档案管理制度
第一章 总则
为规范公司档案管理，有效的保护及利用档案，增强公司档案的实用性和有效性，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，为公司发展服务，依据《中华人民共和国档案法》结合公司实际情况，特制订本制度
公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录
第三条公司承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整性（包括公文上应附的各种附件）
第二章档案管理机构及其职责
第四条公司各部门、各物管部均为立卷归档部门。公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，即公司文书档案由总经理办公室集中统一管理，各部门、各物管部维护档案的完整、安全。计划财务部是公司财务档案的具体管理部门；行政人事部是公司人事档案、培训、绩效档案和品质管理档案的具体管理部门；各物管部是公司各接管项目物业档案资料及业主、客户档案资料的具体管理部门
公司各部门、各物管部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、承办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档
公司各部门、各物管部要指定专人兼职负责档案资料整理、管理 工作
档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致的做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用，具体做好如下事项：
按照有关规定做好档案的收集、整理、分类、归档等工作；
按照归档范围、要求及时归档；
遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全；
保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便；
严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律；
妥善保管好各类档案资料
第三章 归档范围
第八条凡是记录公司经营、管理等业务，具有保存价值的文件资料均属公司档案，应归档管理，包括：
重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等；
公司的各种规章制度、实施细则；
上级部门发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料；
公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；
公司的请示与上级部门的批复；公司反映工作活动的报告、总结；
公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报；
公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；
公司管理人员任免的文件资料；
公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；
公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
公司财务档案；
公司审计档案材料；
公司接管项目的物业资料，包括物业交接资料、接管后物业的维护、维修、保养记录等物业使用维护方面的资料以及与相关单位和部门间的协议、往来函等；
公司的业主、客户资料，包括业主、客户入住资料、装修资料、租赁情况、协议、往来函、调查材料、征求意见书及客户投诉、回访记录等材料；
其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料；
第四章归档要求
第九条 归档总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用
凡属归档范围的文件资料，均由公司统一管理，任何人不得擅自留存
第十一条归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档的，保存复印件，并在复印件上注明原件归属；
第十二条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
第十三条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别放在一起，不得分开，文电应合一归档；
第十四条不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年；
第十五条档案文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列
第十六条由公司对外签订的各类合同，应保留两份原件，经办部门保存一份，总经理办公室保存一份
第十七条接管物业资料工程图纸资料由行政办公室保存原件
第十八条业主、客户档案在业主、客户入住登记时由各物管部客户服务中心（管业部）同时建档，按房号一户一档建立。业主、客户档案要列出清单每年进行一次检查，防止业主、客户档案丢失
第十九条案卷封面，应逐项按规定用黑色钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清晰
第五章 档案的保管
第二十条档案保管的要求：维护档案的完整性（质量和数量上的完整）；维护档案的安全性（物质和法律的安全）
第二十一条 应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，设有防火、防潮、防虫等安全设施并采取必要保护措施
第二十二条 归档资料要进行登记，编制归档目录，由收、送档案材料人员签字
第二十三条 科学的编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用
第二十四条 档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学
第二十五条 库存档案必须图物相符，帐物相符
第二十六条 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者需求，掌握利用规律
第二十七条 根据有关法律、法规规定及公司规章制度和实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除
第二十八条 经确定需销毁的档案，由档案管理员填写《档案资料销毁清单》，经公司领导及有关人员会审批准后销毁，销毁的档案清单由档案员永久保存
第二十九条 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作
第三十条 凡掌握公司档案资料的工作人员工作变动或因故离职，调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续，不得擅自带走或销毁档案资料
第六章档案保存期限
第三十一条 文件保存期除政府有关法令或本司其他规章特定着外，依下列规定办理：
永久保存
公司章程；
组织规程及办事细则；
财务报表；
具有长期使用价值，并对以后审计工作具有重要影响和直接作用的审计档案；
政府机关核准文件；
不动产所有权及其他债券凭证；
工程图纸；
其他经核定需永久保存的文档
2、10年保存：
预算、决算书类；
会计凭证；
只供当期使用和下期审计参考用的审计资料；
事业计划资料；
其他经核定须保存10年的文书
3、5年保存：
（1）5年期满或解除之合约；
（2）其他经核定保存5年的文书
4、1年保存：无长期保存必要的
5、各种规章制度由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存；
第七章档案的借阅
第三十二条 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅
第三十三条 借阅档案材料，须经档案所属管理部门负责人批准。阅档必须在档案管理部门指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案管理部门负责人批准
第三十四条外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案存放地
第三十五条 借阅档案，必须履行登记、签收手续，内容包括借阅日期、用途、经手人及归还日期
第三十六条 档案借阅的最长期限为一周，必要时可以续借。对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应立即写出书面报告，报主管部门及时处理
第三十七条 借阅档案着必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、拍照、摄像，不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任
第三十八条 不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经档案管理部门负责人批准才能摘抄或复制。外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章
第三十九条 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究相关责任
第八章 档案的移交
第四十条 档案管理人员工作变动时，要办理档案移交手续；
第四十一条 移交时，由原档案管理人员编制档案移交清册，列明档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容；
第四十二条 交接双方就移交清册所列内容逐项清查无误后办理交接，并有上级领导负责监交；
第四十三条 交接完毕，交接双方经办人和监交人在档案移交清测上签名或盖章；
第四十四条 档案管理人工作调动时，必须在办完档案移交手续后方能离开工作岗位；