2适用范围
适用于公司采购计划的下达及采购订单审批、下达，仓库的接收、入库、退货，与供应商对帐、发票及付款等整个采购业务过程。

3职责
3.1 生产计划负责采购计划；
3.2 采购部：负责采购业务的日常管理（订单、发票录入、付款、采购基础数据的提报与维护），采购部经理审核采购计划与订单；
3.3 仓库：负责实际物料的收发及库存实物管理；
3.4 质检部：负责物料的检验；
3.5 副总经理负责采购计划的审批，特别是安全库存备料的审批。

４工作流程
流程概要：
采购计划及订单管理——接收、入库及退货管理——对帐、发票及付款管理

流程说明：
以采购为业务核心的采购计划与订单管理
以仓库为业务核心的库存业务，关联仓库管理制度
以财务为业务核心的对账发票及付款管理,关联财务管理制度

４.1 采购计划及订单管理
4.1.1标准采购
4.1.1.1生产计划根据销售订单开据生产任务单给采购部,采购员根据生产任务单生成采购订单；
4.1.1.2订单生成后交采购部经理审核后方可下发给供应商，供应商交货信息及时反馈生产计划，下单同时将送货排程交仓库。

4.1.2版辊采购
4.1.2.1客户服务部根据客户要求的难易发给制版供方制作稿件，稿件经客户确认后交生产计划部制作排版图；
4.1.2.2生产计划部根据稿件内容及印刷复合制袋工艺要求制作排版图传真至制版供方，并确认跟踪到货日期，同时通知版库。

4.1.3特殊采购
特殊采购一定要填写特殊采购申请单（一定要注明采购原因），经部门主管审核后交副交经理批准之后方可采购。

4.1.4办公用品采购
办公用品采购由仓库填写请购单经副总经理签字之后交采购部采购。

4.1.5战略采购
战略储备采购主要针对原材料行情处于低谷时公司根据客户业务的特点为未来储备一定量原材料，或者为了保证客户订单的交期为客户储存一定量的原材料，需要销售人员和采购人员或仓库人员提出采购申请经副总经理审核之后总经理批准之后方可采购。

4.2接收、入库及退货管理
4.2.1 接收:
供应商按单送货，并随货附统一的送货单。仓库管理员对物料进行清点接收后，将实物存放待检区，并将签收的送货单流转仓库主管。库主管员按照签收的送货单办理系统接收，打印入库单给仓库管理员报检。

4.2.2 检验：
质检依据入库单检验，并在入库单上备注检验结果反馈仓库管理员。详见质检部《检验规范》。

4.2.3 入库：
仓库管理员依据附检验结果的入库单，办理入库或者退货。单据流转仓库主管、采购员。仓库主管依据附检验结果的入库单，办理接收事务处理或退货。

4.2.4 退货：
接收退货：仓库主管接到附不合格检验记录的入库单，系统对应做帐，并开具统一退货单，随货同行，退货单据流转相关业务单位，采购及时跟单管理。

入库退货：由仓库管理员提报退货单，品管检验确认。仓库管理员凭有检验结果的退货单，办理退货。单据流转仓库主管系统内操作退货，并由录入质量信息记录。

4.3对帐、发票及付款管理
4.3.1工作程序:
①、每月25日之后，采购部通知供应商对账，供应商寄出对账单；
②、采购部安排与供应商对账，仓库配合协查实际发生业务；
③、对账单正确，则指导供应商按单开具发票；
④、采购部收到供应商发票后，交财务部录入发票系统；
⑤、财务提供当期应付账款余额表，供采购部制定付款计划；
⑥、采购部制定付款计划经副总经理审核，总经理批准之后指令对应财务部门付款；
⑦、财务部按要求付款。

4.3.2 管理重点：
①、每月25日23：00前，为采购当期对账时点，仓库须做到接收等于入库；
②、预付款发票由财务录入，采购收到实际发票后，录入发票核销预付款发票；
③、采购部负责采购资金的管理，需合理分配资金使用效率，并减少计划外异常付款；
④、付款计划多级审批；
⑤、操作提示：
因对账单数据来源于质量信息收集计划，所以，要求我们做到2条：
1 退货及时录入《质量信息记录》
2 定时复核《质量信息记录》
5.3.3 应付款风险管理：
①、各部必须安排专人管理监控业务中的各种异常风险，严肃押款与质保金操作原则；
②、预付款业务和供应商实际管理财物价值大于其押款的业务，须重点跟踪管理；
③、采购部与质检部必须建立起供应管理风险评估体系，对风险业务评级管理，黄色警报或红色警报信息重点管理，及时启动备用预防措施。