监理文件资料管理规程 山东省工程监理咨询有限公司 前言 为规范我公司建设工程监理文件资料管理，完善建设项目过程监理技术文件，提高我公司建设工程监理水平，依据国家、行业、地方有关标准，制定本规程。 本规程适用于山东省行政区域内新建、扩建或改建的房屋建筑、市政公用工程施工阶段监理文件资料管理。 本规程包括以下内容：1.术语；2.基本规定；3.分类与编号；4.监理工程基础文件资料；5.监理管理文件资料；6.进度控制文件资料；7.质量控制文件资料；8.安全生产管理文件资料；9.造价控制文件资料；10.合同管理文件资料；11.竣工验收文件资料；12.组卷、归档、移交。 一、术语 1.监理文件资料 工程监理单位在履行建设工程监理合同过程中形成或获取的，以一定形式记录、保存的文件资料，包括文字、图表、数据、声像、电子文档等各种形式的文件记录。 2.监理文件资料管理 监理文件资料的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等工作的统称。 二、基本规定 1.监理文件资料应与建设工程监理过程同步形成，并应真实反映建设工程的建设情况和监理工作成效；文件资料的形成、积累、组卷和归档应齐全、完整、及时、准确。 2.建设单位应将监理工程基础文件资料和其他相关文件资料及时提供至项目监理机构。由建设单位采购的建筑材料、构配件和设备的相应质量证明文件经施工单位按相应质量标准及采购合同验收合格后，由施工单位及时提供至项目监理机构。 3.施工单位应随工程进展情况及时提供相关的施工资料。 4.监理文件资料管理应符合下列规定： (1)监理文件资料由总监理工程师负责组织整理并应指定专人管理。 一、基本规定 (2)项目监理机构应在第一次工地例会前设立工程信息传递流程和各参建单位的文件资料专人负责管理制度。 (3)监理文件资料的审核、审批、签认不应代审、代签及越级签认，不应随意修改、伪造或故意撤换。监理文件资料的编制、填写的文字、图表、印章应内容详实。 5.监理文件资料应为原件；当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并注明原件存放处、经办人及经办时间。当为电子签名文档时，应按照国家、地方相应法律、法规执行。 6.监理文件资料用内容完整，结论明确，自己清晰，签字、盖章手续齐全，签字应使用档案规定用笔，不宜复写材料。 二、分类编号 1.分类 监理文件资料分为监理工程基础文件资料、监理管理文件资料、进度控制文件资料、质量控制文件资料、安全生产管理文件资料、造价控制文件资料、合同管理文件资料、竣工验收文件资料8卷。 二、分类编号 2.编号 (1)监理文件资料可按资料形成时间的先后顺序编号。 (2)文件资料编号应填写在文件资料专用表格右上角的文件资料编号栏中；无专用表格的文件资料，应在文件资料右上角的适当位置注明文件资料编号。 (3)工程文件资料的编号应及时填写。 三、监理工程基础文件资料 三、工程准备文件资料 1.行政审批文件 ⑴建设单位应在第一次工地会议前，将建设工程规划许可证、图纸审查合格书和备案书、消防设计审核意见书、工程质量监督手续、工程安全监督手续、施工许可证等提供至项目监理机构。 ⑵法律、法规规定和业主委托的其他相关文件资料。 注：以上文件可为复印件，但有效期须在国家规定范围内。 三、工程准备文件资料 2.工程技术文件 ⑴建设单位应在第一次工地会议前，将地质勘查报告、施工图设计文件以及与施工现场相关的地下管线、气象、水文观测、相邻建筑物、构筑物和地下工程等文件资料等提供至项目监理机构。 ⑵与工程实施所需要的其他相关技术文件资料。 注：地质勘查报告、施工图设计文件应为原件，其他文件可为复印件。 三、工程准备文件资料 3.工程合同文件 三、工程准备文件资料 4.施工单位资质资格文件 ⑴施工单位应在第一次工地会议前，将营业执照、施工资质证书、安全生产许可证、项目施工管理人员有效资格证书等报送至项目监理机构。 ⑵施工单位在分包工程开工前，将分包单位资格报审表及拟分包分部/分项工程相关施工单位的营业执照、资质证书、安全生产许可证、类似工程业绩、专职管理人员和特种作业人员的资格、总分包管理制度等文件资料报送至项目监理机构，由专业监理工程师提出审查意见，总监理工程师审核签认。 ⑶分包单位资格报审表应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表B.0.4要求。 四、监理管理文件资料 四、监理管理文件资料 1.工作指导文件 四、监理管理文件资料 1.工作指导文件 四、监理管理文件资料 1.工作指导文件 四、监理管理文件资料 1.工作指导文件 四、监理管理文件资料 1.工作指导文件 四、监理管理文件资料 2.工作记录文件 四、监理管理文件资料 2.工作记录文件 四、监理管理文件资料 2.工作记录文件 四、监理管理文件资料 2.工作记录文件 第一次工地会议纪要由项目监理机构负责整理、归档并下发各方，会议由建设单位于工程开工前组织召开。 会议纪要内容应包含： 1） 建设单位、施工单位和工程监理单位分别介绍各自驻现场的组织机构、人员及分工。 2） 建设单位介绍工程开工准备情况。 3） 施工单位介绍施工准备情况。 4） 建设单位代表和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求。 5） 总监理工程师介绍监理规划的主要内容并授权监理单位专职文件资料管理人员。 6） 研究确定各方在施工过程中参加监理例会的主要人员，召开监理例会的周期、地点及主要议题。确定各参建单位专职文件资料管理人员 7） 其他有关事项。 四、监理管理文件资料 2.工作记录文件 监理例会纪要由项目监理机构负责整理、归档，例会由总监理工程师或其授权的专业监理工程师定期组织并主持。 会议纪要内容包括： 1） 检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因。 2） 检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施。 3） 检查分析工程项目质量、施工安全管理状况，针对存在的问题提出改进措施。 4） 检查工程量核定及工程款支付情况。 5） 解决需要协调的有关事项。 6） 其他有关事宜。 由项目监理机构组织并主持，专题会议纪要内容应包含会议时间、地点、参会人员、会议议题、会议内容、会议决议或意见及其他内容。