(按GB/T19001-2008标准编制)

受控状态：
分 发 号：

文件编号：HYS—文CX—B4—2009

发布时间：年 月 日生效时间：年 月 日

一、目的：
对质量管理体系所要求的文件予以控制，确保企业质量管理体系有效的策划和运行的控制。

二、适用范围：
适用于企业对质量管理体系文件的控制活动。

三、职责：
总经理负责批准企业的质量方针、质量目标和质量手册及企业质量管理体系文件。

管理者代表负责批准企业质量管理体系程序文件和作业指导书等。

各类型的计划、报告由主管经理批准。

各职能部门负责所主管质量管理体系程序文件、作业指导书、计划、报告的起草。

记录由各部门负责各自区域的记录。

生产调度室负责文件的评审、修改等控制。

总经办负责文件的印发、登记等控制。

企业全体职工应严格按企业质量管理体系文件有效地实施。

四、工作程序：
对企业质量管理体系文件实施有效的控制，是确保企业质量管理体系有效运行和持续改进的需要。

⒈文件的分类及编号：
⑴质量管理体系文件分为五层。

质量方针、质量目标和质量手册。

质量管理体系程序。

作业指导书，包括外来文件。

计划、报告以及文件更改通知单，不合格报告等等。

记录。

a.质量方针：由企业的最高管理者正式发布的企业总的质量意图和质量方向。

质量目标：关于质量所追求的目标。

质量手册：规定企业质量管理体系的文件。

b.质量管理体系程序：为进行某项质量活动而规定的文件化的途径。

c.作业指导书：针对某项活动规定专门的措施和活动顺序的文件。

d.计划、报告：既是某段时间、某项具体活动的详细指导文件，又是这项具体活动实施的记录，因此具有双重性。在分发时按有关文件进行控制，在编号等方面控制按记录进行。

e.记录：是一种特殊类型的文件，按记录的控制程序进行控制。

上层文件领导下层文件，下层文件是上层文件的支持。

外来文件包括有关的国家标准、有关规定、以及顾客提供的文件等，按第三层文件控制。

⑵文件的编号：
手册、程序文件和作业指导书的编号一般分为四部分：企业缩写，文件代号，版本和文件发布年度。

文 件 名 称
企 业 缩 写
文 件 代 号
版本
发 布 年 度

质量手册
HYS
SC
A+序号
发布年度

程序文件
HYS
※CX
B序号
发布年度

作业指导书
HYS
部门序号
C序号
发布年度

外来文件
HYS
部门序号
C外
发布年度

文件代号：
程序文件代号：※CX
文件控制程序——文CX
记录的控制程序——记CX
内部审核控制程序——审CX
不合格品控制程序——不CX
纠正措施控制程序——纠CX
预防措施控制程序——预CX
作业指导书，外来文件的文件代号：由部门加序号组成，部门是指主管部门：化验室——化，生产调度室——生，供销部——设或销，总经办——劳，序号是指文件顺序号，按部门来排列。

B.版本
文件的版本由文件层次加版的序号来组成。

例如：质量方针质量目标：HYS——ZF——A2——2009
质量手册：HYS——SC——A2——2009
文件控制程序：HYS——文CX——B3——2009
磨机操作规程：HYS——生07——C2——2009
GB/T19001标准：HYS——生02——C外——2009
C.文件更改通知单编号
文件更改通知单既是指导文件修改的文件，也是文件修改的记录。文件更改通知单是多次出现，有其特殊性。因此在分发时，为了区别也应有编号，其编号为三部分：（文更）（年度）（序号），例如：文更0312。

D.不合格报告编号。

不合格报告编号在内部审核、不合格品控制，纠正措施和预防措施四个过程中都有，而且每年都有。在分发控制和使用时为了区别也应有编号。其编号分三部分：（过程缩写＋不）（年度）（序号）。内部审核缩写——审不，不合格品控制缩写——不品，预防措施——预不，纠正措施——纠不。例如：审不0309，不品0309，预不0309，纠不0309。

２.受控文件的范围
质量管理体系文件分为受控文本和非受控文本。

受控文本是动态管理，文件发布生效后，因环境等原因变化，会不断地被修改。各使用场所应使用不断修改的有效文件。另一方面受控文件专一，即各使用场所负责人应使用自己专一的文件。因此受控文件应在文件的封面应有受控标识“受控文本”。外来文件也有受控标识。

质量手册、程序文件、作业指导书、外来文件都是受控文件。受控文件是分发给企业内部，同时也是提供给认证机构等。

非受控文本不是动态管理，在文件封面上标识出“非受控文本”是提供给顾客的。

３.文件的编制和批准
不同层次的文件其起草、审核、批准都不同。批准人一定要在文件发布前进行批准。要审批文件是否符合有关规定要求，是否适宜企业实际情况，要确保文件是否充分的。充分性是指企业质量管理体系文件满足法律、法规、顾客潜在的未来要求和期望的足够的能力。批准人应在文件审批单上批准签字。

