本程序适用于本公司质量管理体系文件控制及包括有关的外来文件
2.职责
2.1总经理负责对质量手册的批准。
2.2管理者代表负责对质量手册的审核和程序文件的批准
2.3行政部文控负责文件的归口管理，并负责其：
（1）负责管理性文件复制、印刷、装订、发放、回收、更改的实施
（2）负责企业文件和资料（包括技术文件、外来文件）正本的存档和保管
2.4各部门负责人负责本部门职责范围内文件的编制，对只限于本部门内使用的工作文件由本部门负责人组织编制
3.工作程序
3.1文件包括：质量手册、程序文件、工作文件、质量计划、记录表格、图样、技术标准、检验规程、工艺文件和其它工作文件，其中包括与质量管理体系有关的外来文件，如法律法规、标准、客户提供的图样和来自供方的文件等
3.2文件的形式：可以承载于纸张、计算机磁盘、光盘等多种媒体。本公司目前使用的文件仍以纸张文字形式为主，随着企业信息化管理水平的提高，将会出现其他形式的文件时应制订相应的控制措施
3.3质量管理体系文件的起草由行政部文控组织安排责任部门，由其部门负责人委托熟悉该部门管理并具有编写能力的人员负责起草，当文件涉及两个部门运作时，起草人员应征求有关部门意见
3.4文件的批准
3.4.1文件初稿完成后，起草人在《文件处理申请表》中填写：文件名称、归口部门、需会签的部门及文件发放范围
3.4.2行政部文控接到文稿后，送会签部门进行会签，送有关领导审批。审批人应确认该文件是充分和适宜的
3.4.3只在本部门范围内使用的文件，经本部门负责人在《文件处理申请表》上
签名后，送行政部文控登记、编号、存档
3.4.4文件经审批后，行政部文控按本程序3.12条款规定进行编号、登记及复制。原稿及《文件处理申请表》由行政部文控负责存档保管
3.5文件的发放
行政部文控按文件发放范围发放，在文件上盖“受控本”印章。接收文件部门的相关人员在《文件发放登记表》上签收
3.6文件的评审与更改
3.6.1文件在实施中应进行评审，以确定文件的符合性，有效性和充分性
3.6.2文件需要修改时，应填写《文件处理申请表》经本部门负责人同意后送行政部文控办理更改批准手续，质量手册的更改由总经理批准，其他文件的更改由管理者代表或原审批人（如原审批人职务变更则由接替其职务人员负责），由责任部门负责更改，更改完成后送行政部文控备案
3.6.3少量修改，可进行划改或换页，按原发放范围划改或发放新页，划改的由责任人在划改处签字并注明日期，换新页时回收旧页，并在《文件发放登记表》中做好记录
3.6.4文件的换版，必须经总经理批准进行，按原发放范围发放新版文件，同时回收旧版文件，并在《文件发放登记表》中登记签收
3.6.5文件更新应及时进行，确保现场使用最新版本的文件
3.6.6修订状态的标识
文件的修订状态用版本号和修改状态号来标识。英文字母（依顺序B、B、C、
D……）表示版本号，阿拉伯数字（0、1、2……）表示修改状态。例如“B/O”表示第一版未经修改。“B/1”表示第一版第一次修改，如此类推
3.6.7质量管理体系文件更改后由行政部文控负责将有效文件的修改状态标注在《受控文件一览表》的“修改状态”栏中
3.7文件管理
3.7.1行政部文控负责编制、管理《受控文件一览表》，一览表的内容有：序号、名称、编号、归口主管部门、持有部门、数量、修改状态、备注等栏目，以掌握质量管理体系文件在企业的分布和现行修订状态。当文件发生更改时（包括文件的增删和修订状态的变更）应及时记录在《受控文件一览表》修改状态栏中
3.7.2受控文件盖上“受控文件”印章并写上受控编号（即持有者编号）。不准擅自复制或外借受控文件。凡复印“受控文件”印章的质量管理体系文件均为无
效文件。
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