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代表公司协调与东新园业主（住户）、开发单位及社会相关管理、职能部门的关系。
负责对东新园行政事务部、客户服务中心、组团服务中心、工程维修中心、保安部、环境管理部总体工作的指导、安排、检查与考核。
负责东新园突发事件与紧急情况的处理与指挥。
负责员工的政治思想工作，提高员工企业责任感。
负责培训提高各级管理人员的业务素质、工作能力和服务技能。
主任助理
2.2.1 协助管理处主任做好东新园物业管理的日常工作。
2.2.2 协助管理处主任对东新园行政事务部、客户服务中心、组团服务中心、工程维修中心、环境管理部、保安部日常工作的安排、检查与考核。
2.2.3 配合管理处主任对各部门实施月度部门考核评比，对各部门的月检工作进行监督和指导。
2.2.4 具体负责每年物业管理质量大检查的准备工作及做好质量体系管理评审前的有关工作。
2.2.5 负责处理、纠正不合格服务及预防措施的实施和跟踪检查。
2.2.6 负责处理与东新园业主(住户)及社会相关管理、职能部门的联络工作。
2.2.7 协助管理处主任对东新园突发事件与紧急情况的处理与指挥。
2.2.8 协助管理处主任培训提高各级管理人员的业务素质、工作能力和服务技能。
浙江耀江物业管理公司工作规程东新园管理处内部运作管理规程
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ZYJ/WI/DXY-209-1.1
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第 A 版 第0次修改
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管理处组织机构及岗位职责
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2.2.9 当管理处主任不在时，代理主任职责。
2.3 行政事务部
2.3.1 行政事务部主管
2.3.1.1 负责协助管理处主任、主任助理做好各项费用收缴情况的分析、决策和考核工作。
负责管理处费用收支管理和收支情况的统计，对各部门收支情况的分析、监督和管理。
负责办公事务及ISO质量管理体系的工作指导、考核和监督。
负责二级仓库各项工作的指导、安排与考核；并对各部门三级仓库进行监督和指导。
负责管理处档案归档、整理和保管工作的指导、安排、检查与考核。
负责业主对本部门工作的投诉以及不合格服务的处理，并做好纠正和预防措施。
负责本部门员工业务素质、工作能力及服务技巧的培训和考核工作。
负责员工的政治思想工作，提高员工企业责任感。
完成管理处主任交办的其他工作任务。
2.3.2 仓库管理员
2.3.2.1 负责管理处二级仓库的具体工作，做好材料的分类存放及设立标识，材料的进库验收及出库材料的审验登记，材料的帐务统计及备品补充，材料的保管保养等工作。
2.3.2.2 负责材料的申购、领取和发放，每月对各部门申购的材料进行汇总、统计、核算和制表，报管理处主任签发后上报公司有关职能部门。
2.3.2.3 负责材料出入库的帐务登记，实行电脑化管理，以便翻查，同时将每月的《仓库月报表》上报公司职能部门。
2.3.2.4 负责管理处公用工具及办公用具的登记、统计和核对工作，并建立台帐；同时做好工具卡的登记工作。
2.3.3 档案管理员
2.3.3.1 负责管理处各类文件资料的登记、编号和运转工作，及未归档文件资料的催办，并及时准确地办理各种文件资料的动态注记。
2.3.3.2 负责上级机关和公司文件的整理、传阅和归档工作，按时收集、汇总各类档案资料，做好立卷归档；要求不失散，不遗留，分类要准确，装订要规范。
2.3.3.3 严格执行资料查阅规定制度和保密制度，妥善保管好各类档案资料。
2.3.3.4 经常进行文档清理和检查，无保存必要的资料要及时清理，对过期的文件资料，报管理处主任批准后再做销毁处理。
2.3.4 质量监督员
2.3.4.1 负责管理处执行质量体系的监督、检查、指导和改进工作，保持质量管理体系正常、有效地运行；并牵头负责接受质量管理体系的内审和外审。
2.3.4.2 负责对各部门实行定期检查工作，确保所有文件、记录都能得到理解并能有效应用；对各部门质量记录是否真实、及时、清楚和正确进行经常性检查指导，发现不合格项立刻督促其限期整改。
2.3.4.3 负责收集和分析各部门在质量管理体系执行过程的充分性、可靠性和真实性，对不合格项目提出限期整改意见及措施。
2.3.4.4 制定年度有关质量管理的培训教育计划，配合管理处主任分期组织各级管理人员及员
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工进行培训考核，确保按需培训，据时施教，学以致用。
2.3.5 费用核算员
2.3.5.1 负责组织管理处年、季、月费用收支计划的编制与实施，控制费用支出，实现管理处经济指标；及时向管理处主任提供费用收支分析报告和相关信息。
