 ==>> 点击下载文档 |
办公室主任岗位说明书
岗位名称
办公室主任
岗位编号
BG-001
所在部门
集团办公室
岗位定编
1人
直接上级
总经理
所辖人员
5人
直接下级
办公室副主任、综合管理、文秘、档案管理、IT专员
编写日期
2010年4月
岗位目的：在总经理领导下，组织集团行政办公体系建设，负责组织集团行政后勤、公文管理、公关接待、档案管理、协调督办、信息化建设及集团领导交办的其他工作，指导集团行政系统工作。
工作职责与任务：
职
责
一
职责表述：组织制定公司行政系统工作的相关制度、规定和流程，并组织实施
工作
任务
负责组织制定、修订、完善部门各项工作和集团各类行政性工作制度及工作流程
负责监督检查各项管理制度和管理办法的执行情况
职
责
二
职责表述：根据集团工作目标和年度经营计划制定部门工作计划并组织实施
工作
任务
根据集团目标和年度经营计划制定部门年度、月度计划
负责组织部门年度计划的实施
根据集团业务实际完成情况及本部门的特点完成阶段工作计划，并做出总结
负责将本部门指标分解到各个岗位，要求相关人员制定相应的执行计划，并指导、监督、检查本部门人员计划的执行情况
职
责
三
职责表述：负责协助集团领导进行协调、督办等工作
工作
任务
负责组织集团领导批示、日常交办事项的催办落实和信息反馈工作
负责组织集团领导日常的秘书服务工作，协助集团领导的工作时间管理
负责组织有关汇报材料的拟写
负责集团领导工作的服务与保障工作
职
责
四
职责表述：负责组织集团行政后勤管理工作
工作
任务
负责行政办公费用预算编制、支出与报销管理
负责办公环境、办公条件、办公设备与办公用品的管理
负责集团印章和营业执照管理工作
负责集团办公用车管理
负责作息时间调整、安排节假日值班工作
负责对工作餐、饮用水、集体户口等进行管理
负责其他行政后勤工作
职
责
五
职责表述：组织集团公文、档案的管理工作
工作
任务
组织集团的收发文管理，监督集团文件的制作、流转、归档与借阅管理
组织集团总部公文的规范化、标准化管理
组织以集团发文的起草、审核、送签、印制等
组织拟订集团工作总结等重要文件
组织集团大事记的编写、整理工作
组织集团档案（不含人事档案）的收集、整理和归档工作
组织集团档案管理系统的运行、保密和档案信息化管理
职
责
六
职责表述：负责集团会议管理
工作
任务
组织制定集团的会议计划、会议制度，并监督实施
组织集团办公会、专题会等会务的筹备及组织协调工作
组织起草会议纪要及会议议定事项的催办落实和信息反馈工作
职
责
七
职责表述：组织集团的对外联络、重要接待和公关工作
工作
任务
组织制定集团整体形象宣传的规划和计划，归口管理集团的广告宣传工作
组织集团重大活动的策划和组织，完成重大活动的记录与宣传
组织集团对外公共关系联络、新闻发布工作
组织集团重要宾客的往来接待工作
组织集团外事管理工作
负责联络上级主管部门、地方政府等有关部门
职
责
八
职责表述：负责集团的信息系统管理
工作
任务
组织制订集团信息化中长期战略规划
组织集团信息系统项目的论证、引进（或开发）与实施
组织集团各类信息系统的建设和维护
组织集团内外部网站络建设，推动集团内部外网站的建立
组织为集团提供各种IT服务，包括电脑硬件及其软件、打印机的维修和管理等
职
责
九
职责表述：负责部门内部的组织管理
工作
任务
负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行
负责部门员工队伍建设，选拔、配备、培训、评价本部门人员
负责部门内部工作任务分工，合理安排人员
组织拟订部门财务预算，控制实际费用支出
职责十
职责表述：完成领导交办的其他任务
工作权限：
对集团文件有审核权
根据印章管理制度，行使集团印章的审核权
对集团车辆使用有审核权
本部门预算内费用使用审批权
对各部门行政费用支出有审核权
对领导批示的工作有催办、督办权
对所属下级的工作有安排、监督、检查权
对所属下级的工作争议有裁决权
对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权
工作协作关系：
内部协调关系
集团领导、各部门、各公司
外部协调
