2、质量管理体系文件分为“受控”和“不受控”两种状态。“受控”文件的发放范围为院各
职能部门的有关责任人以及总师室认为需要发放的对象，“受控”文件由资料室统一编号
后登记发放并实行跟踪控制，更新版本时应收回原版本。“不受控”文件根据需要发放，
并在文件封面上加盖“不受控”标记，发出后不跟踪、不收回。
3、质量管理体系文件在使用过程中发生的更改，应在更改页中明列。当更换版本时,应履行
批准手续，并填写版本履历表。
4、各职能部门在符合本质量管理体系文件的前提下，可自行发布质量管理体系文件的实施细
则供本部门内部管理使用，并报总师室备案。
5、所有修改的文件均应按规定的审批程序批准发布。
6、质量管理体系文件由总师室归口管理并负责解释。
本文件起草人：张洛先、周建峰、归谈纯、张哲元、周瑛
本文件审定人：王健
质量手册批准人：丁洁民
程序文件、作业文件批准人：张洛先
质量管理体系程序文件/ Quality Management System Procedure Documentation /批准/Approval 版次 A.0-2010
同济大学建筑设计研究院（集团）有限公司/ Architectural Design & Research Institute of Tongji University (Group) Co., Ltd.
批准
《质量管理体系程序文件》符合《质量管理体系 要求》GB/T 19001-2008 idt ISO 9001:2008
标准，并按照《质量手册》编制，作为《质量手册》的支持性文件，是我院各部门开展质量
管理活动的准则。
《质量管理体系程序文件》A.0-2010版已按我院实际运行情况进行了修订，自2010年
10月15日起实施。原《质量管理体系程序文件》A.0-2009版同时废止。
管理者代表：张洛先
签字：
2010年11月1日
质量管理体系程序文件/ Quality Management System Procedure Documentation /目录/Contents版次
A.0-2010
同济大学建筑设计研究院（集团）有限公司/ Architectural Design & Research Institute of Tongji University (Group) Co., Ltd.
目 录
1 文件和记录控制程序… TJAD/QS―201
2 资源管理程序… TJAD/QS―202
3 质量体系审核程序…… TJAD/QS―203
4 与顾客有关过程的程序 TJAD/QS―204
5 设计过程控制程序…… TJAD/QS―205
6 勘察过程控制程序…… TJAD/QS―206
7 采购（分承包）控制程序…… TJAD/QS―207
8 不合格品控制程序…… TJAD/QS―208
9 设计服务程序…… TJAD/QS―209
10 纠正和预防措施管理程序 TJAD/QS―210
附录： 质量体系程序文件版本履历表
质量体系程序文件更改记录
质量管理体系程序文件文件编码:TJAD/QS-201
同济大学建筑设计研究院（集团）有限公司/ Architectural Design & Research Institute of Tongji University (Group) Co., Ltd.1/5
1文件和记录控制程序
1 Document and Records Control Procedure
版次 A.0－2010
2010年10月15日发布
2010年10月15日实施
文件和记录控制程序/ Document and Records Control Procedure 文件编码TJAD/QS－201 版次 A.0-2010
同济大学建筑设计研究院（集团）有限公司/ Architectural Design & Research Institute of Tongji University (Group) Co., Ltd.2/5
1.1目的和适用范围
1.1.1文件和记录控制的目的是保证在质量管理体系运行中使用有效的文件和资料，并且能
为质量管理体系有效运行提供符合要求的证据。
1.1.2文件和记录控制程序的适用范围为质量管理体系文件、与提交顾客产品有关的文件和
外来文件的控制(包括设计依据性文件和资料、技术规范标准和管理标准、标准图、计算机应
用软件等)，和控制能证实体系有效运行所取得的结果或所完成活动的记录 。
