要成为一个称职的秘书，应具备的职业素质包括以下几方面： 3
保守机密 3
良好的文字处理能力 3
时间管理 3
个人形象 3
主动性和可靠性 4
准确 5
随机应变 5
成就感 5
认同不同个性 5
冷静处事 6
如何在工作中提高效率，秘书的工作职责包括： 6
有效的接听电话 6
处理来往传真 7
内部文件（通知）等 8
使用标准的书信格式 8
公文格式标准规定 9
红头文件模板 9
传真模板 11
介绍信模板 12
法人授权书模板 12
会议纪要模版 12
规范我们的接待 14
工作细则 14
会议接待 16
文档管理 17
出差安排 18
如何与你的上司同事相处 19
如何与你的上司及同事相处 19
与你的上司 20
如何回绝对方 20
个人发展 20
“了解自己” 21
随着公司业务的不断扩大，对各部门的服务意识的要求也越来越高，为提高服务质量，特制定本手册，希望能对您的工作有所帮助。各部门秘书更应该严格要求自己，提高工作效率，现以秘书的日常工作为例，加以说明。

要成为一个称职的秘书，应具备的职业素质包括以下几方面：
保守机密
由于工作关系，各部门秘书有机会接触许多公司的机密文件，如：财务报表、人事变动、销售报告、公司高层机构变化等。我们有责任不向任何人透露所见所闻的机密信息，包括：家人，朋友。需要下发的文件，它必将按公司流程公布；还需进一步修正的文件，事前透露可能会引起不必要的混乱，应记住，秘书只有传递文件的职责而无公布文件的权力。

良好的文字处理能力
时间管理
你是不是觉得自己在办公室一直都很忙吗？常常这件事还没做完，新的事又出现在你面前。每天都忙得不可开交，穷于应付。有时还会忙中出错，或是忘做该做的事，结果弄得自己身心疲惫，仍无一丝成就感，影响工作情绪。如果你正在处于这样的状态，不用紧张，因为我们有办法来改变这样的局面。

首先，我们来看一下有什么办法让我们更充分地利用一天的时间；
需要列出当天必须完成的每一项工作，无论大小，不要遗漏；
排出每项工作的优先顺序；
每项工作争取一次处理完毕，不要一项工作做到一半，又开始去做另一项；
把自己一部分的工作有效地委托给别人完成；
寻找可以与你共同完成工作的伙伴，分工合作；
多问问自己，“我这样安排时间合理吗？”，如果发现有问题应及时调整；
用心记录一天的工作，注意分析哪些工作花费时间较多，是不是每样工作都必须亲力亲为，如何提高效率。

如：（1）要去市委拿一份会议通知，可A、请对方发传真、B、请人代拿、C、自己亲自去。

（2）需汇总各公司上报的数据，可在发通知时即规定好格式，汇总则可节省不少工夫。

总而言之，时间是有心人挤出来的。

个人形象
一般人通常会从所接触到的某一个该公司雇员的表现对公司下判断。所以公司中的任何一个员工，不论职位高低，他（她）所制造的印象就是该公司的广告。每一个人只有一次机会去制造给人的第一印象。塑造良好的个人形象包括容貌、声音、衣著、动作，并配以适当的表情，尤其注意微笑。

主动性和可靠性
主动性和可靠性是秘书应具备的一个极其重要的素质。公司的业务范围日益扩大，对秘书的要求也越来越高，为了能跟上公司前进的步伐，要求每个秘书不断完善自己，根据本部门实际情况，提高自己。面对问题、困难，能独立思考并找到相应的解决方法。当我们把自己的时间，精力、想法全部贡献给公司，而整个公司正是由于有了我们的协助完成了共同的目标时， 我们服务才算达到了预期的目的。

准确
每一件向领导汇报的事情，自己必须先了解清楚，并事先考虑其可能需要了解的信息；在写呈批报告时，注意尽量提出自己的建议，即使无法决定，也要把尽量多的信息提供给领导；自己拟定的文件报送前需仔细校对，保证无错误后再上报。

秘书是对公司文件流程、规章制度等较为熟悉的人，他（她）除了自己严格按规章办事外，还应提醒、要求部门其他人员遵守公司的规章制度，包括部门领导。

随机应变
我们应试著寻找不同的方法去适应成长中的变化，不断改进个人的工作习惯以适应工作的需要，对不期而至的改变要有充分的思想准备。

成就感
秘书接触及处理的多为“小事”，其能力也正是在点点滴滴之中逐步积累提高的，特别在初作秘书时，应本着脚踏实地的心态，办公室内的