房地产公司档案管理制度
档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为了加强公司档案的系统管理,实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公司 各项工作服务,根据档案法和公司有关规定,结合公司实际情况,特制订本办法。
第二条 凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必 须按规定定期向总公司机要档案室移交,集中管理,任何部门、单位和个人不得据为已有。
第二章 档案管理体制
第三条 公司档案工作实行统一领导,分级保管,分级查阅的原则。其中:一级管理是指 公司综合部的统筹管理,由综合部指定专职人员负责;二级管理是指各部门的档案资料管理工 作,由各部门指定人员专(兼)职本部门的档案管理工作,或由综合部派驻专职人员协助管理。 第四条 公司档案管理的分散与集中。
1、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可,综合部可视情况保存财务管理 方面的文件资料复印件。
2、有关人事方面的资料,由综合部人事专员保管。
3、属工程项目方面的资料,由工程部保管,并于每季度末将档案清单交到综合部档案管 理员备案留底;其中,属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档 保管,本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内,把所有档案移交到 综合部档案室统一保管。
4、设计部负责工程图纸资料的临时保管,并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交 上个月已办结的资料,但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份 数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。
5、营销中心对外签定的广告、策划合同,应当在签署完毕时,即向综合部档案管理员移 交,本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调 查报告,项目策划与广告,和销售策划方案方面的资料。
6、销售合同的档案管理:销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综合部档案管理员 移交一份售楼合同,编号永久保存。并在房管局办完手续,合同上加盖备案章(按揭贷款需再 加盖预抵押章)后,当日即移交另一份售楼合同,和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管,其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户交付房产 后,综合部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证,并最终 将此合同移交给房管局。
7、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管理员保管,本部 门可视情况保存复印件。并在每一合同执行完毕后,将相关的签证单移交到财务部保存。 8、其它方面的重要资料由综合部档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同,原 则上公司应保留两份原件,财务处和综合部各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务部 保存原件,综合部保存复印件(售楼合同除外) 。
9、各部门向综合部档案室移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的 请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
10、各子公司及事业部负责本单位的档案管理,属机密级以上档案应在事件办理完毕后 2个工作日内移交到综合部档案室统一保管,本单位可视情况保留复印件。
第五条 各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,综合部档案管理 人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导, 并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。 第六条 各部门向综合部档案室移交档案时,要严格履行移交手续。资料管理员应保持相 对稳定,人员变动应及时通知综合部档案室,因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向 接办人员交接清楚,才能离职。
第三章 档案 的归档范围
第七条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿 册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。 1、部门(含部门)