关于印发《广东南美大酒店
公文管理制度》的通知

各部门：
为提高酒店公文处理工作的效率和质量，促使公文管理规范化、制度化，现将《广东南美大酒店公文管理制度》印发给你们，请遵照执行。

附件：广东南美大酒店公文管理制度

二00六年九月二十三日

抄送：董事总经理
目录

第一章总则2
第二章公文种类2
第三章公文格式3
第四章行文规则7
第五章发文办理8
第六章内部邮件11
第七章收文处理12
第八章公文归档13
第九章附则13

第一章总则
第一条为使广东南美大酒店有限公司（以下简称“酒店”）的公文处理规范化、制度化，提高公文处理工作效率和质量，根据酒店实际，特制定本制度。

第二条本规定适用于酒店总办及各部门。

第三条公文（包括电子文书，下同）是指酒店在实施管理过程中各部门之间以及和其它组织之间为处理内外事务而形成的各种来往文书和记录文本。

第四条总经理办公室是酒店公文事务的归口管理职能部门，配备专职人员负责酒店的公文的上传下达工作；各部门暂不设专门文员,而由兼职文员代理文员工作。

第二章公文种类
第五条酒店公文有以下几种文体：
（一）决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

（二）通告：适用于公布各有关方面需要周知的事项。

（三）通知：发布规章制度，转发政府机构、行业机构以及批转下属部门的公文，要求下属部门办理和需要周知的共同执行事项，用“通知”。

（四）通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。

（五）章程、制度、规定、条例：酒店董事会、总经理办公室制定的，载明机构的设立、职责以及运作程序等内容的文本用“章程”；对各部门工作事务进行原则性的规范和约束用“制度” 、“规定”或“条例”，一般而言，原则性的规范用“制度”，实施细则和具体管理措施用“规定”或“条例”。

（六）报告、请示：向董事总经理汇报工作，反映情况，提出建议，不需要明确答复的，用“报告”；向董事总经理请求指示、批准，需要明确答复的，用“请示”。

（七）批复：答复请示事项，用“批复”。

（八）函：与不相隶属部门、供应商、施工单位之间相互商洽工作，询问或答复问题，以及向政府机构和行业机构请求批准等，用“函”。

（九）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求相关部门共同遵守、执行的，用“会议纪要”。

（十）工作简报：记录并传播、公布阶段性工作情况用“工作简报”。

第六条根据发文字号的不同，酒店公文又分为3类，即酒店红头文件、酒店普通文件、其它公文。

（一）红头文件
适用于印发酒店重要规章、公告、通报、通知、请示、报告、批复、决定、决议等。一般情况下，制度、规定、重要工作计划、部门和人事异动、对外发布酒店信息、转发国家和行业主管机构的有关政策和规定以及有关酒店权益的投资、资产重组等事项的决定，用红头文件（机构和人事异动具体指酒店各部门的设立、撤消、合并，酒店中层及以上人员的人事调整）。

（二）普通文件
适用于以酒店各部门字号发出的文件。一般情况下，酒店各部门已得到批准的工作计划、财务预算和审批权限范围内部署相关工作的，应使用普通文件格式发文。

（三）其它公文
1、公函：
适用于以酒店或酒店各部门名义向酒店以外单位发出的，商洽有关事项、通报有关信息的文本。

2、会议纪要
适用于酒店经营或重要工作会议记录。

3、传真件
适用于酒店公务往来传真件。

第三章公文格式
第七条公文由眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页反线以上的各要素统称眉首；置于反线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词及以下的各要素统称版记。

（一）眉首依需要由秘密等级、紧急程序、发文部门标识、发文字号、签发人组成。

1、发文部门标识由发文部门全称或规范化简称后加“文件”组成，酒店红头文件、普通文件和各类公函的发文标识均为“广东南美大酒店文件”。

2、发文字号由发文部门代字、年份和序号组成。联合发文，只标明主办单位发文字号。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字，正确标识如“广东南美〔2006〕X号”。发文序号由总办统一编制。

3、公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。紧急公文分为“特急”、“急件”。秘密等级和紧急程度由拟稿人提出，核稿人和签发人审定。秘密等级和紧急程度标识在版心的右上角。

（1）公文的具体密级由总办审核确定或酒店领导直接确定。

直接影响酒店权益的重要决策文件、资料为绝密级。

酒店的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、合同、协议为机密级。

酒店的人事档案、员工工资收入及尚未公开的各类信息为秘密级。

（2）公文紧急程度由总办审核确定。

因工作需要，要求有关部门或人员自公文送达之时起半个工作日内处理或知晓的公文标“急件”；在1个小时内处理或知晓的标“特急”。

（二）主体一般由公文标题、主送部门、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识和附注组成。

1、公文标题应当准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，年份使用阿拉伯数字。标题可分一行或多