⑴ 质量方针、质量目标、质量手册
质量方针、质量目标、质量手册由化验室起草，管理者代表审核，总经理批准。其内容一定要符合GB/T19001—2008标准和企业质量方针要求，应适应企业的实际情况。手册版本为：A1,A2,A3,
企业的质量方针、质量目标可单独形成文件，总经理批准后，发布生效。质量方针质量目标的要求在手册中详细规定。

⑵程序文件
程序文件由主要职能部门起草，管理者代表审核，总经理批准。其内容应符合GB/T19001—2008标准，质量方针，质量目标和质量手册要求。文件一定要有可操作性、可检查性。其版本为：B1,B3,B3
⑶作业指导书
作业指导书的起草由使用部门技术人员负责、由生产调度室审核、由管理者代表批准。其内容应符合上述文件要求，还应符合管理和技术详细规定。

⑷计划、报告等
各类计划、报告等文件由主管部门起草，主管经理审批。

⑸文件更改通知单
文件更改通知单的批准由原文件的批准人批准。文件修改由生产调度室负责。

4.文件的基本格式
文件的封面一般应有：企业名称、文件名称、文件编号、受控状态、分发号、发布时间、生效时间，易于识别。外来文件应有相关内容。

文件内容一般应有：目的、适用范围、职责、依据、文件具体规定、文件起草、审核、批准人和时间，修改控制，记录等。文件应确保内容清晰。

５.文件的分发
⑴文件在分发前，总经办应在文件清单上进行登记。应登记文件的编号、名称、审批、生效时间、数量和现行修改状态等。现行修改状态用正字表示。

换版文件应重新登记。

文件在文件的清单中登记时应按文件的层次分别进行,以便管理和检索。

文件更改通知单、不合格报告、计划报告等都应在文件清单中进行登记。

外来文件应在文件清单上进行登记。

⑵文件分发时，党政办应让领取人在文件分发签字表上签字。文件的分发号和文件分发签字表的分发号相一致。

对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都应得到相应的文件的有效版本。

在分发有效文件的同时，应从所有分发和使用场所及时撤出失效和作废的文件。收回的文件也应进行文件收回登记。不允许在现场同时存在同一个文件的两个版本。同时也不允许在现场出现失效的或作废的文件。

为了法律和或积累知识等目的，所保留的任何已作废的文件都应进行适当的标识。在其封面标识出“作废保留”字样。作废保留的文件应进行文件登记。作废保留的文件只允许保存在档案室。不允许在现场保存。作废不保存的文件应销毁，销毁时应进行文件登记，应２个人在场，防止作废文件的非预期使用。

外来文件需管理者代表批准后按上述规定进行分发控制。

⑶文件一般不借给外单位，特殊情况必须经管理者代表批准，必须有借条。

6.文件更改和换版
任何文件都有可能被更改，更改包括局部更改和换版。文件更改换版是文件动态管理的主要内容。

质量方针质量目标质量手册和程序文件大的更改和换版，主要通过管理评审后，才能对其更改和换版。文件换版主要由于依据标准修改、企业机构发生较大变化、经理换人、经营思想改变、市场和顾客要求变化等等。

文件的更改和换版由生产调度室根据管理评审报告进行，文件更改和换版的批准按原文件批准进行批准。文件更改通知单和新版的分发按上述规定进行。总经办应在文件清单上对文件现行修改状态进行标识。

有关部门接到文件更改通知单后，立即按文件通知单要求对文件的内容进行修改。并在该文件的修改控制页中进行登记。

质量手册、程序文件和作业指导书在质量管理体系运行中，在执行预防措施和纠正措施、内部审核时发现产生的不合格是由于文件缺陷造成时，这时应该对文件进行修改，不必等管理评审时进行。但必须通过管理者代表评审，由原文件批准人批准才能对文件进行修改。

五、记录
⒈ JL-文-01文件清单
⒉ JL-文-02文件分发签字表
⒊ JL-文-03外来文件清单
⒋ JL-文-04外来文件分发签字表
⒌ JL-文-05作废文件清单
⒍ JL-文-06作废文件回收签字表
⒎ JL-文-07销毁文件清单
⒏ JL-文-08借阅文件登记表
⒐ JL-文-09借阅文件借条和批准记录
⒑ JL-文-10文件审核批准单
⒒ JL-文-11文件更改通知单

六、审批、生效时间：
⒈程序编号：HYS—文CX—B3—2009
⒉起草：杨晓红 2009年1月 26日
⒊审核：王国栋 2009年1月 28日
⒋批准：吴锦禹 2009年1月 28日
⒌发布时间： 2009年2月1日
⒍生效时间： 2009年2月1日

七、修改控制

序号
文件更改通知单号
页
修改状态
生效时间

武安市华冶水泥有限责任公司

（按GB/T19001-2008标准编制）