程 序 文 件
（依据GB/T19001-2008idtISO9001：2008）

文件编号：Q/MS-2-A

版 本 号：A

分 发 号：07

持 有 者：认证公司

受控状态：受 控

编写：白庆增

审核：吴新罗

批准：李达明

颁布日期：2015/01/10生效日期：2015/01/20
目 录

序号
程序文件编号
程序文件名称
页码

01
Q/MS-2-423-A
文件控制程序02
Q/MS-2-424-A
记录控制程序03
Q/MS-2-822-A
内部审核控制程序04
Q/MS-2-83-A
不合格品控制程序05
Q/MS-2-85-A
纠正和预防措施控制程序
10

06
Q/MS-2-56-A
管理评审控制程序
12

程序文件修改控制

章节号
修改内容摘要
修改人/日期
审核/人日期
批准人/日期

文件控制程序（Q/MS-2-423-A）
1 目的
为确保所有文件的使用者都能及时获得适用文件的有效版本，对文件和资料进行控制，使所有使用文件和资料的场所，都能得到相应有效版本，并及时收回无效或作废文件，以保证达到产品质量目标和促进质量管理体系的有效运行。

2 范围
本公司各部门的外部文件及内部文件的控制。

3 职责
（1）办公室负责本公司文件的综合管理。

（2）管理者代表、总经理负责对本公司级文件的审核、批准。

（3）各部门负责本部门文件的编制、审核、批准。

4 管理程序
4.1 外来文件
4.1.1 法律、法规、标准、上级公文
（1）法律、法规、标准等文件由办公室负责收集、购买、建立“文件一览表”，并将文件分发到文件的使用部门。办公室定期（每年）、不定期查询该类文件的最新版本并及时更换，各部门均有责任查询本部门该类文件的版本有效性，并及时通知办公室。

（2）上级公文由办公室统一收集、发送或呈报本公司领导批阅，办公室做好公文的收发登记，收发内容包括：文件名、发文单位、文件数量、发文时间、收文时间、收文人、转发时间、转发部门、转发数量。上级公文如需保存，各部门阅后统一送交办公室收存。

4.1.2 合同文件
（1）材料及设备的采购由供销科负责，采购文件包括：采购合同、设备资料、材料供方的相关资料等。采购合同需经总经理批准，采购合同由供销科保管，设备资料、材料供方资料（企业简介、证明）由供销科保管并建立“文件一览表”，同时报送办公室备案登记。

（2）供销科负责与顾客签订销售合同，重大合同需经总经理批准。合同文件、顾客提交的资料（对产品的要求、数量）由供销科负责保管、移交，顾客提交的资料由供销科初步验证合格后移交生产科。

4.2 内部文件
（1）质量手册、程序文件、本公司管理制度由总经理、管理者代表组织各部门骨干编制，管理者代表审核，总经理批准。

（2）各部门内部使用文件由各部门自行编制，技术文件由品技科编制，部门负责人审核、批准。各部门建立各自的“文件一览表”，每年更新一次，并报办公室备案登记。

（3）内部文件由办公室建立“文件一览表”，负责文件的印制、发放、回收、销毁。

（4）办公室统一规定本公司文件的编号规则，外部文件不进行编号，质量手册编号为：Q／MS-1-A；程序文件汇编编号为：Q／MS-2-A；单个程序文件编号为：Q／MS-2-XXX-A；本公司管理制度及作业指导编号为：Q／MS-3-YYY-A。编号中的Q代表质量管理体系；MS代表本公司名称；1代表第一层文件；2代表第二层文件；3代表第三层文件；A代表版本号；XXX代表ISO9001：2008标准中的相应条款号；YYY代表文件的流水号。记录编号：QR-423-01---表示文件控制程序第一个记录：QR-记录；423-标记录编号：QR-423-01---表示文件控制程序第一个记录：QR-记录；423-标准条款号；01-记录流水号。记录格式也可按原有记录格式操作，新编记录应按此规定统一编号。

4.3 文件发放与回收
（1）办公室在文件发放时应根据“文件发放审批表”确定的发放范围进行文件的发放工作，并填写“文件发放／回收登记表”。

（2）文件发放前由办公室根据文件的适用范围、密级，编制“文件发放审批表”，经管理者代表批准后进行文件发放，文件的领用人需签名登记。当文件的领用人离开使用该文件的岗位时，应在三天之内到办公室办理文件的回收手续。

（3）当文件版本更换时，办公室应及时收回旧版本，换发新版文件。旧版本文件如需保存，办公室应加盖“失效文件”印章。

（4）受控文件发放时应加盖“受控文件”印章，受控文件的发放对象为本公司内部相关部门、认证机构（1、2级文件），受控文件内容有变化时，办公室应及时通知文件领用人。

4.4 文件更改
（1）文件更改时由更改人向办公室提出“文件更改申请表”，经原文件审批人批准后，由办公室进行更改并通知文件领用人进行更换，更换后文件的版本号、修订次必须标识清楚。文件更改次数超过十次以上应进行换版。

（2）管理者代表组织各部门每年对质量管理体系文件的适宜性、充分性、有效性进行评审。

4.5 文件的使用
（1）办公室应确保所有相关人员均能及时得到适用文件的有效版本。

（2）文件领用人应爱护文件，保持文件的清晰、整洁、完整，未经允许不得私自复印、涂改、销毁或借阅给外人文件。

（3）文件销毁由办公室统一进行，销毁前由办公室填写“文件销毁申请表”，经管理者代表批准后实施销毁。

（4）办公室每季度抽查各部门文件的使用状态，查是否有错版、作废、未经批准、乱涂乱改文件存在，查各部门是否都得到了所需文件，查是否有随意复印、借阅、销毁文件现象。

5 记录
（1）“文件一览表”
（2）“文件发放审批表”
（3）“文件发放／回收登记表”
（4）“文件更改申请表”
（5）“文件销毁申请表”