根据管理处签订的合同、协议中的有关经济条款，组织办理收支款项的结算及记帐。
抓好各种应收款项的统计、核算和收取工作，清算长期拖欠不清的款项，督促经办人员限期清理。
组织实施管理处统计报表的编制工作，保管好所有收费资料和帐册，对变动数据及时注记和存贮，并实现电算化。
负责收费发票和收据的申领、保管、使用和回收工作，并对基层收费员进行业务指导。
严格执行审批制度，按规定的开支范围和标准核报支出费用；负责发放员工的工资、奖金。
负责与公司财务部的事务联络和沟通；及时编报各种报表，及时将现金存入银行或上交公司财务部。
2.3.6 收费管理员
2.3.6.1 负责责任区块内物业管理费等各项费用的通知和收缴工作。
2.3.6.2 对缴费情况随时进行统计汇总，及时追讨欠缴费用。
2.3.6.3 承接与物业管理相关的经营服务收费，为业主办理各项公用事业费的缴付工作。
2.3.6.4 向业主(住户)宣传相关政策，争取他们对物业管理工作的理解和支持，协助搞好“窗口”服务。
2.3.6.5 认真完成领导交办的其他任务。
2.3.7 资料管理员
2.3.7.1 负责责任区块相关文件整理、传阅归档工作。
2.3.7.2 负责责任区块内各类记录资料建档管理工作。
2.3.7.3 负责责任区块内各项日常内勤事务处理。
2.3.7.4 负责责任区块内日常办公用品的申购、领用、发放工作 。
2.3.7.5 负责责任区块内文印资料的打印管理工作。
2.3.7.6 负责电脑等设备的保管工作。
2.4 客户服务中心
2.4.1 客户服务中心主管
2.4.1.1 负责贯彻、落实本部门岗位责任制，建立健全本部门的各项规章制度和服务规程。
2.4.1.2 负责制定本部门工作计划并督促各岗位贯彻执行。
2.4.1.3 负责检查、指导、督促部门各项工作的开展，及下属履行职责情况，完成管理处下达的各项工作任务。
2.4.1.4 负责东新园业主(住户)入住及退房手续办理的安排、指导和管理工作。
2.4.1.5 负责对东新园装修手续办理工作的监督、指导。
2.4.1.6 负责东新园报修、接待工作的开展和指导
2.4.1.7 负责对组团回访内容进行汇总，对反馈的意见、要求、建议，及时逐条整理综合、研
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究和妥善解决。
2.4.1.8 负责对本部门劳动纪律、工作业绩及部门环境卫生的检查考评工作。
2.4.1.9 协助主任对突发事件和危机事件的指挥处理工作。
2.4.1.10 负责业主对本部门工作的投诉以及不合格服务的处理，并做好纠正和预防措施。
2.4.1.11负责本部门员工业务素质、工作能力及服务技巧的培训和考核工作。
2.4.1.12负责员工的政治思想工作，提高员工企业责任感。
2.4.2 接待管理员
2.4.2.1 负责管理处投诉接待、报修接待；需其它部门解决的及时按有关程序进行落实处理。
2.4.2.2 在遇到业主来电来访投诉时，应给予热情接待，主动询问，耐心、细致地做好解释工作，让业主理解并支持管理处的工作；对谈到的问题要及时记录，并进行调查核实，然后妥善处理，不能立刻解决的，上报的同时做好解释工作。
2.4.2.3 当业主主动前来提合理化建议时，要详细、认真地做好记录，并及时向上级汇报和对业主表示谢意。
2.4.2.4 在遇到业主来电来访报修时，要热诚、主动和及时，要坚持原则，突出服务；不得推诿责任为难业主或乘机索取好处，及时通知职能部门给予落实，要做到事事有着落，件件有回音。
2.4.2.5 定期对业主投诉、报修内容反馈至组团现场，由现场进行跟踪回访。
2.4.2.6 定期对投诉处理、报修及时率和服务效果进行了解调查工作，对投诉、报修及回访记录进行统计分析，发现存在不合格服务及时上报整改。
2.4.2.7 做好各项接待工作的原始记录及记录的统一管理工作。
2.5 组团服务中心
2.5.1 组团服务中心主管
2.5.1.1 负责贯彻、落实本部门岗位责任制，建立健全本部门的各项规章制度和服务规程。
2.5.1.2 负责制定本部门工作计划并督促各岗位贯彻执行。
2.5.1.3 负责检查、指导、督促管辖范围的工作情况，及下属履行职责情况，完成管理处下达的各项工作任务。
2.5.1.4 负责辖区各项费用的收缴指导工作，包括各种收费标准，办法的制定，收费实施及帐目公开等管理工作。
2.5.1.5 负责处理管辖区域内各类违规事件的处理。
2.5.1.6 负责对东新园装修现场管理工作的监督、指导。
2.5.1.7 负责对本部门劳动纪律、工作业绩及部门环境卫生的检查考评工作。
2.5.1.8 负责对业主投诉、报修内容进行回访工作，回访记录及时反馈至客户服务中心。
2.5.1.9 负责业主对本部门工作的投诉以及不合格服务的处理，并做好纠正和预防措施。
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