负责体系文件包括外来管理标准的归口管理。
3.5.工程部负责技术文件和资料及外来技术标准的编制及临时管理。
3.6.各部门应做好公司及部门下发的相关文件的管理、宣贯、执行和效果评估等工作。
3.7管理体系小组负责对公司现行体系文件的定期评审。
4措施和方法
4.1文件的分类
4.1.1按文件性质分类
a）管理文件，包括：
——管理体系手册（包括形成文件的管理方针和管理目标）；
——程序文件（为管理体系所编制）和管理标准；
——过程控制所需作业指导书和工作标准；
——标准和管理文件要求的记录。
b）技术文件，包括：
——设计文件（包括产品标准、产品图纸、产品规格书、产品说明书等）；
——工艺文件（包括工艺文件、检验要求、产品承认书、采购要求等）。
c）外来文件，包括：
——有关法律法规性文件（包括有关质量法、劳动法、环境、安全政策等）；
——有关产品标准（包括国家标准、行业标准、地方标准、顾客提供的标准等）。
4.1.2按管理层次分类
——A级文件：管理手册；
——B级文件：程序文件和管理标准；
——C级文件：除管理体系手册、程序文件和管理标准以外的所有文件。
4.1.3按文件载体分类
——纸质文件（人眼直接可看到内容的一般印刷在纸质介质上的文件）；
——电子文件（需采用电子设备和软件解读的文件，其储存介质有光盘、U盘、硬盘等，格式如OFFICE文件、CAD文件、媒体文件、数据库文件等）。
4.2文件的编号与版本
4.2.1编号按标准化手册有关规定：
a）管理文件编号
Q/GYXXXXX-XXXX
备注:作业指导书将根据用途进行分类，用字母代表。
b)技术文件和图样编号：按技术文件管理办法执行。
c)外来文件编号：按各自原来的编号，原来没有编号的可按类别和序号进行编号。
d)公司公文类的通知、通报、通告、决定的编号
GY（XXXX）XX第XXX号
顺序号
部门分类号
年号
公司代号
注：公司级通知、任命等均采用红头文件的格式，部门级按统一的格式。
e)记录编号
GYRXXXXXX
4.2.2文件版本和标识
4.2.2.1文件版本号
a)文件首版一律为A：换版为B、C依次类推；
b)文件未修改为O，第1次修改为1，第2次修改为2，依次类推。
4.2.2.2文件标识
文件受控标识按本程序4.4.1条规定，并在文件封页同时加盖“受控”标识，“非受控”文件不标识，作废文件加盖“作废”标识，如该文件需保留再加盖“保留”印章标识。
4.3文件的编写和审批和归档
4.3.1各管理手册由公司管理体系小组负责组织编写，经管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2程序文件由总经办负责组织各部门编写，经管理者代表审核，常务总经理批准。
4.3.3其他管理文件分别由相关部门编制，经总经办审核，管理者代表批准。
4.3.4技术文件由工程部门编制，项目工程师审核，工程部经理或总经理批准。
4.3.5对外来文件的引用，要管理者代表审核其适应性，总经理批准后使用。
4.3.6管理类文件审核后由总经办文控员给出文件管理号和顺序号并纳入文件目录，技术类文件审核后由工程部标准化员给出文件编号并纳入技术文件目录，批准后的文件电子版交总经办文控中心归档。
4.3.6所有经批准的管理性文件均由总经办资料员进行分类归档，按文件分类原则做好管理台帐随时备查，确保未经归档的文件私自在企业里流通。
4.4文件的发放领用和借阅
4.4.1文件管理部门根据对体系有效运行的需要拟定“文件发放表”，经文件批准人审批后，复制所需文件的份数，再进行发放。
4.4.2公司范围内发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”印章，注明分发号，分发号一般以部门编号为主，如同一部门分发多份文件的，应在部门编号后添加二级分发序号，同一文件的分发号不得重复。向顾客提供的文件为“非受控”文件，不盖印章。
4.4.3文件发放时办理登记手续，由部门主管在文件发放表上签字后领取，受控文件的分发号应在文件发放表上注明，可追溯该文件领用的部门及领用人，各使用部门收到文件后及时按文件类别登记在部门文件清单上，以达到方便检索的目的。
4.4.4当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由文件管理部门收回销毁。
4.4.5若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应给予新的分发号，并注明原文件分发号作废。
4.4.6提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。
4.4.7条件许可时，部分文件将采用电子文档的格式储存于公司指定的数据库中，并根据需要制定《电子文件使用权限表》，规定该文件在网络上使用的人员名单和权限范围，由总经理批准后交总经办网管设定执行。
4.4.8根据文件的机密程度和规定的权限（超越权限的要经文件控制部门批准），查借人到档案部门或文件管理部门查、借文件，必须先在“文件查阅登记表”上登记签字，查、借阅文件应按期归还。
4.5文件的宣导
文件批准后使用前应对适用的部门相关人员进行培训和宣导，确保文件的内容和精神被正确理解，从而保障其发挥预想的作用。
4.6文件的评审
4.6.1新文件批准发布后，在三个月的试运行期内，各使用部门应根据实际运用情况对其符合性和可操作性进行评审，并将合理的建议及时反馈到文件管理部门。
4.6.2每年管理评审后或文件运行环境因素发生重大改变时，管理者代表和公司管理体系小组应组织文件使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订。
4.7文件的更改
4.7.1体系文件的更改，由总经办组织实施。填写“文件更改单”，经原文件批准人批准后实施。若指定其他人员审批时，应获得审批所需依据的有关背景资料。
4.7.2文件更改时，要按规定做好记录，保存更改单，适用时收回相应作废文件。
4.7.3文件更改的方式，如换版、换页、局部修改等，需在“文件更改单”中注明。
4.8文件的保存及销毁
4.8.1文件管理部门应建立“文件控制清单”，对文件的状态和有效性进行管理。
4.8.2所有的文件原稿及其“文件发放表”由文件管理部门统一保存。各部门设专人或兼职人员负责管理相关的文件及文件领用表，编制部门文件清单，并用专用的文件夹（盒）存放，以方便存取和查阅。
4.8.3所有文件条件许可时必须制作成电子文档进行管理。
4.8.4与管理体系相关的文件，应分类存放在干燥、通风、安全的地方。
4.8.5确保文件整洁和清晰，任何人不得在受控文件上涂画、拆页。
4.8.6文件报废应在“报废文件资料登记表”上记录，经总经理审批，技术文件可由工
