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2.适用范围
适用于与本公司所有质量管理体系有关的文件和资料的控制，包括适用范围的外来文件（注:质量体系的缩写：QMS）
3.职责
3.1质量部负责组织实施文件的控制，总经办负责公司文件的标识、登记、收发、归档等管理
3.2技术部负责技术性文件的编制、发放、回收、更改、审核、及本部门的文件编制和控制
3.3各部门负责本部门所用文件和资料的编制、收集及控制
4.工作程序
4.1文件控制流程图如下：
4.2质量管理体系文件包括:
a.QMS管理手册-------一级文件
湖南双马新材料科技有限公司
文件控制程序
文件编号：CX(Q)/HNSMXC-4-01
版本号/修订状态：B/O
页码：2/5
b.程序文件----------二级文件
c.作业文件----------三级文件（如：法律法规、岗位职责、作业指导书、操作规范、
验收规范、制度、管理办法、标准、计划书等）；
d.记录（如：数据报告、信息单、活动记录、检测报告、评审报告、通知单、各种记录表格等）；
4.3文件的编制
4.3.1文件的编写
a.QMS管理手册和程序文件由管理者代表组织编写；
b.技术部负责产品技术文件的编写；
c.各责任部门负责本部门业务范围的文件和资料的编写；
d.文件编写按《文件编写导则》编写
4.3.2文件的编号
a.管理性文件由办公室负责编号；
b.技术文件由技术部负责编号；
文件编号标注方法如下图所示：
年代号
企业代号
体系代号
手册代号
例：SC(QMS)/HNSMXC-2013表示湖南双马新材料科技有限公司QMS简写（Q）管理手册2013年发布
a.QMS为质量管理体系代号，简写为（Q）
b.程序文件编号：
条款号程序号
公司代码
体系代号
程序文件代号（）体系代码
例：CX(QMS)/HNSMXC-6-03表示湖南双马新材料科技有限公司程序文件第6章第3个程序
湖南双马新材料科技有限公司
文件控制程序
文件编号：CX(Q)/HNSMXC-4-01
版本号/修订状态：B/O
页码：3/5
文件
c.程序文件中的记录（表格）
第几个记录
条款中第几个程序文件
公司名称代号
记录代号体系代号
例：JL(QMS)/HNSMXC-7-04-01表示湖南双马新材料科技有限公司记录第7章第04个程序文件中的第01个记录
作业文件编号
公司名称代号条款号
体系代号程序文件号作业文件顺序号
作业文件代号
例：ZY（QMS）/HNSMXC-4-01-01
ZY—作业文件代号QMS—体系代号HNSMXC—公司名称代号
4—第四章
01—第四章第一个文件
01—作业文件编号
e.说明：上级主管部门和行业所规定的外来文件仍采用原编号
4.3.2文件的版本号和修订状态号
版本号以A、B、C字母表示，修订状态号以0、1、2、3、4，页码以第ⅹ页/总页表示（如：页码：1/3---表示原文件共3页此页为第1页）
4.3.3文件的审批
a．《QMS管理手册》、《程序文件汇编》由管理者代表审核，总经理批准；
b．单个程序文件，由主管部门负责人审核，管理者代表批准；
c．其他各部门的文件，其内容只涉及本部门时，由部门负责人批准；其内容涉及其他部门时，由文件的由文件的主管部门审核，主管经理批准；
湖南双马新材料科技有限公司
文件控制程序
文件编号：CX(Q)/HNSMXC-4-01
版本号/修订状态：B/O
页码：4/5
d．技术性文件的审核、批准，由技术人员编制，技术部审核，总工程师批准；
e．外来文件由总经办的主管领导审批其适用性，并填写《外来文件和资料适用性审批表》
4.4文件和资料的发放、接收
a．文件和资料由其主管部门负责按《文件发放（回收）登记表》规定的范围和份数进行发放；
b．文件和资料在发放前要做到：各种标识齐全、清楚，审批手续完备，并注明发放编号；
c．接收部门在《文件发放（回收）登记表》中签字，并在本部门《文件收文登记表》中填写
d．受控文件在《受控文件清单》中登记，受控文件范围：QMS管理体系文件，技术文件，法律法规等要盖“受控”章；本单位制定的红头文件，可不盖“受控”章
4.5文件的更改
a．文件和资料需要更改时，由文件的主管部门填写《文件更改申请单》，按规定执行审批手续，由该文件主管部门实施集中更改、标识和记录。然后将更改通知单发放到所有相关部门和人员，并做好记录；
b．文件更改量较大时，由文件主管部门决定换页或换版。换页或换版时，主管部门要及时收回原页或原版文件并作记录；
c．如属于临时性更改，要在通知单上注明更改性质和有效期限
4.6文件和资料的其它管理
4.6.1质量部负责编制本公司《资料、档案目录及编号》、《作业文件目录》、《总QMS记录清单》，并负责管理，技术部编制《技术文件管理制度》
4.6.2文件和资料持有部门和持有人填写《文件收文登记表》，对文件和资料要妥善保管，正
确使用，防止丢失和损坏。一旦丢失或损坏时，要与主管部门联系，办理补发手续
4.6.3文件和资料的复印和复制，由该文件的主管部门根据工作需要进行。其他任何部门和人员无权复印、复制和外借受控文件。如有特殊需要，与主管部门联系解决
4.6.4过期、失效或作废的文件和资料，主管部门要及时收回和处理。对具有时效性的计划类文件，过期自行作废，不再收回
4.6.5外来文件和资料的管理
a.对外来文件和资料，由主管部门填写《外来文件和资料适用性审批表》，办理审批手续后方可使用；
b.经审批适用的外来文件和资料，办公室填写《外来文件接收登记表》，发放时填写《文件发放（回
