上海泰泓鞋业有限公司
订货会工作段事务(讨论待修稿)
一、订货会的时间安排
订货会召开的时间一般为：下季春鞋在本年10月18日——10月26日之间的某一天开始；下季夏鞋在本年12月18日——12月26之间的某一天开始（或正月二十左右）；秋鞋在本年5月12日——5月18日之间的某一天开始；冬鞋在本年6月26日——7月2日之间的某一天开始。订货会一般为6天（代理客户4天，公司主体2天），特殊情况时间可适当延长。

订货会具体召开的时间，由客服部根据大多数客户便于到达的时间（参考其他品牌订货会召开的时间，因许多客户代理很多品牌，还要参加其他品牌的订货会）、以及商品部货品的组织情况共同商定，一般要提前20天确定。订货会时间确定后，由客服部通知商品部、企划部、物流信息部、市场部、办公室做好订货会的准备工作。

二、客户部准备工作
客服部根据现有客户和市场拓展部提供的新开拓的客户的名单，制作邀请函，邀请客户参加订货会。邀请函制作好后，要根据路途远近的不同，信件到达时间长短，决定邮寄的时间，以使邀请函在订货会召开前3天到达客户手中。在邀请函寄出的同时，客服部人员以电话的方式与客户进行联系，告之订货会召开的具体时间，进一步邀请其参加。客户明确答复参加订货会，客服部人员需与客户确定其抵沪的具体时间、具体地点（何日何时到达何车站或飞机场，要明确具体的到达地点，特别是火车站和机场要注明是上海站还是上海西站，是浦东机场还是虹桥机场），便于车辆接待。同时要将客户抵沪的时间、地点、到达人数、预计逗留天数、住宿所需房间数制作成表格（见订货会客户统计表），提前一天报至办公室。在订货会召开前，客服部需复印好《订单表》（见《订单表》格式），并装订成册，准备好写订单用的圆珠笔或铅笔（将铅笔用铅笔刀刨好）。《订单表》上注明下单的配码，引导客户按标准配码下单。

配码比例分为A、B、C、D、E、F共6类，在女鞋34-39码，男鞋38-43码的情况下，各类配码比例为：
A类配码为，1：2：2：2：1：0；
B类配码为，0：1：2：2：2：1；
C类配码为，1：1：2：2：1：1；
D类配码为，1：2：3：3：2：1；
E类配码为，0：2：2：2：1：1；
F类配码为，1：1：2：2：2：0。

客服部要领取能反映企业文化、企业规模的宣传画册备用。

在客户抵达前，财务科向客服部提供客户往来明细帐目，便于客服部与客户对帐。

三、商品部准备工作
商品部开发选样人员在订货会召开前，要根据品牌的风格、定位搜集适合于本品牌的样品。一般情况下，春鞋新款样品女鞋在500款左右，男鞋在200款左右；凉鞋新款样品在400款左右；秋鞋新款样品女鞋在500款左右，男鞋在150款左右；冬靴新款样品女鞋在500款左右，其中高靴占40%，中靴占40%，矮靴（迷你靴）占20%。（样品开发具体内容详见样品开发运作流程）
商品部开发选样人员将样品收集好后，应要求供应商提供样品大货生产的报价。商品部根据供应商报价和各样品鞋的风格、品味制订各款鞋的代理价（分含税、不含税两种代理价），根据定价规则核算建议零售价，同时制作好标签，贴于鞋底。