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公司所有员工必须坚持出勤，做到有事必须事前请假，无特殊情况不准电话请假或请人代请假，否则按旷工论处。
上班期间因公到市内办事人员，必须开出门证，中层以上领导由总经理签字，员工由部门负责人签字，如一时无批准人签字时可由分管考勤的人员签字，否则一经查出按矿工论处。
因公出差，临行前应到行政部 履行电脑登记，出差回来时当天应到行政部办理返回手续。如果夜间到家或人事劳资员不在，出差人应予第二天办理返回手续，否则不予报销，视为缺勤。
人事劳资员每月应将考勤情况以电脑公示给各部门，各部门考勤应认真进行核对，发先错误及时与公司人事劳资员联系，核对无误后方可确认。
西宁油脂加工有限公司管理文件
文本号
ZZYSY--GL--002
文件归档管理程序
版本号
A/O
页码
第1页 共1页
目的
规范文件归档管理办法，提高文件的运行效率，防止文件和资料丢失。
适用范围
适用于本企业内部形式的各种形式的管理文件、资料和从外界收到的文件的管理。
职责
公司行政部负责文件归档的管理工作。
工作程序
4.1 文件的分类
4.1.1文件按其来源可分为外部文件和内部文件。
4.1.2外部文件是指通过正常渠道收到的“账内”文件和有关人员从外界得到的“账外”文件。
4.1.3内部文件是指企业管理需要形式的正式文件和因工作业务需要而产生的其他形式的文件（包括工艺设备技术资料、图纸、合同、协议等）。
4.2 文件的管理
4.2.1外来文件的管理
4.2.1.1 正常收文渠道收到的文件或有关人员从外界得到的文件均应由收发室文管员进行收文登记编号。
4.2.1.2公司行政部将登记后的文件送交总经理批阅，根据批示再分送各承办部门（人）。
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A/O
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4.2.1.3承办部门（人）应在10日内将所收到的文件退还公司行政部，如需留用应提出申请留用复印件。
4.2.2 内部文件的管理
4.2.2.1 各承办部门（人）行文时必须使用专用发文稿纸，用碳素墨水书写，经总经理审批后送公司行政部打印。需会签的文件还应由相关部门负责人签字认可。
4.2.2.2公司行政部打印的初稿应经经办部门（人）校对，校对无误后制成正式文本发放。
4.2.2.3 文件发放范围由文件承办部门（人）提出名单，公司行政部统一发放。文件发放时应办理发放领用手续。
4.2.2.4 文件的草稿连同正本一式两份由公司行政部保存，统一整理归档。
4.2.3 合同管理
4.2.3.1 合同系指企业因正常生产和经营需要同外界订立的采购、销售等各种形式的有效契约，包括劳动合同或协议。
4.2.3.2 合同的签订应严格执行《中华人民共和国合同法》的规定，先评审后签约。
4.2.3.3 合同签订一式六份，相关方三份，公司内承办部门一份，存档一份，财务部一份。
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4.3 文件归档
4.3.1正式文件文档
所有外部文件和内部文件应在次年4月底前由公司行政部列出文件目录，连同文件一起移送档案室，档案室按法律规定的分别类加以整理、立卷、归档。
4.3.2 合同归档
承办部门与外界订立的采购、销售等各种形式的有效契约（包括协议）的原件必须交档案室存档。合同履行完毕后承办部门还应将履约的相关资料及时送档案室存档。
4.3.3 其他文件资料归档
4.3.3.1设备仪器的技术资料原件（包括产品使用说明书、合格证、质量证明书、检验或试验报告、图纸等）由设备管理员及时整理存档。
4.3.3.2 企业技术改造或新建项目的设计图纸包括工艺流程图、设备布置图、安装图、基建图等全套图纸的原件（底图）由技术保障部及时交档案室存档。
4.3.3.3 各部门反映企业运行情况的各种报表（月报、季报、年报）和资料必须按时送交档案室。
4.4 归档文件资料的借阅和使用
4.4.1 文件资料的借阅和使用必须提出申请，经公司行政部领导批准。
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4.4.2 文件需要留存长期使用，经公司行政部批准后可以复