1.2职责
1.2.1总师室负责控制质量管理体系文件与记录（包括设计规范、标准等外来文件）。计算机
室负责控制计算机应用软件目录。
1.2.2设计所（分院）负责控制其工作职责范围内形成的设计产品文件、工作文件和记录。
1.2.3各部门负责控制其工作职责范围内形成的工作文件和记录。
1.2.4档案资料室负责贮存和保管归档的设计文件和记录。
1.2.5各职能部门负责贮存和保管本部门的工作文件和记录。
1.3程序
1.3.1文件的批准和发布
1.3.1.1《质量手册》由院长批准后发布，《质量管理体系程序文件》、《质量管理体系作
业文件》由管理者代表批准后发布。
1.3.1.2各设计所（分院）在符合本质量管理体系文件的前提下，可以自行发布质量管理体
系文件的实施细则供本部门内部管理使用，但需报总师室备案；凡需请其他设计所（分院）
执行的文件，应经总师室审阅，并按规定的审批程序批准发布。
1.3.1.3设计规范、标准等外来文件由总师室定期在院局域网上发布《设计选用国家和地方
规范、标准有效版本目录》。计算机应用软件等外来文件由总师室定期在院局域网上发布《设
计选用计算机应用软件有效版本目录》。
1.3.2合同文件或采购文件的评审记录及有关资料管理由经营室负责控制。
1.3.3顾客/业主提供的设计文件资料的控制。
1.3.3.1顾客/业主提供的设计文件资料由项目负责人或专业负责人进行验证。
1.3.3.2顾客/业主向设计人提供文件资料时，项目负责人或专业负责人应在《项目手册》的
《设计依据性文件、资料传递备忘录》中做好登记、传递记录，避免丢失，项目完成后，这
些记录随设计文件归档。
1.3.3.3顾客/业主提供资料不符合合同规定或不适用时，应加以记录，由项目负责人同顾客/
业主联络，协商处理办法。
1.3.4质量管理体系文件的更改
1.3.4.1文件更改由原编制部门负责，并按该文件原批准和发布程序实施审批。
文件和记录控制程序/ Document and Records Control Procedure 文件编码TJAD/QS－201 版次 A.0-2010
同济大学建筑设计研究院（集团）有限公司/ Architectural Design & Research Institute of Tongji University (Group) Co., Ltd.3/5
1.3.4.2文件需大幅度修改时，应进行换版。
1.3.4.3文件更改或换版后应作相应的修改码、发布日期或版本的更新标识。
1.3.5质量管理体系文件的有效性控制
1.3.5.1受控发放的文件用专一的分发号进行标识。
1.3.5.2受控文件的发放和回收均需填写《文件发放及回收记录》。
1.3.5.3总师室对《设计选用国家和地方标准、规范有效版本目录》（网上发布）实施动态
管理，计算机室对《设计选用计算机应用软件有效版本目录》（网上发布）实施动态管理，
保持在网上颁布的目录为有效版本，对更改的信息做出明显标识和内部记录。
1.3.5.4各作业场所应及时撤出失效和作废的文件，对于因追溯或积累知识需要保留的文件
应进行标识，防止误用。
1.3.6质量管理体系文件编码及修订状态
1.3.6.1文件编码
TJAD/ QS —XXX
质量手册 101～1XX
程序文件 201～2XX
301A～3XXA（建筑）
文件编号分类规定 ——
作业文件
301B～3XXB（市政）
质量管理体系
同济大学建筑设计研究院
1.3.6.2修订状态
A. 0 -2007
修改年份
修订码
修改版别
1.3.7质量记录的基本要求
1.3.7.1本质量管理体系程序文件所规定的质量记录均应予以保存。
1.3.7.2记录的格式和标识按各相关程序文件、作业文件的规定执行。
1.3.7.3记录不能用铅笔和圆珠笔书写，要求字迹清晰，内容完整，编号及标识正确并注明
记录日期、记录人姓名。
1.3.7.4记录的贮存与保管应符合下列要求：
一、项目负责人、专业负责人、设计人按各自的职责将相应设计阶段的记录汇集和保存，并
按《设计文件立卷归档规定》实施归档，档案室负责对设计文件归档记录进行编号、贮存和
保管。 各职能部门及责任人负责按有关程序文件和作业文件要求形成的记录的编目、立卷、
贮存和保管工作。
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